Assistente di progetto fotovoltaico

Assistente di progetto fotovoltaico

1. Ragione d'essere della posizione

In GTS, il project manager è il garante tecnico, finanziario e contrattuale dei suoi cantieri. Di fatto, una parte importante del suo tempo è assorbita da compiti amministrativi, di coordinamento e di monitoraggio documentale: pratiche di sovvenzione, comunicazioni al gestore di rete, ordini di materiale, solleciti, pianificazione, archiviazione, fatturazione.
La posizione di assistente di progetto è creata per assumere questi compiti in modo strutturato e affidabile, affinché il project manager possa concentrarsi su ciò che solo lui può fare: la progettazione tecnica, la negoziazione, la relazione con il cliente e il controllo dei costi e dei tempi.
L'obiettivo della posizione, formulato semplicemente:
«Nessun progetto deve subire ritardi, perdere denaro o perdere una sovvenzione per motivi amministrativi o organizzativi.»

1. Posizionamento nell'organizzazione

Superiore gerarchico: Il project manager al quale l'assistente è raggruppato. Egli stabilisce le priorità, convalida le decisioni e valuta le prestazioni.
Interlocutori interni: Ufficio tecnico / preventivatori (dimensionamento, piani, offerte) Acquisti e logistica (ordini, consegne, stock) Capisquadra e montatori (pianificazione, preparazione del cantiere) Amministrazione, contabilità e RH (fatturazione, contratti, ore) Direzione (reporting, arbitrati)
Interlocutori esterni: Clienti (privati, amministrazioni, imprese, enti locali) Gestori di rete di distribuzione (GRD) Pronovo, ESTI, servizi comunali e cantonali Fornitori, trasportatori, noleggiatori Subappaltatori (elettricisti, lattonieri, gruisti, ponteggiatori) Architetti, studi di ingegneria, direzioni lavori
Sostituzione: Assicura la continuità del monitoraggio amministrativo dei progetti durante le assenze del project manager, nei limiti di delega definiti al capitolo 6.
Evoluzione possibile: Verso una posizione di project manager junior dopo l'acquisizione di competenze tecniche, o verso una funzione di coordinamento amministrativo multi-progetto.
La posizione non ha responsabilità gerarchica.

1. Missione generale

L'assistente di progetto assicura il buon andamento amministrativo, documentale e organizzativo dei progetti fotovoltaici affidati al suo project manager, dalla firma del contratto fino alla chiusura della pratica, coprendo l'intero portafoglio GTS: residenziale, grandi coperture, industriale e agricolo, nonché le pratiche di offerta e appalti pubblici.
Questa missione si articola in sei assi:
Gestione della pratica: Ogni progetto dispone in ogni momento di un fascicolo aggiornato, completo e consultabile da un terzo senza spiegazioni orali.
Iter regolamentari: Tutte le comunicazioni, le autorizzazioni e le richieste di sovvenzione sono depositate nei termini e monitorate fino all'ottenimento.
Approvvigionamento: Il materiale e i mezzi sono ordinati, confermati e disponibili prima dell'apertura del cantiere.
Coordinamento e comunicazione: Clienti, subappaltatori e team interni dispongono delle informazioni utili al momento giusto; nessuna richiesta rimane senza risposta.
Monitoraggio finanziario e chiusura: Gli acconti e le fatturazioni sono emessi al momento opportuno, gli scostamenti di costo sono segnalati precocemente, le pratiche sono chiuse correttamente.
Processi e qualità dei dati: I processi interni sono applicati come definiti e i dati degli strumenti interni sono completi, esatti e aggiornati.

1. Responsabilità dettagliate per fase di progetto

Le attività di seguito costituiscono il riferimento della funzione. Non tutte si applicano a ogni progetto: il project manager precisa il perimetro all'avvio di ogni affare.
Avvio del progetto (dall'ordine all'inizio)
Aprire la pratica di progetto nell'ERP e sul server: struttura di archiviazione, numero di cantiere, scheda cliente, budget di riferimento.
Controllare la completezza della pratica ricevuta dal preventivazione: offerta firmata, piani, calepinata, calcolo della produzione, schede tecniche, condizioni particolari.
Identificare con il project manager i punti aperti e i rischi noti, e tenerne l'elenco aggiornato.
Stabilire il retroplanning amministrativo del progetto: date di deposito, tempi di elaborazione delle autorità, tempi di consegna, milestone del cantiere.
Inviare la conferma d'ordine e l'interlocutore di riferimento al cliente; trasmettere la pratica al cliente nella forma concordata.
Convocare e preparare la riunione di avvio interna (ufficio tecnico, caposquadra, acquisti): ordine del giorno, documenti, punti decisionali.
Iter regolamentari e sovvenzioni
Preparare e depositare la richiesta di allacciamento e la comunicazione di installazione di produzione presso il gestore di rete (GRD) interessato; seguire l'accordo di allacciamento.
Preparare le comunicazioni e le autorizzazioni legate all'installazione elettrica secondo l'OIBT; coordinarsi con l'elettricista autorizzato e, se necessario, l'ESTI.
Costituire e depositare le richieste di sovvenzione Pronovo (retribuzione unica); seguire l'avanzamento, rispondere alle richieste di integrazione, controllare il versamento.
Gestire le richieste di sovvenzioni e programmi cantonali o comunali applicabili al progetto.
Preparare i fascicoli per l'autorizzazione edilizia o la comunicazione alla polizia delle costruzioni quando il progetto lo richiede; seguire i termini di pubblicazione e le eventuali opposizioni.
Raccogliere gli elementi relativi alla protezione antincendio e ai requisiti AEAI, nonché le comunicazioni assicurative dell'edificio quando richieste.
Preparare i documenti relativi a un raggruppamento di consumo proprio (RCP) o a una comunità elettrica locale (CEL) quando il progetto ne prevede uno: convenzioni, liste dei partecipanti, dati di misurazione.
Tienere un cruscotto delle pratiche in corso: autorità, data di deposito, termine previsto, stato, prossimo sollecito.
Sollecitare sistematicamente le autorità e i partner prima della scadenza dei termini,