Office Assistant 60% per 6 mesi

Ref 2579118 | Date: 16 Sept 2026

Michael Page

Per sostenere le proprie operazioni durante un periodo temporaneo, cercano un Office Assistant esperto e orientato al servizio per garantire il regolare funzionamento dell'ufficio fornendo al contempo un supporto amministrativo di alta qualità al senior management e agli stakeholder interni.

Office Assistant 60% per 6 mesi

Il nostro cliente è un FMCG.

Missions

Riportando al General Manager, l'Office Assistant svolgerà un ruolo chiave nel mantenere un ambiente di lavoro efficiente, organizzato e accogliente. Agendo come punto di contatto centrale per dipendenti, visitatori e partner esterni, questa posizione combina responsabilità di coordinamento dell'ufficio, supporto amministrativo e gestione delle strutture.

Key Responsibilities
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Office Operations & Facilities Management

• Agire come primo punto di contatto per dipendenti, visitatori, fornitori e chiamate in entrata.
• Garantire il regolare funzionamento quotidiano dell'ambiente d'ufficio.
• Gestire le forniture dell'ufficio, la cancelleria e le attrezzature del posto di lavoro.
• Coordinare le richieste di manutenzione, i servizi di pulizia, i corrieri e altri fornitori legati all'ufficio.
• Supervisionare l'accesso alla sicurezza, l'assegnazione dei parcheggi e l'amministrazione generale delle strutture.
• Garantire che gli spazi dell'ufficio rimangano professionali, organizzati e pienamente operativi.

Administrative Support

• Fornire un supporto amministrativo completo al General Manager.
• Coordinare calendari, riunioni e organizzazione dei viaggi.
• Preparare presentazioni, rapporti, corrispondenza e documenti commerciali.
• Supportare vari dipartimenti con compiti amministrativi e organizzativi.
• Mantenere sistemi di archiviazione e registri aziendali accurati.
• Svolgere attività di inserimento dati e gestione dei documenti come richiesto. [Office Assistant | PDF]

Vendor & Budget Coordination

• Gestire le relazioni con fornitori di servizi esterni e fornitori.
• Assistere nella revisione delle fatture e nel monitoraggio del budget amministrativo.
• Monitorare le spese relative all'ufficio e supportare le iniziative di controllo dei costi.
• Garantire l'elaborazione tempestiva delle richieste relative all'ufficio e alle strutture.

Meetings, Travel & Events

• Organizzare riunioni interne e appuntamenti esterni.
• Coordinare viaggi d'affari, alloggio e logistica correlata.
• Supportare la pianificazione e l'esecuzione di eventi aziendali e attività di team.
• Garantire una gestione efficiente delle sale riunioni e degli accordi di ospitalità.

Mail & Correspondence

• Gestire la posta in entrata e in uscita, i pacchi e le consegne dei corrieri.
• Coordinare la comunicazione con gli stakeholder interni ed esterni.
• Gestire informazioni riservate con discrezione e professionalità.

Profil du candidat

Experience

• Minimo 5 anni di esperienza in un ruolo di Office Assistant, Office Coordinator, Executive Assistant o supporto amministrativo simile.
• Precedente esperienza in un ambiente internazionale, aziendale o frenetico.
• Una solida esperienza nel supporto al senior management è considerata un vantaggio distinto.

Skills & Competencies

• Eccellenti capacità organizzative e di multitasking.
• Forte attenzione ai dettagli e capacità di dare priorità in modo efficace.
• Approccio orientato al servizio e mentalità proattiva.
• Eccellenti capacità interpersonali e comunicative.
• Capacità di lavorare in autonomia collaborando efficacemente con molteplici stakeholder.
• Atteggiamento positivo, flessibilità e volontà di contribuire oltre le responsabilità principali.
• Alto livello di discrezione e professionalità.

Technical Skills

• Competenza nell'uso della Microsoft Office Suite, in particolare Outlook, Word, PowerPoint ed Excel.
• Esperienza nell'uso di SharePoint e sistemi di gestione documentale.
• Forti capacità amministrative e organizzative.

Languages

• La fluidità in francese e inglese è essenziale.
• Ulteriori lingue europee sarebbero un valore aggiunto.

Conditions et Avantages

Contract Type: Fixed-Term Contract (6 Months)
Work Schedule: 60% (4 Days per Week)
Start Date: Immediate Availability Preferred

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