Office Assistant 60% per 6 mesi

• 16 septembre 2026
• 60%
• Indépendant
• Genève

Per sostenere le proprie operazioni durante un periodo temporaneo, cercano un Office Assistant esperto e orientato al servizio per garantire il buon funzionamento dell'ufficio fornendo al contempo un supporto amministrativo di alta qualità alla direzione generale e alle parti interessate interne.

Office Assistant 60 % per 6 mesi

Il nostro cliente è un'azienda di beni di consumo di massa (FMCG).

Missioni

Riportando al Direttore Generale, l'Office Assistant giocherà un ruolo chiave nel mantenere un ambiente di lavoro efficiente, organizzato e accogliente. Agendo come punto di contatto centrale per i dipendenti, i visitatori e i partner esterni, questo ruolo combina coordinamento dell'ufficio, supporto amministrativo e gestione delle strutture.

Responsabilità principali ##

Operazioni d'ufficio e gestione delle strutture ###

• Fungere da primo punto di contatto per dipendenti, visitatori, fornitori e chiamate in entrata.
• Assicurare il buon funzionamento quotidiano dell'ambiente d'ufficio.
• Gestire le forniture per ufficio, la cancelleria e l'attrezzatura di lavoro.
• Coordinare le richieste di manutenzione, i servizi di pulizia, i corrieri e altri fornitori legati all'ufficio.
• Supervisionare l'accesso alla sicurezza, l'assegnazione dei parcheggi e l'amministrazione generale delle strutture.
• Assicurarsi che gli spazi d'ufficio rimangano professionali, organizzati e pienamente operativi.

Supporto amministrativo ###

• Fornire un supporto amministrativo completo al Direttore Generale.
• Coordinare calendari, riunioni e arrangements di viaggio.
• Preparare presentazioni, rapporti, corrispondenza e documenti commerciali.
• Supportare vari dipartimenti nelle attività amministrative e organizzative.
• Mantenere sistemi di archiviazione precisi e gli archivi aziendali.
• Effettuare l'inserimento dati e la gestione documentale secondo le necessità. [Assistant de bureau | PDF]

Coordinamento fornitori e budget ###

• Gestire le relazioni con i fornitori di servizi esterni e i fornitori.
• Aiutare nella revisione delle fatture e nel monitoraggio amministrativo del budget.
• Monitorare le spese legate all'ufficio e supportare le iniziative di controllo dei costi.
• Assicurare il trattamento tempestivo delle richieste legate all'ufficio e alle strutture.

Riunioni, viaggi ed eventi ###

• Organizzare riunioni interne e appuntamenti esterni.
• Coordinare trasferte professionali, alloggio e logistica associata.
• Supportare la pianificazione e l'esecuzione di eventi aziendali e attività di team.
• Assicurare una gestione efficace delle sale riunioni e delle disposizioni di accoglienza.

Posta e corrispondenza ###

• Gestire la posta in entrata e in uscita, i pacchi e le consegne dei corrieri.
• Coordinare la comunicazione con le parti interessate interne ed esterne.
• Trattare le informazioni riservate con discrezione e professionalità.

Profilo del candidato

Esperienza ###

• Minimo 5 anni di esperienza come Office Assistant, Coordinatore d'ufficio, Assistente di direzione o posizione simile di supporto amministrativo.
• Precedente esperienza in un ambiente internazionale, aziendale o a ritmo sostenuto.
• Una solida esperienza nel supporto alla direzione è considerata un vantaggio distintivo.

Competenze e attitudini ###

• Eccellenti capacità organizzative e di multitasking.
• Grande attenzione ai dettagli e capacità di dare priorità in modo efficace.
• Approccio orientato al servizio e spirito proattivo.
• Eccellenti capacità interpersonali e comunicative.
• Capacità di lavorare in modo autonomo collaborando efficacemente con diverse parti interessate.
• Atteggiamento positivo, flessibilità e volontà di contribuire oltre le responsabilità principali.
• Alto livello di discrezione e professionalità.

Competenze tecniche ###

• Padronanza della suite Microsoft Office, in particolare Outlook, Word, PowerPoint ed Excel.
• Esperienza con SharePoint e i sistemi di gestione documentale.
• Solide capacità amministrative e organizzative.

Lingue ###

• La fluidità in francese e inglese è essenziale.
• Ulteriori lingue europee sarebbero un plus.

Condizioni e vantaggi

Tipo di contratto: Contratto a tempo determinato (6 mesi)
Orario di lavoro: 60 % (4 giorni a settimana)
Data di inizio: Preferenza per disponibilità immediata