Team Assistant 50% (1 Monat)

• Sofortiger Start | Temporärer Einsatz (ca. 1 Monat) | 50%
• Proaktive/r administrative/r Profi, der/die gerne in einem abwechslungsreichen Umfeld arbeitet

Über unseren Kunden ##

Unser Kunde ist eine kleine internationale Organisation.

Jobbeschreibung ##

Büroadministration & Koordination

• Agieren als Hauptansprechpartner für Besucher, Lieferanten und eingehende Anfragen.
• Sicherstellung des reibungslosen täglichen Bürobetriebs.
• Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung und Arbeitsplatzressourcen.
• Koordination von Wartung, Reinigungsdiensten, Kurieren und externen Dienstleistern.
• Aufrechterhaltung eines professionellen und einladenden Büroumfelds.

Executive & Administrative Unterstützung

• Administrative Unterstützung für die Geschäftsleitung.
• Koordination von Kalendern, Meetings und Reisevorbereitungen.
• Pflege von Ablagesystemen, Aufzeichnungen und Dokumentationen.
• Unterstützung verschiedener Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Erledigung von Dateneingabe und Dokumentenmanagement-Aktivitäten.

Meetings, Reisen & Events

• Organisation von internen Meetings und externen Terminen.
• Koordination von Reisebuchungen und damit verbundener Logistik.
• Unterstützung bei der Durchführung von Teamevents und Meetings.
• Verwaltung von Besprechungsräumen und Catering-Arrangements, falls erforderlich.

Lieferanten- & Facility-Management

• Zusammenarbeit mit Lieferanten und Dienstleistern.
• Unterstützung bei der Rechnungsadministration und Budgetüberwachung.
• Überwachung von bürobezogenen Ausgaben und laufenden Anfragen.
• Sicherstellung, dass Probleme mit der Infrastruktur effizient angegangen werden.

Das ideale Profil ##

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Office Coordinator, Executive Assistant, Office Manager oder in einer ähnlichen administrativen Rolle.
• Vorherige Erfahrung in einer Non-Profit-Organisation, einer internationalen Organisation oder einer kleinen Struktur ist von Vorteil.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten.
• Proaktive, serviceorientierte und lösungsorientierte Denkweise.
• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Verantwortung zu übernehmen.
• Hohes Maß an Diskretion und Professionalität.

Technische Fähigkeiten

• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel und PowerPoint).
• Erfahrung mit SharePoint oder ähnlichen Dokumentenmanagementsystemen.
• Sicherer Umgang mit einem schnelllebigen und hands-on Arbeitsumfeld.

Sprachen

• Fließendes Englisch und Französisch sind erforderlich.

Was geboten wird ##

Vertragsdetails

• Temporärer Einsatz von etwa einem Monat.
• 50% Arbeitspensum (20 Stunden pro Woche).
• Sofortige Verfügbarkeit erforderlich.
• Position in Geneva.

Jobreferenz angeben

JN-092026-7109821

Jobfunktion

Office & Management Support

Spezialisierung

Team Secretary

Branche

Not For Profit

Wo

Geneva

Vertragsart

Interim

Job-Referenz

JN-092026-7109821