Assistent für Betrieb und Governance

Zweck der Rolle: Der Assistent für Betrieb und Governance bietet administrative, logistische und koordinative Unterstützung für NP's Governance-Prozesse, den Betrieb des Genfer Büros und ausgewählte organisatorische Systeme. Die Rolle unterstützt die Verwaltung des Vorstands und der Ausschüsse, das Büromanagement, die Reise- und Tagungslogistik sowie die Kommunikation mit ICT-Dienstleistern, während sie gleichzeitig eine genaue Dokumentation, Vertraulichkeit und zeitnahe Unterstützung für interne und externe Stakeholder sicherstellt. SCHLÜSSELVERANTWORTUNGEN: Governance-Unterstützung: Bereitstellung administrativer Unterstützung für NP's Vorstand, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Planung und Koordination von Vorstands- und Ausschuss-Sitzungen. Verantwortlich für die Erstellung von Sitzungsprotokollen und die Aufzeichnung aller Sitzungsprotokolle, die Kompilierung, Bearbeitung und Veröffentlichung für die Genehmigung. Aufrechterhaltung einer Liste der aktiven Vorstandsmitglieder und Aktualisierung der öffentlichen Register nach Bedarf. Reise-, Unterkunfts- und Visabuchungen für die Reisen der Vorstandsmitglieder zur jährlichen F2F-Vorstandssitzung oder anderen NP-Reisen nach Bedarf. Verwaltung der rechtlichen Prozesse für Vorstandsmitglieder, die dem Vorstand beitreten oder ausscheiden. Sicherstellung einer angemessenen Verwaltung von Vorstandsunterlagen und Aufrechterhaltung der Vorstands-SharePoint-Seite. Koordinierung der administrativen Prozesse, die die rechtliche und governance-bezogene Compliance von NP-Entitäten unterstützen, unter der Anleitung mehrerer leitender Mitarbeiter. Dazu gehören die Verwaltung des Notariats-Genehmigungsprozesses, die Kommunikation mit den entsprechenden Missionen und Botschaften usw. Versand, Verfolgung und Nachverfolgung der jährlichen Offenlegung von Interessenkonflikten und Erstellung eines Berichts für den Vorstand und die Governance-Überprüfung. Aufrechterhaltung effektiver und professioneller Arbeitsbeziehungen mit dem Vorstands-Vorsitzenden, den Vorstandsmitgliedern und dem Geschäftsführer, um eine klare Kommunikation, Vertrauen und zeitnahe Unterstützung in Fragen der Governance und des Organisationsmanagements sicherzustellen. Andere ad-hoc-Unterstützung für den Vorstand nach Bedarf und auf Anfrage. Genfer Büromanagement-Unterstützung: Sammlung und Verteilung von Post und anderen Korrespondenzen, einschließlich des "Hauptbüro"-Postfachs. Beantwortung von Telefonanrufen, Bereitstellung von Informationen für Anrufer oder Weiterleitung von Anrufern an die entsprechenden Personen im Büro. Begrüßung von Besuchern. Kontaktstelle für Büromietverträge und -kommunikation, Reinigungsdienstleister und technische Dienstleister. Verwaltung der Beschaffung und Inventarisierung von Büromaterialien. Sicherstellung, dass die NP-Küche ordentlich und dass die Vorräte rechtzeitig aufgefüllt werden. Administrative Unterstützung für rechtliche Dokumente im Zusammenhang mit dem Genfer Büro, wie z.B. Notariats-Ernanntungen, Handelsregister und andere relevante Rechtskörper. Unterstützung bei der Entwicklung, Umsetzung und Verbesserung von Büro-Administrationsverfahren in Absprache mit dem Vorgesetzten. Kommunikation mit unserem Brüsseler Personal für die jährliche Verlängerung des Mietvertrags. Andere Unterstützungsanfragen des Vorgesetzten im Rahmen der Jobanforderungen. Allgemeine Logistik- und Administrative Unterstützung: Koordinierung von Reisen mit NP's Reisebüro, einschließlich Unterstützung bei Visumanträgen für Teilnehmer oder Gäste. Dies kann auch die Unterstützung von Länderprogrammen umfassen. Unterstützung bei der Logistik für Präsenzveranstaltungen, HQ-Außenveranstaltungen, einschließlich Team-Veranstaltungen. Grundlegende ICT-/System-Unterstützung: Funktion als Haupt-Administrations-Kontakt mit dem externen IT-Dienstleister, Koordinierung von IT-Service-Anfragen, Laptop- und Geräte-Bestellung/-Einrichtung, Benutzer-Support-Anfragen, Fehlersuche und Eskalation von Problemen für die HQ. Bereitstellung von grundlegender Administrations-Unterstützung für NP's Geschäftsanwendungen, im Einklang mit den genehmigten Zugriffsverfahren, einschließlich: Funktion als primärer interner Kontakt für SharePoint, Unterstützung von Benutzern mit grundlegender Anleitung, Einführung neuer Mitarbeiter und Koordinierung mit dem externen IT-Dienstleister bei technischen Problemen und vereinbarten System-Verbesserungen. Unterstützung von Salesforce-Zugriffs- und Anmeldeanfragen, Bereitstellung von grundlegender Erstlinien-Benutzer-Unterstützung und Fehlersuche sowie Kommunikation mit dem relevanten System-Eigentümer und/oder externen Beratern bei technischen Problemen und Eskalation. Funktion als zentrale Kontaktstelle für die Einrichtung und Unterstützung von Adobe-Konten. Protokollierung, Verfolgung und Nachverfolgung von Systemproblemen, Eskalation ungelöster Probleme an die relevanten IT-Dienstleister, Berater oder internen System-Eigentümer. Unterstützung bei der Einrichtung und Wartung von Genfer Büro-Druckern, Netzwerkzugängen, Konferenz-Equipments und anderen Büro-Equipments, in Koordinierung mit externen Dienstleistern. Unterstützung bei der Beschaffung neuer Geräte und Aufrechterhaltung der Genfer Hardware- und Geräte-Inventaris. Bereitstellung von administrativer und koordinativer Unterstützung für die Implementierung genehmigter Systeme und Plattformen, wie angefordert. QUALIFIKATIONEN UND ERFARUNGEN: Wesentlich: Diplom, berufliche Qualifikation oder gleichwertige Erfahrung in Betriebswirtschaft, Handel, Büromanagement oder einem verwandten Feld. Ein Schweizerischer Bundes-VET-Diplom / CFC Employé de Commerce oder gleichwertige internationale Qualifikation. 2–4 Jahre Erfahrung in administrativen, governance-bezogenen, Büromanagement-, operativen Support- oder Executive-Support-Rollen. Starke organisatorische und koordinative Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu verwalten, Aufgaben zu verfolgen und Details in einer schnelll