Assistente di ufficio e finanza al 50%

• Coordinate processi HR, eventi, viaggi e interazioni con gli stakeholder • Fornire supporto amministrativo e finanziario dall'inizio alla fine A proposito del nostro cliente ## Il nostro cliente è un'organizzazione internazionale. Descrizione del lavoro ## Supporto finanziario e di sovvenzioni • Assistere con il monitoraggio del budget e il controllo delle spese di progetto • Supportare le attività di reporting finanziario (incluse retribuzioni, fatture e spese) • Contribuire alle previsioni finanziarie e alla preparazione del budget • Gestire i processi di acquisto e il follow-up delle spese Amministrazione del personale e HR • Supportare i processi di reclutamento e la preparazione della documentazione di assunzione • Coordinate le attività di onboarding e offboarding per il personale e i collaboratori • Mantenere i registri del personale e tenere traccia delle assenze, dei contratti e dei processi amministrativi di ciclo di vita • Fornire supporto amministrativo per i ricercatori visitatori, gli stagisti e il personale temporaneo Supporto esecutivo e amministrativo • Gestire i calendari, pianificare le riunioni e coordinare gli appuntamenti per il personale senior • Fornire supporto amministrativo generale per garantire il regolare funzionamento del team Coordinamento degli eventi e dei viaggi • Organizzare riunioni, workshop, seminari e conferenze • Coordinare gli accordi di viaggio, incluse la logistica e i rimborsi • Supportare l'organizzazione degli eventi interni e delle attività di squadra Supporto per la mobilità e i visitatori • Facilitare l'arrivo e l'integrazione del personale e dei visitatori internazionali • Assistere con le domande di visto, l'alloggio e gli accordi di assicurazione sanitaria • Gestire la logistica dei viaggi per gli ospiti e i collaboratori Coordinamento e collegamento • Agire come punto di contatto con i dipartimenti interni e i partner esterni • Coordinare con gli enti di finanziamento e i servizi amministrativi come richiesto Il candidato di successo ## • Esperienza comprovata in un ruolo di supporto amministrativo, idealmente all'interno di un ambiente internazionale, accademico o di ricerca • Forti capacità organizzative e di multitasking, con attenzione ai dettagli • Mentalità proattiva e orientata al servizio, con la capacità di lavorare in modo indipendente • Fluente in francese e inglese (scritto e parlato) • Ottimo comando degli strumenti Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) • Forti capacità interpersonali con la capacità di lavorare in un ambiente multiculturale Cosa offriamo ## Ruolo al 50% con sede a Ginevra. Citare il riferimento lavoro JN-062026-7036819 Funzione del lavoro Supporto ufficio e gestione Specializzazione Assistente esecutivo Settore Non profit Posizione Ginevra Tipo di contratto Permanente Riferimento lavoro JN-062026-7036819