Administrative Assistant (EP-AGS-2026-227-GRAE)

Als Administrative Assistant im CERN Users Office tragen Sie dazu bei, kundenorientierte administrative Dienstleistungen für die internationale Gemeinschaft der Gastwissenschaftler des CERN zu erbringen, indem Sie Prozesse im Zusammenhang mit der Registrierung, Personalformalitäten und der Dokumentation für den Gaststaat unterstützen. Sie werden praktische Erfahrung in der administrativen Koordination, dem Stakeholder-Engagement und der Dienstleistungserbringung sammeln, während Sie zur Implementierung des neuen Human Capital Management (HCM) Systems des CERN und zur Entwicklung von Onboarding-Initiativen beitragen, die die Integration von Neuankömmlingen in der gesamten Administration Directorate unterstützen.

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung und Beratung der Gastwissenschaftler des CERN, Erleichterung der Registrierung, der Personalformalitäten und ihrer Integration in die CERN-Gemeinschaft.
• Bearbeitung, Pflege und Verwaltung von administrativen Aufzeichnungen und Dokumentationen zur Sicherstellung der Datenqualität und Genauigkeit in den Informationssystemen des CERN.
• Beitrag zur kontinuierlichen Erbringung administrativer Dienstleistungen durch Unterstützung der Teamaktivitäten und Sicherstellung der Kontinuität des Service bei Bedarf.
• Unterstützung der Dokumentation, Überprüfung und Verbesserung von administrativen und Human Capital Management (HCM) Prozessen, einschließlich der Erhebung und Analyse von Nutzerfeedback.
• Beitrag zur Entwicklung und Pflege von Onboarding-Ressourcen, Kommunikationsmaterialien und Wissensaustausch-Initiativen, die die erfolgreiche Integration von Neuankömmlingen über die AGS-Dienstleistungen unterstützen.

Ihr Profil

• Erste Erfahrungen in der administrativen Unterstützung, im Kundenservice, in der Büroverwaltung oder einem verwandten Bereich werden als Vorteil angesehen.
• Erfahrung mit serviceorientierten Tätigkeiten und der Interaktion mit einer Vielzahl von Stakeholdern ist von Vorteil.
• Erfahrung in der Führung von Aufzeichnungen, Dokumentationen oder administrativen Informationen wird als Vorteil angesehen.
• Vertrautheit mit Standard-Bürosoftware und digitalen Kollaborationswerkzeugen.
• Erfahrung mit Onboarding-Aktivitäten, Nutzersupport, Feedback-Erhebung oder der Erstellung von Leitmaterialien ist von Vorteil.

Fähigkeiten

• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv in einem internationalen und multikulturellen Umfeld zu arbeiten.
• Serviceorientierte Denkweise und die Fähigkeit, professionell mit einer Vielzahl von Stakeholdern zu interagieren.
• Gute organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, genaue Aufzeichnungen zu führen und Aktivitäten nachzuverfolgen.
• Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, Informationen, Dokumentationen und Daten mit Genauigkeit und Vertraulichkeit zu behandeln.
• Kenntnisse in Microsoft Office Anwendungen und Tools zur kollaborativen Dokumentenverwaltung.
• Konversations- und schriftliches Englisch mit der Bereitschaft, Französisch zu lernen.

Zulassungskriterien:

• Sie sind Staatsangehöriger eines CERN-Mitglieds- oder Assoziationsmitgliedstaates (https://home.cern/about/member-states).
• Bis zum Bewerbungsschluss verfügen Sie über maximal zwei Jahre Berufserfahrung seit Ihrem Abschluss in allgemeiner Verwaltung, Kundenservice (oder einem verwandten Bereich) und Ihr höchster Bildungsabschluss ist ein allgemeiner Sekundarschulabschluss.
• Sie hatten zuvor keinen CERN fellow oder graduate contract.
• Bewerber mit einem Bachelor-, Master- oder PhD-Abschluss sind nicht berechtigt.

Stichtag für die Bewerbung: 12.10.2026 um 23:59 CEST.

Vertragsdauer: 18 Monate, mit einer möglichen Verlängerung auf maximal 36 Monate.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche

Arbeitsort: Vollständig vor Ort (Fully Onsite)

Geplanter Starttermin: 01-December-2026

Referenznummer: EP-AGS-2026-227-GRAE

Arbeitsbereich: Administration

Benchmark-Job: 5B0020 - Personal/Team Assistant

Globale Zusatzleistungen

• Ein monatliches Stipendium von 4687 Schweizer Franken pro Monat (steuerfrei).
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen Jahresbetriebsferien.
• Abdeckung durch das umfassende Krankenversicherungssystem des CERN (für Sie selbst, Ihren Ehepartner und Ihre Kinder) und Mitgliedschaft in der CERN Pensionskasse.
• Familien-, Kinder- und Kleinkindzulagen pro Monat, abhängig von Ihren individuellen Umständen.
• Ein Relocation-Paket (Umzugszulage und Reisekosten) abhängig von Ihren individuellen Umständen.
• Möglichkeit zur Verlängerung Ihres Vertrags auf bis zu 36 Monate.
• On-the-job und formale Schulungen, einschließlich Sprachkursen.

Überblick über das CERN - Entdecken Sie eine Welt, in der das Unmögliche möglich gemacht wird!

Am CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, verschieben wir die Grenzen von Wissenschaft und Technologie. Unsere bahnbrechende Arbeit bringt nicht nur Physiker zusammen, sondern auch eine vielfältige Gruppe von Fachleuten aus den Bereichen Ingenieurwesen, Technik, Wissenschaft und Verwaltung. Gemeinsam fördern wir ein Umfeld, in dem Innovation und Zusammenarbeit gedeihen.

Jeden Tag stehen wir vor spannenden neuen Herausforderungen und Möglichkeiten, zur Spitzenforschung beizutragen, die unser Verständnis des Universums prägt. Wir meistern diese Herausforderungen durch die vielfältigen Perspektiven innerhalb unserer Teams und stellen sicher, dass jeder Beitrag geschätzt wird, was unser gemeinsames Gefühl von Inklusion und Sinnhaftigkeit stärkt. Vielfalt ist ein Kernwert des CERN seit seiner Gründung und bleibt zentral für unsere Mission und unseren anhaltenden Erfolg.

Wenn Sie bereit sind, Teil einer dynamischen, inklusiven Gemeinschaft zu sein, die die Grenzen des Wissens verschiebt, dann ist das CERN der Ort, an dem Ihre Neugier und Ihre Fähigkeiten gedeihen können. Werden Sie Teil unserer Mission, das zu enthüllen, was im Herzen des Universums liegt! NEHMEN SIE TEIL!

*Mehr In