Executive Assistant to Chief International Officer

V-ZUG International Department ### V-ZUG è sinonimo di qualità e precisione svizzera. A livello internazionale ci muoviamo consapevolmente come un player di nicchia esigente: gli International Markets collegano la nostra sede principale a Zug con partner, mercati e Managing Directors in tutto il mondo. Insieme sviluppiamo passo dopo passo la nostra presenza - con un chiaro focus su mercati selezionati. Il nostro team è piccolo, il nostro raggio d'azione è grande. Pensiamo in modo strategico, agiamo in modo pragmatico e ci muoviamo quotidianamente in un ambiente tanto internazionale quanto dinamico. Percorsi decisionali brevi, una CIO con volontà di crescita e un team che si sostiene a vicenda - questa è la nostra realtà lavorativa. Cosa ti offre la posizione ### • Sei il pilastro centrale della CIO e contribuisci attivamente a dare forma alla sua quotidianità lavorativa: gestisci il calendario in modo proattivo, coordini i documenti per le firme dell'ExCo e ti assicuri che tutto funzioni senza intoppi sullo sfondo • Pianifichi e organizzi i meeting degli International Markets dalla A alla Z: dall'invito all'agenda fino al verbale - hai la visione d'insieme e la spinta affinché i meeting portino davvero risultati • Organizzi viaggi d'affari per la CIO e il team, così come le visite alla HQ di partner e Managing Directors - su misura, ponderate e pianificate nei minimi dettagli, inclusi programma, location e coordinamento con i mercati • Ti occupi della gestione delle spese della CIO e dei suoi riporti diretti, verifichi la conformità delle note spese e assicuri un processo di approvvigionamento SAP pulito • Sei responsabile dell'Office Management: dai materiali per l'ufficio e le forniture per i meeting alla corrispondenza e alla gestione del materiale di marketing e dei gadget per clienti e mercati • Pianifichi e accompagni i processi di onboarding e offboarding per i dipendenti - dalla configurazione IT all'introduzione strutturata nell'organizzazione - garantendo così una prima e un'ultima impressione professionale • Curi e sviluppi ulteriormente l'area Intranet e SharePoint degli International Markets e agisci come IT-Power-User: supporti la CIO e il team internazionale negli acquisti e sei il primo punto di contatto per domande e problemi tecnici • Ti coinvolgi attivamente in progetti speciali: supporti nelle presentazioni PowerPoint, raggruppi e consolidi informazioni da diverse fonti e, se necessario, assumi un ruolo fondamentale nei progetti - con un reale margine di manovra Cosa porti per la posizione ### • Hai una formazione commerciale conclusa o una formazione di base equivalente - ad esempio anche in ambito hospitality (ad es. scuola alberghiera). Un diploma di perfezionamento come Executive Assistant o Direktionsassistenz è un plus, ma non un obbligo • Sei esperto in tutto il cosmo Microsoft: utilizzi SharePoint, Copilot, Outlook, Word, Excel e PowerPoint in modo esperto ed efficiente - sai come usare davvero questi strumenti, non solo come azionarli • Comunichi correntemente in tedesco e inglese - sia scritto che orale. Altre lingue sono benvenute e rappresentano un vero plus in un ambiente internazionale • Sei orientato al servizio in tutto e per tutto: trovi soluzioni pragmatiche, mantieni la calma anche in situazioni turbolente e ti comporti professionalmente sia all'interno che all'esterno - come biglietto da visita della CIO e degli International Markets • Pensi e pianifichi in anticipo, agisci con iniziativa propria e sei pronto ad acquisire autonomamente know-how tecnico e professionale - la stasi non fa per te • Sei strutturato, sistematico e affidabile - le persone sanno che le cose che ti vengono affidate vengono svolte. E con la necessaria cura • Ti piace lavorare con le persone, sei alla mano nel rapporto con gli altri e sai rappresentare l'azienda professionalmente nei confronti di ospiti esterni, partner e mercati - con la giusta combinazione di affidabilità e cordialità