Strategy Coordinator und Executive Admin

Der Hauptzweck des Strategy & Corporate Development and Finance Coordinators besteht darin, eine umfassende Koordination, Analyse- und logistische Unterstützung für das Strategy & Corporate Development zu bieten. Dies umfasst die Koordination hochkarätiger externer Treffen mit Investmentbanken, VCs, Biotech- und Pharma-Führungskräften, die Planung interner Besprechungen unter Einbeziehung des Senior Managements und hochgradig funktionsübergreifender Unterstützung, die Koordination von Reise- und Eventlogistik, die Bearbeitung von Rechnungen und Spesen sowie die Führung genauer Aufzeichnungen. Darüber hinaus umfasst die Rolle die Bereitstellung von Administrations- und Koordinationsunterstützung für das Strategy & Corporate Development and Finance Team und andere benannte Führungskräfte bei der Verwaltung globaler Aktivitäten. Die Rolle ist entscheidend dafür, dass das Strategy & Corporate Development and Finance Team effektiv mit hochkarätigen externen und internen Stakeholdern interagieren kann, was das effektive Funktionieren des Teams zum Gesamterfolg dieser Abteilungen ermöglicht. VERANTWORTLICHKEITEN UND AUFGABEN Externe Meeting-Koordination • Unterstützung bei externen Meeting-Anfragen, einschließlich des Versendens von Einladungen, der Buchung von Besprechungsräumen, der Registrierung von Teilnehmern beim Empfang/Sicherheitsdienst und der Begleitung der Teilnehmer zu den Besprechungsräumen. Forschung und Analyse • Erstellung und Formatierung von Materialien, einschließlich der Zusammenfassung und des Versands von Berichten von Investmentbanken und VCs. • Verwaltung regelmäßiger Kontaktpunkte und Abläufe für Engagements. • Design und Erstellung komplexer Dokumente, einschließlich Berichten und Präsentationen, sowie das Sammeln und Vorbereiten von Informationen für interne und externe Stakeholder-Meetings. Rechnungsstellung und Finanzadministration • Verwaltung von Rechnungsstellungsprozessen, einschließlich des Versendens von Rechnungen an Accounts Payable, Unterstützung bei der Kodierung und Abstimmung mit Lieferanten. • Erstellung von Spesenabrechnungen über Concur für das Team & andere benannte Führungskräfte. Reisekoordination • Organisation von Reisevorbereitungen für das Team & andere benannte Führungskräfte, einschließlich Flüge, Unterkünfte, Flughafentransfers und Visabestimmungen. Teamzusammenarbeit • Enge Zusammenarbeit mit anderen Executive Assistants, Aufrechterhaltung regelmäßiger Abstimmungen via Face-to-Face-Meetings oder Teams. • Unterstützung bei anderen administrativen Aufgaben, wie vom IR-Team gefordert. Administrative Unterstützung • Bereitstellung einer umfassenden, hochwertigen und vertraulichen administrativen Unterstützung für den VP, Strategy & Corporate Development und andere Senior Executives nach Zuteilung. • Proaktive Verwaltung von Kalendern & Reiseplänen, Unterstützung bei Agenden und Teilnahme an wichtigen Meetings, um ausreichend zu unterstützen, damit die Führungskräfte ihre strategischen Ziele erreichen. • Enge Abstimmung mit Ansprechpartnern in anderen Regionen, wenn erforderlich. • Wenn der CFO Vor-Ort-Besuche in Europa macht, arbeitet diese Rolle eng mit der Executive Assistant des CFO zusammen und unterstützt diese, indem sie die lokale administrative Unterstützung leistet, einschließlich der Sicherstellung, dass der CFO während seiner Besuche über einen Büroraum verfügt, sowie Unterstützung beim Kalender- & Reisemanagement einschließlich Besprechungsraumbuchungen, Transport oder anderer damit verbundener Bedürfnisse. • Bereitstellung von Unterstützung bei der Unterzeichnung von Dokumenten (wet ink signatory) nach Bedarf. Ihr Profil • Ein Diplom oder ein Abschluss in Betriebswirtschaftslehre, Finanzen oder einem verwandten Bereich wird bevorzugt. • Kenntnisse in der Verwendung der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). • Erfahrung mit Concur, Nasdaq und anderen relevanten Softwaretools ist von Vorteil. • Nachgewiesene Erfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Rolle, vorzugsweise in den Bereichen Strategie, Finanzen oder einem verwandten Bereich. • Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten effektiv zu verwalten. • Erfahrung in der Organisation von Events und der Koordination von Reiselogistik. • Vertrautheit mit Finanzadministrationsprozessen wie Rechnungsstellung und Spesenabrechnung. • Gut entwickelte/versierte Fähigkeiten in allen Microsoft-Paketen (Word, Excel, PowerPoint), mit der Fähigkeit, neue Systeme schnell zu erlernen. • Erfahrung in der Unterstützung von Senior Leaders mit einem ausgeprägten Sinn für professionelle Ethik und Sicherstellung von Vertraulichkeit. Kompetenzen • Liebe zum Detail: Gewährleistet Genauigkeit und Vollständigkeit bei allen Aufgaben und hält hohe Arbeitsstandards ein. • Organisatorische Fähigkeiten: Exzellente Fähigkeit zur Zeitverwaltung, Priorisierung von Aufgaben und Einhaltung von Fristen. • Kommunikation: Starke verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv mit internen und externen Stakeholdern zu interagieren. • Teamzusammenarbeit: Arbeitet gut mit anderen zusammen, pflegt positive Beziehungen und trägt zu einem kollaborativen Arbeitsumfeld bei. • Proaktivität: Ergreift die Initiative und antizipiert die Bedürfnisse des Strategy-Teams, indem potenzielle Probleme proaktiv angegangen werden. • Anpassungsfähigkeit: In der Lage, sich an wechselnde Prioritäten anzupassen und unerwartete Herausforderungen mit Leichtigkeit zu bewältigen. • Vertraulichkeit: Wahrt das höchste Maß an Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen. • Geschäftssinn: Versteht den geschäftlichen Kontext und richtet die administrative Unterstützung an den Geschäftsprioritäten aus. • Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten: Fähigkeit, mehrere Führungskräfte mit konkurrierenden Anforderungen zu unterstützen. Fähigkeit, Höhen und Tiefen mit Flexibilität zu absorbieren, um sich zeitweise an unregelmäßige Arbeitspläne und Anforderun