Mobile und vielseitige Sekretärin oder Sekretär für das hôpital des enfants - 100%

Im Rahmen Ihrer Funktion führen Sie Stellvertretungseinsätze in verschiedenen an die Pädiatrie (hôpital des enfants) angegliederten Sekretariaten für kurze bis mittlere Dauer durch und müssen daher in der Lage sein, sich schnell an Veränderungen anzupassen. Da die grösste Herausforderung dieser Stelle in der Vielfalt der Tätigkeiten und der kurzen Dauer der Einsätze liegt, müssen Sie über eine hervorragende Lern-, Analyse- und Zuhörfähigkeit verfügen, um Ihren Auftrag erfolgreich zu erfüllen. Durch Ihre soziale Kompetenz empfangen, informieren und leiten Sie die Patientinnen und Patienten sowie deren Begleitpersonen, die sich in der Abteilung melden, und bearbeiten die eingehenden Telefonanrufe. Sie organisieren die Konsultationen, indem Sie die elektronische Agenda der Ärzte verwalten und die Patientenakten vorbereiten. Nach den Konsultationen übernehmen Sie autonom und zügig das Tippen medizinischer Berichte. Bei Bedarf planen Sie ergänzende medizinische Untersuchungen. Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie die mit Ihrer Funktion verbundenen administrativen Tätigkeiten autonom und erfolgreich aus, unter anderem die Nachverfolgung von Patientenakten, die Verwaltung der Post und der elektronischen Nachrichten, die Verwaltung der Urlaubsplanung oder auch die Organisation von Kongressen des medizinischen Körpers. Sie zeigen Proaktivität bei der Erledigung der logistischen Aufgaben, die mit dem Leben eines Sekretariats verbunden sind, wie Bestellungen, Honorarnoten und Archivierung. Innerhalb des Teams entwickeln Sie eine enge Beziehung zu Ihren Kolleginnen und Kollegen aus dem medizinischen Sekretariat und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes bei Abwesenheiten. Und im Allgemeinen macht Ihr Sinn für Service Sie zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit der Institution zur Verfügung zu stellen, um je nach Bedarf in verschiedenen Abteilungen zu arbeiten. Sie besitzen einen CFC als Kaufmann oder Kauffrau und ein Diplom als medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär oder eine als gleichwertig angesehene Ausbildung. Sie verfügen über eine mehrjährige Erfahrung in einem medizinischen Sekretariat, idealerweise in einer ähnlichen Position. Sie beherrschen die französische Sprache perfekt in Wort und Schrift und besitzen eine nachgewiesene Schreibfähigkeit. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich. Englischkenntnisse sind ein Vorteil. Sie besitzen das ECDL Advanced Zertifikat, welches Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web umfasst, und verfügen über sehr gute Kenntnisse der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe und Requête Labo). Dank Ihres guten Teamgeistes sind Sie in der Lage, in einem Shared Office mit mehreren Sekretären zu arbeiten. Bei gutem Organisationstalent und Prioritätensinn sind Sie eine autonome, gewissenhafte und präzise Person bei den Ihnen übertragenen Aufgaben. Sie verfügen zudem über die Werkzeuge, um unvorhersehbaren Ereignissen zu begegnen, und bewältigen Stresssituationen somit mühelos. Schliesslich zeichnen Sie sich durch einen ausgeprägten Sinn für Vertraulichkeit aus. Eintritt: 01.11.2026 Anzahl Stellen: 1 Tätigkeitsgrad: 100% Funktionsklasse: 12 Vertrag: CDD für 12 Monate Bewerbungsfrist: 14.09.2026 Auskünfte: Mme V. Lopez Sanchez, cheffe des secrétariats de l'hôpital des enfants, virginia.lopezsanchez@hug.ch Anforderung des Pflichtenhefts: M. C. Clerc, RH adjoint, cedric.clerc@hug.ch Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten. Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer. Um einen Beitrag zum Kampf gegen die Arbeitslosigkeit zu leisten, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen. Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden. Bewerbungen per Papier oder E-Mail werden nicht bearbeitet. Mit mehr als 13'000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unsere Retrospektive 2025 einzusehen, indem Sie hier klicken. Die Stelle ist dem Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent unterstellt, dessen Aufgabe es ist, eine qualitativ hochwertige und an die Bedürfnisse der Frauen in jeder Lebensphase angepasste Versorgung zu bieten sowie die gesundheitlichen Probleme der Neugeborenen, Kinder und Jugendlichen von der Geburt bis zum Alter von 16 Jahren zu behandeln. Es arbeitet an der Entwicklung von Spitzenleistungen und spezialisierten Kompetenzzentren. Es umfasst insbesondere die Dienste der allgemeinen Pädiatrie, der pädiatrischen Fachgebiete, der pädiatrischen Chirurgie, der Entwicklung und des Wachstums, der pädiatrischen und neonatologischen Intensivpflege sowie der pädiatrischen Notaufnahme.