Assistant de Direction - Tous genres

Faites votre magie avec nous ! Prêt à explorer, à briser les barrières et à en découvrir davantage ? Nous savons que vous avez de grands projets - nous aussi ! Nos collègues à travers le monde aiment innover avec la science et la technologie pour enrichir la vie des gens grâce à nos solutions dans les domaines de la Healthcare, de la Life Science et de l'Electronics. Ensemble, nous rêvons grand et nous avons à cœur de prendre soin de notre riche mélange de personnes, de clients, de patients et de la planète. C'est pourquoi nous sommes toujours à la recherche d'esprits curieux qui se voient imaginer l'inimaginable avec nous. United As One for Patients, notre mission dans la Healthcare est d'aider à créer, améliorer et prolonger des vies. Nous développons des médicaments, des dispositifs intelligents et des technologies innovantes dans des domaines thérapeutiques tels que l'Oncology, la Neurology et la Fertility. Nos équipes travaillent ensemble sur 6 continents avec passion et une curiosité incessante afin d'aider les patients à chaque étape de la vie. Rejoindre notre équipe Healthcare, c'est faire partie d'une culture de travail diversifiée, inclusive et flexible, offrant de grandes opportunités de développement personnel et d'avancement de carrière à travers le monde. Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction proactif(ve) et performant(e) pour fournir un soutien administratif et opérationnel avancé à nos équipes mondiales et locales. Le candidat idéal agira comme un pivot central pour le département, pilotant la logistique des réunions interfonctionnelles, les prévisions budgétaires, la gestion d'agendas complexes et la création de supports destinés à la direction afin de garantir une efficacité opérationnelle maximale. Responsabilités ClésFournir un soutien administratif de haut niveau dans toutes les interactions avec les parties prenantes locales et mondiales, offrant une assistance complète à l'ensemble de l'équipe au-delà de l'équipe de direction (Leadership Team) de base.Gérer et maintenir des calendriers quotidiens complexes, coordonner des arrangements de voyages nationaux et internationaux détaillés, et gérer des réunions d'affaires de haut niveau en pilotant les détails logistiques avec les collègues internes et les fournisseurs externes.Gérer la planification, la préparation et le suivi de bout en bout pour les réunions mondiales (création d'ordres du jour, consolidation de présentations, préparation de comptes rendus précis, saisie des points d'action et distribution des livrables).Aider à la conception, au développement et à l'assemblage de supports de présentation sophistiqués - y compris des graphiques PowerPoint de haut niveau, des conceptions de carnets et du contenu structuré - souvent destinés à la direction générale ou à des partenaires externes, tout en maintenant une bibliothèque dédiée de modèles.Compiler, préparer et distribuer des rapports ou des documents complexes, détaillés et sophistiqués en temps opportun, tout en assurant un suivi efficace et la livraison de documents importants nécessitant une signature de la direction.Travailler en étroite collaboration avec d'autres fonctions internes pour s'assurer que le département fonctionne au plus haut niveau d'efficacité, en agissant comme interface principale avec les Facilities (pour la gestion de l'espace) et l'IT (pour une technologie et des équipements pleinement fonctionnels et à jour).Maintenir le budget du département en traitant les factures, en préparant les demandes d'achat, en suivant les coûts, en exécutant des prévisions à long terme et en traitant les notes de frais via les systèmes de l'entreprise pour assurer la conformité budgétaire.Préparer et exécuter les plans d'intégration pour les nouveaux collègues ; maintenir les listes de distribution de l'équipe, les organigrammes, les listes de personnel et les référentiels de documents pertinents (par exemple, Teams, SharePoint) ; et gérer de manière proactive les fournitures de bureau et le placard de stockage. Votre ProfilExpérience avérée en tant qu'Assistant de Direction, Coordinateur des Opérations ou dans un rôle de soutien de haut niveau similaire au sein d'un environnement d'entreprise complexe, mondial ou matriciel.Excellentes compétences interpersonnelles, rédactionnelles et orales, avec une capacité démontrée à communiquer avec assurance à tous les niveaux d'une organisation.Une expérience prouvée avec des exemples concrets de développement, de maintien et de culture de relations de collaboration solides entre différents départements et fonctions.Un sens aigu du service client avec la capacité de comprendre en profondeur la portée, le contenu et les objectifs des initiatives et programmes d'équipe en cours afin de fournir le service proactif le plus complet.Fortes compétences en organisation et en gestion du temps, avec une attention méticuleuse aux détails et un engagement absolu à mener à bien toutes les tâches assignées.Esprit très adaptable et flexible avec une capacité prouvée à gérer plusieurs tâches avec succès, à prioriser des charges de travail changeantes et à gérer des documents complexes et sophistiqués dans des délais serrés.Grande aisance avec les flux de travail de finance d'entreprise de base (suivi budgétaire, facturation, prévisions) et maîtrise avancée de la gestion de données ou d'espaces de travail numériques (SharePoint, Microsoft Teams).Maîtrise ou talent spécialisé pour la mise en page visuelle, la gestion de modèles et l'arrangement graphique, particulièrement dans la création de présentations PowerPoint de haut niveau prêtes pour la direction.La maîtrise de l'anglais (écrit et parlé) est obligatoire pour communiquer de manière efficace et professionnelle au sein de notre réseau mondial et gérer une documentation internationale complexe. Ce que nous offrons : Nous sommes des esprits curieux issus d'un large éventail de parcours, de perspectives et d'expé