Allrounder/in administrative Koordination - Event - Administration - Direktionsunterstützung

• 15. Juli 2026 • 100% • Temporär • CHF 4-600 - 5-300 /Monat • Englisch (Intermediär), Französisch (Fliessend) • Case postale 109, 1015 Lausanne Allrounder/in administrative Koordination Event - Administration - Direktionsunterstützung Befristeter Vertrag (CDD) für 12 Monate - 100% - Region Lausanne CHF 4'600.- bis CHF 5'300.- (x13) je nach Erfahrung Ihre Mission Sie treten unserem Administrationsteam bei, um aktiv zum reibungslosen täglichen Betrieb des Unternehmens beizutragen. Ihre Tätigkeit teilt sich auf zwischen der administrativen Koordination unserer Events und einer vielseitigen Unterstützung der Administration, der Direktion und verschiedener interner Projekte, je nach Bedarf des Unternehmens. Sie lieben abwechslungsreiche Tage, dynamische Umgebungen und wissen, mit Methode, Effizienz und Professionalität von einem Thema zum nächsten zu wechseln. Bei Artigus suchen wir in erster Linie eine engagierte, zuverlässige und neugierige Person, die Lust hat zu lernen, beizutragen und sich innerhalb eines KMU weiterzuentwickeln, in dem Vielseitigkeit einen echten Reichtum darstellt. IHRE VERANTWORTLICHKEITEN 1. Administrative Koordination der Events • Vorbereitung von kommerziellen Offertenprojekten gemäss den Richtlinien und den von der Direktion definierten Tarifstrukturen. • Sicherstellung der vollständigen administrativen Nachverfolgung der Kundenakten. • Vorbereitung der operativen Briefings für die Teams. • Zentralisierung, Kontrolle und Weiterleitung der notwendigen Informationen an die verschiedenen Abteilungen. • Sicherstellung der Einhaltung von Terminen, Checklisten und Zeitplänen. • Teilnahme an der administrativen Nachverfolgung der Events und Sicherstellung des ordnungsgemässen Informationsflusses. • Gelegentliche Präsenz zur operativen Unterstützung bei bestimmten Events. • Teilnahme an der kontinuierlichen Verbesserung unserer Event-Prozesse. 2. Vielseitige administrative Unterstützung Abhängig von der Aktivität und den Prioritäten des Unternehmens leisten Sie auch Unterstützung in verschiedenen Bereichen: • Allgemeine Administration • Direktionsassistenz • Vorbereitung und Kontrolle administrativer Daten • Administrative Nachverfolgung bestimmter Elemente der Buchhaltung und Fakturierung • Aktualisierung von Dashboards und Indikatoren • Vorbereitung administrativer Dokumente • Unterstützung der internen und externen Kommunikation • Teilnahme an transversalen Projekten • Kontinuierliche Verbesserung der administrativen Prozesse • Jede andere Mission, die dazu dient, die administrativen Teams und die Direktion effektiv zu unterstützen Gesuchtes Profil • Sie sind eine organisierte, methodische, strukturierte und zuverlässige Person. • Sie schätzen Umgebungen, in denen die Tage abwechslungsreich sind und sich Prioritäten schnell ändern können. • Sie können Agilität zeigen und passen sich gelassen an Veränderungen, Unvorhergesehenes und Unsicherheiten an. • Sie bewahren die Ruhe und halten Ihre Effizienz, Ihr Urteilsvermögen und Ihre Professionalität aufrecht, auch in Drucksituationen oder gegenüber anspruchsvollen Gesprächspartnern. • Sie besitzen ein ausgezeichnetes Organisationstalent, eine hohe administrative Genauigkeit sowie eine besondere Aufmerksamkeit für Details und die Qualität der übermittelten Informationen. • Sie werden für Ihren Servicegedanken, Ihren Teamgeist und Ihre Fähigkeit geschätzt, Dossiers autonom, methodisch und professionell voranzubringen. • Sie kommunizieren mit Leichtigkeit, Diplomatie und Respekt, sowohl mit Ihren Kollegen als auch mit unseren Kunden und Partnern. • Sie wissen, eine Vertrauensbeziehung aufzubauen und vertreten das Unternehmen gleichzeitig mit Professionalität, Diskretion und Höflichkeit. • Sie präsentieren ein gepflegtes und professionelles Erscheinungsbild, passend zu einem Dienstleistungsumfeld. • Sie schätzen es zu lernen, neue Tools zu entdecken und Ihre Komfortzone zu verlassen, wenn die Bedürfnisse des Unternehmens dies erfordern. • Sie fühlen sich in einem Umfeld wohl, in dem nicht alle Informationen immer sofort verfügbar sind, und wissen, Dossiers voranzubringen, indem Sie zur richtigen Zeit die richtigen Ansprechpartner kontaktieren. • Sie sind von Natur aus lösungsorientiert, zeigen Neugier, möchten die Funktionsweise eines Unternehmens verstehen, Initiative ergreifen und konkret zum kollektiven Erfolg beitragen. • Sie teilen unseren Servicegedanken und sind sensibel für die Werte Qualität, Nachhaltigkeit und Verantwortung, die unsere Tätigkeit in der kollektiven Verpflegung und im Eventbereich im Kanton Waadt leiten. Technische und sprachliche Kompetenzen • Exzellente Beherrschung von Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams und PowerPoint). • Sehr gute Beherrschung von Excel und Sicherheit im Umgang mit Tracking-Tabellen. • Sehr gute Beherrschung kollaborativer digitaler Tools. • Hohe digitale Kompetenz und die Fähigkeit, neue Software und digitale Tools schnell zu erlernen. • Erfahrung mit einem ERP (Odoo, SAP, Abacus oder gleichwertig) stellt einen echten Vorteil dar. • Erfahrung mit einem CRM oder einer kommerziellen Management-Software wird geschätzt. • Gutes Englisch-Niveau (mindestens B1/B2), sowohl schriftlich als auch mündlich. • Grundkenntnisse in der Buchhaltung, Rechnungsprüfung oder finanziellen administrativen Nachverfolgung stellen einen Vorteil dar. Ihr Werdegang • Bestätigte Erfahrung (mindestens 5 Jahre) in einer administrativen, koordinativen oder operativen Supportfunktion. • Erfahrung in der Gastronomie, Hotellerie oder im Eventumfeld stellt einen wichtigen Vorteil dar. • Eine gute Kenntnis der Funktionsweise einer Gastronomie- und Eventtätigkeit wird besonders geschätzt. • Erfahrung in einem KMU und/oder einem Unternehmen der kollektiven Verpflegung stellt einen Vorteil dar. Was wir Ihnen bieten • Ein respektvolles, kollaboratives Arbeitsumfeld in menschlicher Grösse. • Eine ausgewogene Work-Life-Balance. • Eine vielseitige Funktion, die eine echte Vielfalt an Missionen un