Receptionist / Office Management Assistant/ Manager 80 - 100 % (w/m)

Bolder Group è un fornitore boutique di servizi fiduciari e societari altamente rispettato, che serve famiglie ultra-high net worth da tutto il mondo.

Cerchiamo una persona qualificata per rafforzare il nostro team di Office Management.

Receptionist / Office Management Assistant/ Manager 80 - 100 % (w/m)

Compiti

• Organizzare Teams Calls
• Moderare Team Calls durante le riunioni interne, essendo in grado di utilizzare tutte le funzionalità di Teams, incluso la condivisione dello schermo e l'uso delle funzioni di trascrizione di Teams.
• Capacità di programmare riunioni in modo efficiente da Outlook, sapere come utilizzare le funzioni di Outlook, come la funzione Scheduler Assistant
• La conoscenza di Nav1 e/o SharePoint è un plus
• Competenza informatica e voglia di imparare nuovi software
• Essere il volto principale alla reception, far sentire i visitatori i benvenuti, preparare caffè, acqua ecc. e accompagnare i clienti nelle sale riunioni
• Mantenere le sale riunioni
• Organizzare tutta la posta in arrivo (incluso timbrare, ordinare corrieri e inoltrare la posta ai clienti) Manutenzione delle applicazioni dell'ufficio (stampanti, macchina del caffè, distruggi documenti, ecc.)
• Mantenere la cucina
• Assicurare il regolare flusso delle chiamate telefoniche
• Fotocopiare, scansionare e completare documenti
• Rendicontazione delle spese, registrazione spese di viaggio, cassa piccola
• Programmazione e pianificazione di appuntamenti e viaggi
• Gestione della corrispondenza in tedesco e inglese
• Organizzazione di Legalizzazioni / Apostille
• Supporto agli eventi aziendali, pianificazione di riunioni in sede e fuori sede
• Organizzare i posti auto
• Portare la posta quotidianamente all'ufficio postale alle 17:15

Il vostro profilo

• Persona dinamica, capace di gestire un ambiente di lavoro internazionale e frenetico
• Autosufficiente, capace di avviare proattivamente i compiti in modo indipendente e disposta a iniziare subito
• Forti competenze Microsoft (Outlook, Teams, PowerPoint ed Excel di base)
• Competenza informatica e aperta a padroneggiare nuovi software
• Capacità di dare priorità ai compiti
• Persona organizzata con un sistema per tenere traccia dei compiti
• Discreta
• Motivata
• Capacità di lavorare in modo collaborativo in un team così come autonomamente
• Eccellenti competenze in tedesco e inglese (scritto e parlato); altre lingue sarebbero un plus

Cosa offriamo:

Un ambiente di lavoro internazionale dinamico e condizioni di impiego e benefit molto attraenti.

Interessati?

Restiamo in attesa della vostra lettera di candidatura con CV allegato e foto.

Bolder Trustees (Switzerland) AG

Lindenstrasse 16

6340 Baar

Mrs. Nadejda Krastanova

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