Team-Assistent

• 02. Juli 2026 • 100% • Dauer unbefristet • Genf Kontext Das Institut der Vereinten Nationen für Abrüstungsforschung (UNIDIR) ist eine autonome, freiwillig finanzierte Einrichtung innerhalb der Vereinten Nationen. Als eines der wenigen Politikinstitute weltweit, die sich auf Abrüstung konzentrieren, generiert UNIDIR Wissen und fördert Dialog und Handeln in Fragen der Abrüstung und Sicherheit. Mit Sitz in Genf hilft UNIDIR der internationalen Gemeinschaft, praktische und innovative Ideen zu entwickeln, die notwendig sind, um kritische Sicherheitsprobleme zu lösen. Verantwortlichkeiten Im Rahmen der delegierten Befugnisse wird der Team-Assistent für die folgenden Aufgaben verantwortlich sein: • Führt ein breites Spektrum an Büro- und Verwaltungsaufgaben für mehrere UNIDIR-Programme aus. • Beantwortet oder verfasst Antworten auf Routine-Korrespondenz und andere Kommunikationen; verwendet Standard-Textverarbeitungssoftware, um eine Vielzahl von Dokumenten und komplexen Berichten zu erstellen. • Überwacht Prozesse und Zeitpläne im Zusammenhang mit Ergebnissen, Produkten, Aufgaben usw. der Einheit; hilft gegebenenfalls bei der Überprüfung des Eingangs und der Richtigkeit der erforderlichen Dokumente, Genehmigungen, Unterschriften usw., um die Einhaltung gesetzlicher, finanzieller und anderer relevanter Anforderungen sicherzustellen. • Recherchiert, sammelt und ordnet Informationen und Referenzdokumente aus verschiedenen Quellen für Berichte, Arbeitspläne, Studien, Briefings, Sitzungen/Konferenzen usw. • Erstellt verschiedene Standard-Statistikberichte und andere, Arbeitsaufträge usw., unter Verwendung verschiedener Datenbanken. • Überprüft Dokumente und bearbeitet Texte, um ihre Richtigkeit, Grammatik, Interpunktion und Stil sowie die Einhaltung etablierter Formate zu überprüfen. • Leitet die Zahlung von Rechnungen von Auftragnehmern ein und überwacht die Zahlungen. • Bietet sekretarielle, administrative und logistische Unterstützung bei Sitzungen, Ratsversammlungen, Ausschüssen, Konferenzen usw. • Hilft bei der Vorbereitung von Präsentationsunterlagen unter Verwendung geeigneter Technologie/Software. • Pflegt den Kalender/Zeitplan; überwacht Änderungen und teilt relevante Informationen dem entsprechenden Personal innerhalb und außerhalb der unmittelbaren Arbeitsgruppe mit. • Führt Dateneingabe- und -extraktionsfunktionen aus. • Prüft, registriert, verteilt und/oder bearbeitet Post und andere Dokumente; überwacht laufende Aktionen. • Aktualisiert und pflegt große Verteilerlisten; überwacht, bereitet und verteilt verschiedene Dokumente, Berichte usw., soweit möglich in elektronischen Formaten; verwaltet die Vereinbarungen für den Druck und die Übersetzung, falls erforderlich; koordiniert die Versandvereinbarungen, Botendienste usw. • Führt allgemeine administrative Aufgaben aus (z. B. Urlaubs- und Anwesenheitsregistrierung, Organisation von Sitzungen und anderen Ereignissen, Reservierungen, Budgetüberwachung usw.), einschließlich der Vorbereitung und/oder Bearbeitung administrativer Anträge/Dokumente (z. B. Requisitions, Bestellungen, Reiseanträge, Verträge, Ausgabenbewilligungen, Visaanträge usw.). • Pflegt Akten (Papier und elektronisch) und Datenbanken für die Arbeitsgruppe. • Hilft bei der Bereitstellung von Software- und Hardware-Unterstützung für das Büro. • Bietet weniger erfahrenen Mitarbeitern Beratung zu allgemeinen Büroprozessen und -verfahren, Computeranwendungen usw. • Führt andere zugewiesene Aufgaben aus. Vorgeschlagener Arbeitsplan Ein Arbeitsplan wird innerhalb der ersten zwei Wochen des Vertrags vereinbart. Der Team-Assistent wird regelmäßige Sitzungen mit seinem direkten Vorgesetzten abhalten, um die Aufgaben im Arbeitsplan zu definieren und die Fortschritte zu verfolgen. Er/sie wird den direkten Vorgesetzten und das betreffende Personal über Probleme im Zusammenhang mit der Einhaltung der vereinbarten Fristen informieren. Leistungsindikatoren Der Team-Assistent wird anhand des vereinbarten Arbeitsplans und gemäß den Richtlinien für die Leistungsbeurteilung des UN-Personals beurteilt. Das gesamte Personal von UNIDIR muss die grundlegenden Werte der UN demonstrieren: Professionalität, Integrität und Respekt für Vielfalt. Darüber hinaus muss es/sie die folgenden Fähigkeiten demonstrieren: • Professionalität: Kenntnis allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich administrativer Richtlinien, Prozesse und Verfahren; zeigt Stolz auf seine Arbeit und Erfolge; demonstriert professionelle Kompetenz und Sachkenntnis; ist gewissenhaft und effizient bei der Einhaltung von Verpflichtungen, Fristen und der Erreichung von Ergebnissen; ist von beruflichen Bedenken eher als von persönlichen motiviert; zeigt Ausdauer angesichts schwieriger Probleme oder Herausforderungen; bleibt in stressigen Situationen ruhig. • Teamarbeit: Arbeitet mit Kollegen zusammen, um organisatorische Ziele zu erreichen; ersucht um Beiträge, indem er/sie die Ideen und die Expertise anderer wertschätzt; ist bereit, von anderen zu lernen; stellt das Teamprogramm über sein eigenes Programm; unterstützt und handelt im Einklang mit der endgültigen Gruppenentscheidung, auch wenn diese Entscheidungen nicht vollständig seine eigene Position widerspiegeln; teilt den Ruhm der Teamerfolge und übernimmt die gemeinsame Verantwortung für Teamdefizite. • Planung und Organisation: Entwickelt klare Ziele, die mit den vereinbarten Strategien übereinstimmen; identifiziert Prioritätsaktivitäten und -aufgaben; passt Prioritäten nach Bedarf an; weist die erforderliche Zeit und Ressourcen zu, um die Arbeit auszuführen; antizipiert Risiken und plant Maßnahmen für den Notfall bei der Planung; überwacht und passt Pläne und Maßnahmen an, wenn erforderlich; nutzt die Zeit effizient. • Kundenorientierung: Berücksichtigt alle, denen Dienstleistungen erbracht werden