Assistant*e administration des clients et secrétariat/réception 60-80%

La Stiftung Ungarbühl à Schaffhausen accompagne environ 60 adultes en situation de handicap. Pour notre nouveau poste, nous recherchons, pour le 1. janvier 2027, une personne qui comprend les contextes administratifs, clarifie les questions ouvertes et mène ses tâches à terme de manière fiable. Cela vous semble passionnant ? Alors postulez dès maintenant en tant que :

Assistant*e administration des clients et secrétariat/réception 60-80%

Vous gardez une vue d'ensemble - de l'annonce d'entrée jusqu'à la facture correcte.

Votre priorité est l'administration des clients pour environ 60 clientes. S'y ajoutent le secrétariat et la réception : ici, vous êtes l'interlocuteur/trice pour diverses demandes et vous déchargez vos collègues de l'administration. Vous êtes directement rattachée au responsable de secteur administration.

Vos tâches

• Vous gérez administrativement les entrées, les changements et les sorties et maintenez les données des clients à jour.
• Vous traitez les demandes, les prises en charge de coûts et les rapports aux instances cantonales. Vous surveillez les délais, recueillez les informations manquantes et suivez les processus jusqu'à leur clôture.
• Vous établissez des factures individuelles pour les clients et les décomptes pour les cantons et êtes responsable de leur exactitude. La gestion des entrées de paiement et les rappels sont assurés par la gestion de la comptabilité.
• Vous travaillez en étroite collaboration avec les secteurs habitat, travail, administration et les instances externes compétentes. Vous clarifiez les cas particuliers avec la direction de secteur.
• Vous gérez la réception et le téléphone, répondez aux demandes et vous occupez de la correspondance, du courrier, de la gestion du matériel et de l'archivage. Vous assurez la suppléance pour la caisse et les dons.
• Vous développez les processus et les outils d'aide en concertation avec votre supérieur.

Ce que vous apportez

Vous avez terminé une formation initiale commerciale CFC en Suisse ou une formation d'assistante médicale de pratique CFC. Vous aimez travailler avec des chiffres et des données, formulez de manière compréhensible et traitez les informations confidentielles avec soin.

Vous avez l'habitude de gérer différentes tâches de manière autonome. En cas d'incertitude, vous posez des questions ciblées et suivez le dossier jusqu'à ce qu'une solution soit trouvée. Dans le contact personnel, vous abordez les gens de manière ouverte, respectueuse et serviable.

Une expérience dans le domaine social ou de la santé est un avantage. Des connaissances dans le domaine IVSE ne sont pas exigées ; vous pourrez rapidement vous familiariser avec les procédures particulières et nos processus internes grâce à une grande capacité de compréhension.

Ce que nous vous offrons

• Un domaine de tâches propre avec des responsabilités et la possibilité de participer à la conception des processus.
• Des possibilités de formation continue interne et une participation aux formations continues externes.
• Au moins cinq semaines de vacances, six semaines à partir de 50 ans et sept semaines à partir de 60 ans.
• Une part employeur de 60 % des cotisations à la caisse de pension.
• Une répartition de votre taux d'activité convenue ensemble, pour laquelle nous pouvons prendre en compte les besoins individuels et familiaux - par exemple un début de travail après l'entrée à l'école des enfants.

Idéalement, vous répartissez votre taux d'activité sur autant de jours de la semaine que possible. Le temps de réception de 8.00 à 16.00 heures constitue le cadre de la planification commune des interventions.

Intéressé(e) ?

Envoyez vos documents par e-mail, avec l'objet « Bewerbung Vorname Nachname, SAK/E, Sozjobs ».

Veuillez formater vos documents au format PDF. Nous avons besoin des fichiers suivants de votre part :

1. Curriculum vitae
2. Diplômes/certificats (tous dans le même document, le plus ancien en premier)
3. Certificats de travail (tous dans le même document, le plus récent en premier)

Comme nous partons du principe que vous êtes compétent(e) jusqu'au bout des cheveux, nous n'avons pas besoin de lettre de motivation de votre part :-)

Votre personne de contact est Aljoscha Nyima, président de la direction, 052 630 66 00