Senior Executive Assistant

• 13. Juli 2026 • 100% • Unbefristet • Villigen PSI Das Paul Scherrer Institut PSI ist das grösste Forschungsinstitut für Naturwissenschaften und Ingenieurwissenschaften in der Schweiz. Am PSI betreiben wir Spitzenforschung in den Bereichen Zukunftstechnologien, Energie und Klima, Innovation im Gesundheitswesen sowie in den Grundlagen der Natur. Durch Grundlagen- und angewandte Forschung arbeiten wir an nachhaltigen Lösungen für zentrale Fragen der Gesellschaft, der Wissenschaft und der Wirtschaft. Die Ausbildung junger Menschen ist ein zentrales Anliegen des PSI. Deshalb sind etwa ein Viertel unserer Mitarbeitenden Postdoktoranden, Doktoranden oder Lernende. Insgesamt beschäftigt das PSI 2300 Mitarbeitende.  Für das Sekretariat und das Büromanagement des Chef de Cabinet des PSI suchen wir eine aussergewöhnlich souveräne und entschlossene Persönlichkeit als Ihre Aufgaben Diese Stelle richtet sich an eine erfahrene Person, die daran gewöhnt ist, auf höchster Führungsebene zu agieren. Mit Präzision, Weitblick und einem ausgeprägten Sinn für Prioritäten steuern Sie komplexe Prozesse und führen Dossiers zuverlässig zum Abschluss. Sie bewegen sich sicher im Spannungsfeld zwischen Wissenschaft, Politik, Verwaltung und Wirtschaft und wissen, sehr unterschiedliche Interessengruppen professionell und auf Augenhöhe zu begleiten. • Vorausschauende Verwaltung eines komplexen Terminkalenders sowie Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung der Angelegenheiten des Chef de Cabinet  • Selbstständige Erstellung von Korrespondenzen, Dossiers und Präsentationen  • Vorbereitung und Nachverfolgung von Sitzungen  • Planung und Begleitung von Besuchen hochrangiger Gäste aus wissenschaftlichen, politischen, wirtschaftlichen Kreisen und internationalen Organisationen  • Organisation von Veranstaltungen sowie von nationalen und internationalen Reisen  • Sicherstellung effizienter Prozesse sowie kontinuierliche Verbesserung der administrativen Prozesse  • Mitarbeit im Sekretariat der Geschäftsleitung sowie Stellvertretung der Leiterin des Sekretariats der Geschäftsleitung und Unterstützung bei transversalen Management- und Koordinationsaufgaben Ihr Profil • Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistent/in der Geschäftsleitung oder in einer vergleichbaren anspruchsvollen Assistenzfunktion in einem Führungs-, Management- oder Kabinettumfeld  • Grosses Organisationstalent, hohe Selbstständigkeit und exzellente Priorisierungsfähigkeit  • Einwandfreie Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse  • Höchste Ansprüche an Qualität, Präzision und Zuverlässigkeit  • Sicheres Auftreten, Diplomatie und Freude am Umgang mit anspruchsvollen internen und externen Stakeholdern  • Schnelle Auffassungsgabe, pragmatische Lösungsorientierung und die Fähigkeit, auch unter Druck ruhig und konzentriert zu bleiben  • Hohe Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit Wir bieten Unser Institut basiert auf interdisziplinärer, innovativer und dynamischer Zusammenarbeit. Neben einer systematischen Einarbeitung profitieren Sie von individuellen Entwicklungsmöglichkeiten und unserer gut ausgebauten Weiterbildungskultur. Für Fragen zur optimalen Vereinbarkeit von Beruf und Familie oder persönlichen Interessen unterstützen wir Sie mit modernen Arbeitsbedingungen und Einrichtungen vor Ort.  Für fachliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an Sandra Denk, Tel. +41 56 310 47 46. Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung (Ref. 1100). Institut Paul Scherrer, People & Culture, Chantal Büchi, 5232 Villigen PSI, Schweiz www.psi.ch