Executive Assistant CIO & Office Manager 70%

Posto che combina un ruolo di Executive Assistant al CIO e di Office Manager, assicurando un supporto esecutivo (agenda, comitati, spostamenti) nonché la gestione delle operazioni quotidiane dell'ufficio. Il posto richiede organizzazione, proattività e capacità di gestire più priorità in un ambiente esigente. Executive Assistant CIO & Office Manager 70% Società svizzera indipendente attiva nel settore finanziario, stabilita nella regione di Losanna. Compiti Executive Assistant al CIO : Gestione proattiva e completa dell'agenda del CIO, con priorizzazione strategica degli obiettivi. Organizzazione e coordinamento degli organi di governance (Investment Committee, Boards) : preparazione degli ordini del giorno, gestione degli inviti e produzione dei materiali. Preparazione, formattazione e rilettura di presentazioni e documenti destinati a parti interessate di alto livello. Gestione delle comunicazioni : selezione delle email, stesura di lettere e monitoraggio delle azioni. Organizzazione degli spostamenti del CIO dall'inizio alla fine (prenotazioni, visti, itinerari, note spese). Coordinamento con gli interlocutori interni (Heads of Departments) e esterni. Monitoraggio delle scadenze, dei progetti e dei deliverable strategici. Organizzazione di eventi chiave (Investment Days). Office Management & Support Amministrativo : Sorveglianza delle operazioni quotidiane dell'ufficio (accoglienza, gestione dei fornitori, manutenzione). Coordinamento dei servizi generali (pulizia, facility management, fornitori). Gestione degli accessi, badge e posti auto. Supporto amministrativo globale (gestione dei calendari, comunicazioni interne, trattamento della posta). Gestione dei rifornimenti e monitoraggio delle scorte. Partecipazione ai processi di onboarding (installazione, materiale, accesso ai sistemi). Profilo del candidato In qualità di Executive Assistant & Office Manager, avete il seguente profilo : Esperienza : Minimo 5 anni in un posto simile (Executive Assistant / Personal Assistant). Esperienza nei servizi finanziari, banca o ambiente regolato. Esposizione al supporto di un senior executive (ideale CIO o equivalente). Esperienza in governance o supporto di boards/comitati. Competenze : Ottima padronanza di Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams). Ottimo livello di inglese e francese richiesto. Capacità avanzate nella produzione di presentazioni professionali. Organizzazione eccezionale e gestione delle priorità. Ottime competenze relazionali e comunicative. Forte discrezione e senso della riservatezza. Proattività e capacità di anticipazione. Capacità di lavorare sotto pressione con affidabilità. Spirito di squadra con autonomia. Condizioni e Vantaggi Il nostro cliente vi offre : Un posto permanente in un'azienda ben stabilita. 5 settimane di vacanza per un buon equilibrio lavoro-vita privata. Un'atmosfera professionale e collaborativa. La possibilità di contribuire attivamente al buon funzionamento e all'efficacia delle operazioni quotidiane. jpid4098527jm jpit0728jm jpiy26jm