Assistente di team

• 03 ottobre 2026
• 100%
• Durata indeterminata
• Geneva

L-Institut des Nations Unies pour la recherche sur le désarmement (UNIDIR) è un'istituzione autonoma finanziata su base volontaria all'interno delle Nazioni Unite. Uno dei rari istituti politici al mondo focalizzati sul disarmo, l-UNIDIR genera conoscenza e promuove il dialogo e l'azione in materia di disarmo e sicurezza. Con sede a Ginevra, l-UNIDIR aiuta la comunità internazionale a sviluppare idee pratiche e innovative necessarie per trovare soluzioni a problemi di sicurezza critici.

Responsabilità

Nei limiti dell'autorità delegata, l'Assistente di team sarà responsabile delle seguenti mansioni:

• Svolge un'ampia gamma di funzioni di supporto d'ufficio e amministrative per diversi programmi dell'UNIDIR.
• Risponde o redige risposte alla corrispondenza corrente e altre comunicazioni; utilizza un software di elaborazione testi standard per produrre una grande varietà di documenti e rapporti voluminosi e complessi.
• Monitora i processi e i calendari relativi ai risultati, prodotti, compiti, ecc. dell'unità; ove necessario, aiuta nella verifica della ricezione e dell'esattezza dei documenti richiesti, approvazioni, firme, ecc., al fine di garantire la conformità ai requisiti legali, finanziari e altri pertinenti.
• Ricerca, compila e organizza informazioni e documenti di riferimento provenienti da diverse fonti per rapporti, piani di lavoro, studi, briefing, riunioni e conferenze, ecc.
• Genera vari rapporti statistici standard e altri, ordini di lavoro, ecc., utilizzando diversi database.
• Rilegge i documenti e modifica i testi per verificarne l'esattezza, la grammatica, la punteggiatura e lo stile, nonché il rispetto degli standard di formattazione stabiliti.
• Avvia il pagamento delle fatture dei contraenti e monitora i pagamenti.
• Fornisce supporto segretariale, amministrativo e logistico per riunioni, consigli, comitati, conferenze, ecc.
• Aiuta nella preparazione dei supporti di presentazione utilizzando le tecnologie e i software appropriati.
• Mantiene calendari e programmazioni; monitora i cambiamenti e comunica le informazioni pertinenti al personale appropriato all'interno e all'esterno dell'unità di lavoro immediata.
• Svolge funzioni di inserimento ed estrazione dati.
• Esamina, registra, distribuisce e/o tratta la posta e altri documenti; assicura il monitoraggio delle azioni in corso.
• Aggiorna e mantiene ampie liste di distribuzione; monitora, prepara e distribuisce vari documenti e rapporti, se possibile in formati elettronici; gestisce gli accordi per la stampa e la traduzione secondo le necessità; coordina gli accordi di spedizione, servizi di corriere, ecc.
• Svolge compiti amministrativi generali (ad esempio registrazione di ferie e presenze, organizzazione di riunioni e altri eventi, prenotazioni, monitoraggio del budget), inclusa la preparazione e/o l'elaborazione di richieste e documenti amministrativi (ad esempio requisizioni, buoni d'ordine, richieste di viaggio, contratti, autorizzazioni di spesa, richieste di visto).
• Mantiene i dossier (cartacei ed elettronici) e i database per l'unità di lavoro.
• Aiuta a fornire supporto software e hardware d'ufficio.
• Fornisce consulenza al personale meno esperto sui processi e le procedure d'ufficio generali, le applicazioni informatiche, ecc.
• Svolge altri compiti assegnati.

Programmazione del lavoro proposta

Un piano di lavoro sarà concordato nelle prime due settimane del contratto. L'Assistente di team avrà riunioni regolari con il proprio superiore diretto al fine di definire le missioni nel piano di lavoro e monitorare i progressi. Informerà il proprio superiore diretto e il personale interessato in caso di problemi riguardanti il rispetto delle scadenze concordate.

Indicatori di prestazione

L'Assistente di team sarà valutato secondo il piano di lavoro concordato e in conformità con le direttive di valutazione delle prestazioni del personale delle Nazioni Unite.

Competenze

L'Assistente di team deve dimostrare i valori fondamentali delle Nazioni Unite: professionalità, integrità e rispetto della diversità. Inoltre, dovrà dimostrare le seguenti competenze:

• Professionalità: Conoscenza del supporto generale d'ufficio e amministrativo, inclusi i processi, le politiche e le procedure amministrative; dimostra orgoglio nel proprio lavoro e nei propri risultati; dimostra competenza professionale e padronanza della materia; è scrupoloso ed efficace nel rispetto degli impegni, delle scadenze e del raggiungimento dei risultati; è motivato da preoccupazioni professionali piuttosto che personali; dimostra perseveranza di fronte a problemi o sfide difficili; mantiene la calma in situazioni stressanti.
• Lavoro di squadra: Lavora in collaborazione con i colleghi per raggiungere gli obiettivi organizzativi; richiede contributi valorizzando sinceramente le idee e le competenze degli altri; è disposto ad imparare dagli altri; pone l'agenda del team prima dell'agenda personale; sostiene e agisce in conformità con la decisione finale del gruppo, anche se tali decisioni non riflettono interamente la propria posizione; condivide il merito dei risultati del team e accetta la responsabilità congiunta per le mancanze del team.
• Pianificazione e organizzazione: Sviluppa obiettivi chiari coerenti con le strategie concordate; identifica le attività e le missioni prioritarie; adegua le priorità in base alle necessità; alloca il tempo e le risorse appropriati per completare il lavoro; anticipa i rischi e prevede misure di contingenza durante la pianificazione; monitora e adegua i piani e le azioni se necessario; utilizza il tempo in modo efficiente.
• Orientamento al cliente: Considera tutti coloro ai quali i servizi sono