Sekretär/in einer universitären Klinikleitung im Dienst der Pneumologie - 100%

Unternehmensbeschreibung ##

Mit über 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 einzusehen, indem Sie hier klicken.

Das Département de médecine (DMED) gewährleistet eine umfassende und spezialisierte Versorgung der Patientinnen und Patienten, sowohl im stationären als auch im ambulanten Umfeld. Getragen von einem menschlichen, ganzheitlichen und auf den besten medizinischen Praktiken basierenden Ansatz, bietet es Referenzversorgung in vielen Fachgebieten (Kardiologie, Gastroenterologie, Pneumologie, Angiologie und Nephrologie) mit einer Verfügbarkeit von 24h/24 und 7j/7. Das DMED engagiert sich für klinische Exzellenz, Lehre und Forschung, fördert Innovation, die kontinuierliche Kompetenzentwicklung und eine patientenzentrierte Organisation der Versorgung, während es gleichzeitig auf die Lebensqualität am Arbeitsplatz und die Effizienz der Leistungen achtet.

Innerhalb dieses Departements übernimmt der Service de pneumologie die Versorgung von Erwachsenen mit allen akuten oder chronischen Atemwegserkrankungen, indem er deren Diagnose, Behandlung und Nachbetreuung im ambulanten oder stationären Bereich sicherstellt.

Diese Stelle ist neu geschaffen und erfolgt im Rahmen des ALTER-Rollouts, der darauf abzielt, die Konformität der Arbeitsorganisation mit dem Arbeitsgesetz (LTr) sicherzustellen.

Stellenbeschreibung ##

In Ihrer Funktion als Sekretär/in unterstützen Sie eine oder mehrere Führungskräfte des Gesundheitswesens, insbesondere Chefärzte/Chefärztinnen, Oberärzte/Oberärztinnen oder Adjunkte/Adjunktinnen, bei der Verwaltung und Organisation ihrer Aktivitäten in klinischen, akademischen und Forschungsbereichen, indem Sie die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Fachbereichen sicherstellen. Sie sind zudem die Kontaktperson für den Austausch mit der Universität.

Sie organisieren Termine, Sitzungen und Seminare, indem Sie die elektronische Agenda dieser Führungskräfte verwalten. Sie antizipieren und bereiten Dossiers vor, verfassen Sitzungsprotokolle und koordinieren die Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen.

Während Sie auf verschiedene parallele Anfragen reagieren, führen Sie die mit Ihrer Funktion verbundenen administrativen Tätigkeiten selbstständig und erfolgreich durch, wie z. B. die Dienstplanverwaltung (VRH) der Ärzte, die administrative Verwaltung von privaten oder fakultären Mitteln, die Organisation von Kongressen und Kolloquien des medizinischen Körpers, die administrative Unterstützung von Projekten der Führungskräfte des Dienstes oder die Überwachung des dem Dienst und der Forschung zugewiesenen Budgets.

Je nach Aktivität bereiten Sie Patientendossiers vor und stellen nach den Konsultationen selbstständig die Nachverfolgung der Konsultationen sicher. Bei Bedarf planen Sie ergänzende medizinische Untersuchungen. Dank Ihrer zwischenmenschlichen Kompetenz empfangen, informieren und leiten Sie die sich in der Einheit vorstellenden Patientinnen und Patienten und verwalten Sie die eingehenden Telefonanrufe.

Ihre Rolle erfordert ein rigoroses Prioritätenmanagement, eine Organisation, die Antizipation ermöglicht, sowie die Fähigkeit, effektiv auf verschiedene Anfragen zu reagieren. Sie zeigen Proaktivität bei der Durchführung logistischer Aufgaben, die aus dem Sekretariatsalltag resultieren, wie Bestellungen, Anträge auf Einstellungen, Rückerstattungen oder Weiterbildungen.

In einem perfekten Teamgeist und in Zusammenarbeit arbeiten Sie koordinierend mit dem Sekretariat des Dienstes sowie mit der Chefärztin des Dienstes zusammen und vertreten diese bei Bedarf, um die Kontinuität des Dienstes zu gewährleisten.

Qualifikationen ##

Sie verfügen über einen abgeschlossenen CFC, ergänzt durch eine höhere administrative Ausbildung wie den Bundesdiplom der Assistentin/des Assistenten der Direktion. Sie verfügen über eine erfolgreiche 3-jährige Erfahrung in einer Rolle bei Entscheidungsträgern, der Direktion oder Führungskräften in einer ähnlichen Position. Erfahrung im medizinischen Umfeld oder im öffentlichen Gesundheitswesen ist ein Vorteil.

Sie beherrschen die französische Sprache in Wort und Schrift perfekt und verfügen über eine nachgewiesene Schreibkompetenz. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich. Die Beherrschung einer Fremdsprache ist ein echter Vorteil.

Sie haben sehr gute Kenntnisse der IT-Tools (ECDL-Niveau Standard/Advanced in Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web). Die Kenntnis der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe und Requête Labo) stellt einen Vorteil dar.

Wir suchen eine organisierte, proaktive, sorgfältige, selbstständige und stressresistente Person, die in der Lage ist, in einem anspruchsvollen und spezialisierten Umfeld zu arbeiten. Ihr Sinn für Service, Ihre Diskretion und Ihre Fähigkeit, komplexe Dossiers mit Präzision zu bearbeiten, machen Sie zu einer Schlüsselperson.

Zusätzliche Informationen ##

• Eintritt: nach Vereinbarung
• Anzahl Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 12 (11, wenn keine ECDL-Zertifikate vorhanden sind).
• Vertrag: CDI
• Bewerbungsfrist: 18.09.2026
• Auskünfte: Mme M. Matteo-Collaud, cheffe de secrétariat, [email protected] oder Mme A. Mergy Jawo, Cheffe de secrétariat, [email protected]

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf sowie Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen enthalten.

Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Mit dem Wunsch, zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit beizutragen, ermutigen die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt kommen.

Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.