Administrative Assistant

Für unsere Commercial Department suchen wir eine hoch organisierte, proaktive und serviceorientierte:

Administrative Assistant (Vollzeit, unbefristet)

ROLLE

• Verwaltung komplexer internationaler Reisearrangements, Koordination von Reiserouten und Optimierung von Zeitplänen in Abstimmung mit den Agenden der Kollegen
• Koordination von Visumanträgen und anderen reisebezogenen administrativen Anforderungen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Dokumente rechtzeitig vorbereitet und eingereicht werden
• Koordination von Vor-Ort-Besuchen für Kunden und Interessenten, Gewährleistung einer nahtlosen Logistik, einschliesslich Agenden, Besprechungsräumen, Unterkünften, Transportmitteln und Restaurantreservierungen
• Gewährleistung eines reibungslosen und professionellen Besuchererlebnisses von der Ankunft bis zur Abreise
• Autonome Verwaltung von Kalendern, Koordination von Zeitplänen, Priorisierung von Anfragen und Antizipation potenzieller Konflikte
• Organisation von internen und externen Meetings, Telefonkonferenzen und Workshops
• Vorbereitung von Meeting-Agenden, Koordination der erforderlichen Materialien und Unterstützung bei Follow-up-Massnahmen
• Präzise und zeitnahe Erstellung und Abstimmung von Reise- und Spesenabrechnungen
• Tägliche administrative Unterstützung für mehrere Teams
• Verwaltung von Bestellanfragen und Rechnungen
• Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten unter Verwendung von Microsoft Office Tools
• Führung genauer Aufzeichnungen und Gewährleistung einer effektiven Dokumentenorganisation