VERANTWORTLICHE(R) FÜR ADMINISTRATION & SYSTEME

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VERANTWORTLICHE(R) FÜR ADMINISTRATION & SYSTEME
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Als bevorzugter Partner der Familien ist es unsere Mission, der gesellschaftlichen Nachfrage nach außerschulischer Tagesbetreuung gerecht zu werden, mit dem Ziel, die Erwachsenen von morgen auf die Staatsbürgerschaft vorzubereiten.

Mit ihren 20 Betreuungsstrukturen im Vorschul- und Hortbereich ist die Fondation de l'enfance et de la jeunesse ein dynamischer, wachsender Arbeitgeber, der unter anderem die Weiterbildung fördert und einen professionellen sowie wohlwollenden Arbeitsrahmen garantiert.

Zur Verstärkung der Abteilung Administration & Finances suchen wir eine/n :

VERANTWORTLICHE(R) FÜR ADMINISTRATION & SYSTEME

Beschäftigungsgrad 100 %

Arbeitsort Administration der FEJ, Chemin du Montillier 3, 1009 Pully

Eintritt per 1. Dezember 2026 oder nach Vereinbarung

Hauptverantwortlichkeiten

Steuerung der Administration des Dienstes, des Sekretariatsbereichs und der Informationssysteme der Stiftung an der Seite der Direktorin Administration & Finances.

Management des Sekretariatsbereichs

• Überwachung des physischen und telefonischen Empfangs, der Bearbeitung der eingehenden Post und der Korrespondenz
• Entscheidung über die Koordination des allgemeinen Terminkalenders der FEJ und der Gremien
• Gewährleistung der Kontinuität und Qualität des administrativen Dienstes unter allen Umständen. Führung und Bewertung des Sekretariatsbereichs

Administration

Steuerung der laufenden internen Administration des Dienstes (Dokumentation, Archivierung, Korrespondenz). Unterstützung der Institutionen bei ihren laufenden administrativen Aufgaben

Systeme, Prozesse und IT-Steuerung

Vorschlagen und Vorbereiten von Systemwerkzeugen, IT-Hardware und Dienstleisterverträgen sowie Steuerung deren Umsetzung. Kartierung der administrativen Prozesse des Bereichs, Vorschlagen eines dokumentierten Referenzrahmens und Sicherstellung der Kontinuität. Schulung der Mitarbeitenden in den durch die Administration eingeführten Software- und digitalen Werkzeugen. Sicherstellung des IT-Supports auf First-Level-Ebene und Koordination der Second-Level-Dienstleister. Verwaltung der Zugriffsrechte und der IT-Verzeichnisstruktur der Administration und der Betreuungsstrukturen

Compliance & Kontrolle

Umsetzung und Überwachung der Datenschutzpolitik (LPD). Teilnahme am internen Kontrollsystem (IKS) für den administrativen Bereich, Sicherstellung der Nachverfolgung und Berichterstattung

Konventionen, Ausschreibungen und Audits

Verfassen und Nachverfolgen von Konventionen mit Partnern und Dienstleistern sowie von Mandaten, die an Dritte vergeben werden. Vorbereiten und Nachverfolgen der Ausschreibungsverfahren des Dienstes. Selbstständige Durchführung der periodischen administrativen Audits der Betreuungsstrukturen

Rahmenbericht, Spender und finanzielle Hilfen

Hauptverantwortlicher für den Jahresbericht: Koordination und Verfassen der administrativen Teile. Vorbereiten und Nachverfolgen von Dossiers zur finanziellen Unterstützung bei Spendern

Schlüsselkompetenzen

Fähigkeit zur Modellierung, Dokumentation und Steuerung administrativer Prozesse. Sie sind mit dem IT-Sektor vertraut und gelten als «Super User». Management-Führungskompetenz, Fähigkeit, ein Team zu vereinen. Ausgezeichnete Organisation, Genauigkeit und Selbstständigkeit in der Verwaltung Ihres Bereichs. Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke, sicher im Umgang mit Teams vor Ort sowie mit der Geschäftsleitung. Projektmanagement. Ausgeprägtes Interesse und praktische Anwendung von KI-Tools in der Administration. Fortgeschrittene Beherrschung der Microsoft 365 Suite und von Prozessmanagement-Tools (Optimiso, WEDO oder Äquivalente)

Gewünschte Ausbildung & Erfahrungen

Höhere Ausbildung wie HES, Bachelor, Master in Betriebswirtschaft, Management oder Äquivalent. Nachgewiesene mindestens 5-jährige Erfahrung in einer ähnlichen Funktion, einschliesslich Erfahrung in der Teamführung. Erfahrung in der Verwaltung der IT-Infrastruktur, IT-Koordination oder Prozessoptimierung

Wir bieten Ihnen

Die Möglichkeit, in einer engagierten und kollaborativen Organisation im Dienste der Kinder aufzuwachsen. Ein Arbeitsumfeld reich an anregenden und vielfältigen Herausforderungen innerhalb eines Unternehmens mit menschlichen Werten und einem dynamischen Team. Eine Unternehmenskultur, die auf Vertrauen, Respekt und Fairness basiert. Die Möglichkeit zur Weiterbildung. 5 Wochen Ferien (6 Wochen ab 50 Jahren) + geschenktes Weihnachtsbrückentag. Ein Arbeitsplatz in der Nähe des öffentlichen Verkehrs

Fondation de l'enfance et de la jeunesse

• Fondation de l'enfance et de la jeunesse

Chemin du Montillier 3
1009 Pully

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