Assistente Esecutivo & Operazioni di Ufficio

PANORAMA Physical AI, un modello reale del mondo, è la prossima opportunità da un trilione di dollari e un pilastro fondamentale per l'energia, la robotica e la superintelligenza. In Jua stiamo costruendolo ora. I nostri modelli sono già in esecuzione su quattro continenti e aiutano a fornire la potenza energetica necessaria per supportare un'intelligenza sempre più grande. Stiamo radunando un team di classe mondiale di ricercatori e menti imprenditoriali per trasformare questo modello in realtà a scala globale. Se vuoi l'opportunità della tua vita, vieni a costruire Physical AI con noi. COSA CERCHIAMO Stiamo cercando un professionista di Assistente Esecutivo & Operazioni di Ufficio per rimuovere gli ostacoli dalla gestione quotidiana del team di leadership e proteggere il loro tempo. Sarai il responsabile della gestione dei calendari complessi, dei viaggi internazionali, delle operazioni di ufficio, del supporto amministrativo e della logistica in un ambiente in rapida evoluzione. Questo ruolo richiede un forte giudizio, eccezionali capacità di priorità e la capacità di operare in modo indipendente. Dovresti anche essere a tuo agio con le automazioni, gli agenti di intelligenza artificiale o i sistemi leggeri per migliorare l'efficienza. Questo ruolo è ideale per chi prospera in ambienti ad alta pressione e si diverte a prendere il comando. Prosperrerai in questo ruolo se sei energizzato dall'aiutare le persone ambiziose a operare al loro meglio. RESPONSABILITÀ E COMPITI - Sarai il responsabile della gestione dei calendari complessi e proteggerai il tempo degli esecutivi bilanciando le priorità in evoluzione, gli orari di viaggio e le richieste concorrenti - Coordinerai le riunioni interne ed esterne attraverso più fusi orari, servendo come coordinatore professionale e affidabile per clienti, investitori, membri del consiglio di amministrazione e stakeholder senior - Coordinerai i viaggi nazionali e internazionali, compresi voli, alloggio, visti, trasporti, itinerari, parcheggio e pianificazione di emergenza - Supporterai la logistica delle relazioni con il consiglio di amministrazione e gli investitori, compresa la pianificazione, la coordinazione delle riunioni e il supporto amministrativo - Gestirai le operazioni di ufficio, compresi rifornimenti di ufficio, strutture, manutenzione, coordinamento dei fornitori, pranzi e logistica quotidiana di ufficio - Supporterai la logistica di onboard e offboard, compresa la consegna di attrezzature e il tracciamento degli asset - Pianificherai e coordinerai gli eventi fuori sede, le conferenze, gli eventi di squadra e altre iniziative aziendali ad hoc e logistica - Anticiperai i problemi prima che si verifichino e risolverai proattivamente le sfide operative e logistiche per mantenere tutto in funzione senza problemi - Fornirai supporto operativo e amministrativo ad hoc come necessario NECESSARIO - 4-7 anni di esperienza come Assistente Esecutivo o Office Manager in un ambiente di startup in rapida evoluzione - Esperienza nel supporto agli esecutivi di livello C e ai fondatori con la pianificazione e le richieste concorrenti - Capacità organizzative eccezionali e attenzione ossessiva ai dettagli - Forti capacità di comunicazione scritta e verbale in inglese. La conoscenza del tedesco è un plus - Esperienza nella coordinazione di viaggi internazionali complessi, logistica, visti e itinerari - Esperienza nella coordinazione di riunioni di stakeholder senior attraverso i fusi orari, comprese riunioni di leadership, consiglio di amministrazione, clienti o investitori - Forte giudizio, discrezione e capacità di gestire informazioni altamente riservate - Capacità di gestire più priorità simultaneamente restando calmo - Capacità di operare nell'ambiguità e di prendere decisioni indipendenti sagge - Forti capacità di priorità e la fiducia di proteggere il tempo e la concentrazione degli esecutivi - Capacità di sperimentare con strumenti, automazioni, agenti, integrazioni o sistemi leggeri per ridurre l'attrito e migliorare l'efficienza - Forte orientamento all'esecuzione e volontà di andare oltre la descrizione del lavoro per ottenere risultati - Familiarità con strumenti come Google Workspace, Slack, Notion e sistemi di produttività simili In Jua, coltiviamo una cultura delle prestazioni e valorizziamo le persone che incarnano le nostre convinzioni di servizio e avventura. Prioritizziamo l'agilità, operando alla velocità dell'orologio più alta per adattarci rapidamente al cambiamento. Innoviamo per conto dei nostri utenti e sfruttiamo la supremazia dei dati per mantenere il nostro vantaggio competitivo. Attraverso una comunicazione chiara e una presa di decisioni basata sui fatti, garantiamo l'allineamento nella nostra ricerca dell'eccellenza. Con questi principi, ci proponiamo di creare un'organizzazione focalizzata sul cliente e centrata sul valore che stabilisce nuovi standard nel settore. Valorizziamo le prospettive uniche che ogni individuo porta al tavolo e crediamo che abbracciare sfondi e esperienze diversi arricchisca il nostro percorso collettivo verso la crescita e il successo.