Kaufmännische & administrative Assistentin / Assistent – Back-office – 100%

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Kaufmännische & administrative Assistentin / Assistent – Back-office – 100%
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APEC DIFFUSION SA – Genève, Eaux-Vives

Seit über 40 Jahren begleitet APEC DIFFUSION SA Unternehmen bei ihren Projekten für personalisierte Objekte und Textilien. Unsere Tätigkeit kombiniert Beratung, Sourcing, Personalisierung, Produktion und Logistik mit einem hohen Anspruch an Qualität und Service.

Um unser Team zu verstärken, suchen wir eine schnelle, präzise, organisierte und zuverlässige Person, die in der Lage ist, ihre Dossiers autonom zu verwalten und sich langfristig in unserem Unternehmen engagieren möchte.

Ihre Rolle

In direktem Kontakt mit den Verkäufern, Kunden, Lieferanten und Transporteuren stellen Sie die administrative und operative Nachverfolgung der Bestellungen sicher, von deren Auslösung bis hin zur Lieferung und Rechnungsstellung.

Als eigentlicher Kontrollpunkt des Back-office achten Sie auf die Richtigkeit der Informationen und Dokumente vor der Validierung. Sie können mehrere Dossiers parallel verwalten, Prioritäten bei Dringlichkeiten setzen und schnell vorankommen, ohne an Präzision zu verlieren.

Ihre Hauptaufgaben

Kaufmännische Verwaltung & Nachverfolgung

• Verwalten und Nachverfolgen der Bestellungen bis zu deren Lieferung
• Vorbereiten und Kontrollieren der Lieferantenbestellungen
• Kontrollieren der Druckfreigaben (Bons à tirer) vor der Validierung
• Sicherstellen des Austauschs und der Nachverfolgung mit Kunden, Lieferanten und anderen Partnern
• Überwachen der Produktionen und Transporte
• Antizipieren von Fristen, Fehlern oder fehlenden Informationen

Administration & Vorbuchhaltung

• Erstellen und Erfassen der Kundenrechnungen
• Kontrollieren und Erfassen der Lieferantenrechnungen
• Vorbereiten der Lieferantenzahlungen
• Sicherstellen der Zahlungsüberwachung und des Kundenmahngangs
• Aktualisieren der Dossiers und Daten in unserem ERP
• Teilnahme an den laufenden administrativen Aufgaben des Back-office

Ihr Profil

Wir suchen eine lebhafte, gewissenhafte und strukturierte Person, die gerne schnell arbeitet und auf die wir zählen können.

• Schnell, präzise und detailorientiert
• Sehr organisiert und in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
• Autonom, reaktionsschnell und in der Lage vorauszuschauen
• Sicher im Umgang mit Zahlen, Fakturierung und Vorbuchhaltung
• Perfekte Beherrschung der französischen Sprache und exzellente Rechtschreibung
• Gutes Niveau in Englisch mündlich und schriftlich – mindestens B2
• Gute Beherrschung von Microsoft Office
• Erfahrung mit einem ERP; Kenntnisse von EBP sind ein Plus
• Gepflegtes und professionelles Auftreten
• Erfahrung in einer ähnlichen Position erwünscht

Wir bieten Ihnen

• CDI zu 100%, ansässig in Genève – Eaux-Vives
• Eine vielseitige Funktion mit echter Verantwortung
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem Unternehmen mit menschlichem Mass
• Autonomie und Vertrauen in Ihre Arbeit
• Eintrittstermin nach Vereinbarung, idealerweise ab dem 1. Dezember 2026

Arbeiten Sie gerne schnell, verwalten Sie mehrere Themen gleichzeitig und behalten Sie die Kontrolle über Ihre Dossiers?

Wir suchen eine zuverlässige, engagierte Person, die sich langfristig einbringen möchte und in der Lage ist, ein Schlüsselelement unseres Back-office zu werden.

Apec Diffusion SA

• Apec Diffusion SA

Rue du 31-Décembre 47
1207 Genève

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