Executive Coordination Assistant

Um sein Senior Leadership Team zu unterstützen, suchen wir einen erfahrenen und hochorganisierten Executive Coordination Assistant für das Office of the CEO.
Dies ist eine einzigartige Gelegenheit, im Herzen einer dynamischen und missionsgetriebenen Organisation zu arbeiten und dem Chief of Staff sowie dem weiteren Office of the CEO Team operative, administrative und koordinative Unterstützung zu bieten.
Executive Coordination Assistant
Unser Kunde ist eine international anerkannte Organisation mit Hauptsitz in Geneva.
Missionen
Als wichtiges Mitglied des Office of the CEO werden Sie eine zentrale Rolle bei der Gewährleistung des reibungslosen Ablaufs der exekutiven Abläufe, der Governance-Aktivitäten, der Budgetierungsprozesse und der Leadership-Events spielen. Sie werden eng mit hochrangigen Stakeholdern in der gesamten Organisation zusammenarbeiten und dazu beitragen, eine qualitativ hochwertige administrative und koordinative Unterstützung in einem schnelllebigen internationalen Umfeld zu leisten.
Hauptverantwortlichkeiten
Koordination der Budgetverwaltung, der Beschaffungsaktivitäten, Verträge, Rechnungen und Berichterstattungsprozesse in Zusammenarbeit mit den Finance- und Procurement-Teams.
Bereitstellung administrativer und logistischer Unterstützung für das Office of the CEO, einschließlich Reiseplanungen, Onboarding-Aktivitäten, Consultant Management, Spesenbearbeitung und Vertragsverwaltung.
Organisation und Koordination von Senior Leadership Meetings, Governance-Foren, Executive Retreats, Town Halls, Workshops und funktionsübergreifenden Events.
Unterstützung beim Kalendermanagement und der Prioritätenkoordination für den Chief of Staff.
Vorbereitung von Präsentationen, Sitzungsmaterialien, Korrespondenz, Berichten, Agenden und Governance-Dokumentation.
Aufrechterhaltung eines effektiven Informationsflusses innerhalb des Office of the CEO und Sicherstellung der rechtzeitigen Nachverfolgung wichtiger Maßnahmen.
Agieren als Key User für interne Systeme und Unterstützung von Kollegen bei der Navigation durch administrative Prozesse und digitale Tools.
Profil du candidat
Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Executive Support, Senior Administration, Operations Coordination oder im Office Management in einem komplexen und schnelllebigen Umfeld.
Frühere Erfahrung in der Unterstützung von Senior Executives oder Leadership Teams.
Fundierte Erfahrung in der Budgetverwaltung, Beschaffung, im Vertragsmanagement und in der finanziellen Koordination.
Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Fristen gleichzeitig zu verwalten.
Exzellente Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.
Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office Anwendungen und Collaboration Tools.
Erfahrung in der Arbeit mit SAP oder ähnlichen ERP-Systemen ist sehr wünschenswert.
Fließendes Englisch ist erforderlich; Französisch ist ein Vorteil.
Conditions et Avantages
Möglichkeit, direkt im Office of the CEO einer angesehenen internationalen Organisation zu arbeiten.
Einblick in das Senior Leadership und strategische Organisationsinitiativen.
Dynamisches, multikulturelles und kollaboratives Arbeitsumfeld.
Position mit Sitz in Geneva mit einem langfristigen befristeten Vertrag, der Stabilität und berufliches Wachstum bietet. jpid59c0bbfjm jpit0936jm jpiy26jm