Receptionist & Assistant Administrative

Receptionist & Assistant(e) Administrative
Orario: 08:00 - 12:00 - 13:00 - 17:00
Il vostro ruolo:
Vero pilastro dell'accoglienza e del buon funzionamento dell'ufficio, assicurate una presenza professionale, calorosa ed efficiente, fornendo al contempo un supporto amministrativo polivalente a tutta l'organizzazione.
Responsabilità:
Accoglienza & comunicazione
Gestire le chiamate telefoniche e le e-mail in entrata con professionalità.
Accogliere i visitatori con cortesia e indirizzarli ai giusti interlocutori.
Gestione amministrativa & logistica
Ricezione, smistamento, distribuzione e invio della posta, pacchi, ecc.
Monitoraggio delle forniture per ufficio, delle carte di parcheggio, ecc.
Coordinamento della manutenzione dei locali e dei fornitori esterni.
Organizzazione di riunioni, prenotazione di sale e coordinamento degli spostamenti.
Supporto operativo & eventi
Supporto al team di direzione per la gestione di corrispondenze riservate e il coordinamento di eventi.
Organizzazione di attività interne (conferenze, team building, ecc.).
Redazione di verbali di riunione chiari e sintetici.
Supporto HR & legale
Partecipazione all'integrazione dei nuovi collaboratori presso la sede.
Preparazione di documenti amministrativi e legali semplici.
Monitoraggio del rispetto delle procedure interne e delle norme regolamentari.
Competenze chiave
Relazionali: Senso dell'accoglienza, ascolto attivo, diplomazia, discrezione.
Organizzative: Rigore, puntualità, gestione delle priorità e degli imprevisti.
Linguistiche: Padronanza del francese, del tedesco e dell'inglese (orale e scritto). L'italiano è un plus.
Tecniche: Buona padronanza degli strumenti informatici (Word, Excel, Outlook).
Indicatori di performance
Qualità dell'accoglienza: Soddisfazione dei visitatori e degli interlocutori.
Efficacia amministrativa: Rispetto delle scadenze e affidabilità dei risultati.
Polivalenza: Capacità di gestire più missioni simultaneamente con calma e metodo. jpidd8fa3c7jm jpit0833jm jpiy26jm