Finance & Controlling und Office Support

Einleitungstext
Bitte bewerben Sie sich bis zum 31 October 2026.

Projekthintergrund
Die Mission von ETH Space ist es, die Weltraumaktivitäten zu fördern, um die ETH Zurich als führende Universität in der Weltraumforschung und Erdbeobachtung, Bildung und Unternehmertum innerhalb Europas und darüber hinaus zu etablieren. ETH Space umfasst insgesamt fünf Einheiten: Bildung, Forschung, Unternehmertum, das ETH Swiss GeoLab und die Weltraummission LIFE.

ETH Space wird von Prof. Thomas Zurbuchen als Direktor und von Prof. Richard Kornfeld als Geschäftsführendem geleitet. Das Team besteht insgesamt aus etwa 35 Mitarbeitenden. Das Büro befindet sich in der Innenstadt von Zurich, in einem der zentralen ETH-Gebäude.

Das Team und die Finanzen von ETH Space sind in den letzten Jahren erheblich gewachsen, und da ETH Space sich im Übergang zu einem ETH Center befindet, suchen wir eine Person für Finance & Controlling und Office Support.

Diese Position wird als befristete Anstellung für eine erste Dauer von zwei Jahren mit der Möglichkeit der Verlängerung angeboten. Der gewünschte Starttermin ist so bald wie möglich.

Einzelheiten finden Sie unter Home - ETH Zurich | Space sowie auf unserem LinkedIn-Kanal.

Aufgaben-/Stellenbeschreibung
In dieser vielseitigen Rolle übernehmen Sie die Verantwortung für Finance & Internal Controlling sowie unterstützen Sie das Office Management von ETH Space und spielen eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung des effizienten und reibungslosen Betriebs der Organisationseinheit. Sie stellen die ordnungsgemäße Durchführung finanzieller und administrativer Prozesse sicher, unterstützen das Führungsteam in organisatorischen und operativen Angelegenheiten und fungieren als zentrale Anlaufstelle zwischen internen und externen Stakeholdern für Finanz- und Controlling-Angelegenheiten. Sie unterstützen transparente Arbeitsabläufe, eine zuverlässige Verwaltung und eine professionelle Unterstützung der ETH Space Einheit.

Ihre Verantwortungsbereiche umfassen insbesondere:

Finance & Controlling:

Budgetberechnungen (Jahresbudget und halbjährliche rollierende Prognosen)
Projektfinanzen: von der Budgetierung und den Ausgaben bis hin zu Finanzberichten
Beschaffung von Waren und Dienstleistungen mit komplexen Bestellstrukturen, einschließlich Angebotsvergleichen, Einhaltung der Exportkontrolle, Beschaffungsvorschriften, Ausschreibungen und Auftragsvergaben
Rechnungswesen & ETH Space internes Controlling
Rechnungsprüfung und Zahlung
Bearbeitung von Spesenabrechnungen der Mitarbeitenden
Abgleich von Kreditkartenabrechnungen
Leistungsbasierte Projektabrechnung (via SAP)
Bearbeitung aller internen ETH Zurich finanzbezogenen Anfragen
Office Management Support:

Administrative Unterstützung des ETH Space Managements
Erstellung von Dokumenten und Berichten
Nachverfolgung von Aufgaben und Projekten
Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen
Unterstützung des Office Managements bei den täglichen Büroabläufen
Unterstützung beim Recruiting (Stellenausschreibungen, Koordinierung der Bewerbungen)
Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
Diese Position bietet eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Rolle mit einem breiten Spektrum an Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Finance/Controlling und Office Management für ETH Space. Sie werden eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung einer professionellen Verwaltung, transparenter Finanzprozesse und reibungsloser organisatorischer Abläufe in unserer Organisation spielen. Dabei arbeiten Sie eng mit dem Management, dem Personal sowie internen und externen Kontakten zusammen und tragen wesentlich zum Erfolg von ETH Space bei.

Ihr Profil
Ausbildung: Sie haben eine kaufmännische oder administrative Berufsausbildung abgeschlossen; eine Weiterbildung im Rechnungswesen oder Controlling sowie im Projekt- oder Office Management ist von Vorteil
Erfahrung: Sie verfügen über mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung. Erfahrung in einem akademischen oder Forschungsumfeld ist von Vorteil (einschl. früherer Tätigkeit an der ETH Zurich)
Technische Fähigkeiten:
Erfahrung mit SAP und Kenntnisse in diesen Systemen
Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und Planungstools
Sehr gute schriftlichen und mündlichen Deutsch- und Englischkenntnisse (Französisch von Vorteil)
Kompetenzen & Persönlichkeit
Strukturiert, analytisch, Zahlenflair und Detailgenauigkeit
Eigenständige Arbeitsweise und starke organisatorische Fähigkeiten
Proaktive und zuverlässige Persönlichkeit
Lösungsorientierte und serviceorientierte Arbeitsweise
Freude an der Arbeit mit komplexen Projektstrukturen
Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, Brücken zwischen Teams zu bauen
Zusätzlich suchen wir jemanden, der die Motivation und den Antrieb besitzt, Arbeitsprozesse innerhalb des ETH Space Führungsteams zu definieren und umzusetzen.

Wir bieten
Die großartige und seltene Chance, die Abläufe und Finanzen eines bald entstehenden strategischen Zentrums der ETH Zurich mitzugestalten: ETH Space
Ein dynamisches, interdisziplinäres und unternehmerisches Umfeld an einer der weltweit führenden technischen Universitäten
Ein Arbeitsplatz in der Innenstadt von Zurich.
Neugierig? Sind wir auch.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

Ihrem CV
Diplomen und Arbeitszeugnissen
Einem kurzen Motivationsschreiben, in dem Sie Ihr Interesse an ETH Space und dieser Position darlegen
Einem Video (max. 2 Min.) über Sie und Ihre Motivation für diese Position.
Bezüglich des Videos: Wir möchten Sie kennenlernen! Daher bitten wir Sie, ein kurzes Video bereitzustellen. Wir erwarten keine professionelle Produktion; es reicht aus, einfach Ihr Smartphone zu benutzen und Sie selbst zu sein. Bitte laden Sie das Video auf eine Plattform Ihrer Wahl hoch (Dropbox, YouTube, Vimeo, Google Drive, etc.) und fügen Sie den Link in Ihrem Motivationsschreiben ein.

Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich Bewerbungen akzeptieren, die über das