Executive Assistant to Chief International Officer

V-ZUG International Department ###

V-ZUG è sinonimo di qualità e precisione svizzera. A livello internazionale ci muoviamo consapevolmente come un player di nicchia esigente: gli International Markets collegano la nostra sede principale a Zug con partner, mercati e Managing Directors in tutto il mondo. Insieme sviluppiamo passo dopo passo la nostra presenza - con un chiaro focus su mercati selezionati.

Il nostro team è piccolo, il nostro raggio d'azione è grande. Pensiamo in modo strategico, agiamo in modo pragmatico e ci muoviamo quotidianamente in un ambiente tanto internazionale quanto dinamico. Percorsi decisionali brevi, una CIO con volontà di crescita e un team che si sostiene a vicenda - questa è la nostra realtà lavorativa.

Cosa ti offre la posizione ###

• Sei il pilastro centrale della CIO e contribuisci attivamente a dare forma alla sua quotidianità lavorativa: gestisci il calendario in modo proattivo, coordini i documenti per le firme dell'ExCo e ti assicuri che tutto funzioni senza intoppi sullo sfondo
• Pianifichi e organizzi i meeting degli International Markets dalla A alla Z: dall'invito all'agenda fino al verbale - hai la visione d'insieme e la spinta affinché i meeting portino davvero risultati
• Organizzi viaggi d'affari per la CIO e il team, così come le visite alla HQ di partner e Managing Directors - su misura, ponderate e pianificate nei minimi dettagli, inclusi programma, location e coordinamento con i mercati
• Ti occupi della gestione delle spese della CIO e dei suoi riporti diretti, verifichi la conformità delle note spese e assicuri un processo di approvvigionamento SAP pulito
• Sei responsabile dell'Office Management: dai materiali per l'ufficio e le forniture per i meeting alla corrispondenza e alla gestione del materiale di marketing e dei gadget per clienti e mercati
• Pianifichi e accompagni i processi di onboarding e offboarding per i dipendenti - dalla configurazione IT all'introduzione strutturata nell'organizzazione - garantendo così una prima e un'ultima impressione professionale
• Curi e sviluppi ulteriormente l'area Intranet e SharePoint degli International Markets e agisci come IT-Power-User: supporti la CIO e il team internazionale negli acquisti e sei il primo punto di contatto per domande e problemi tecnici
• Ti coinvolgi attivamente in progetti speciali: supporti nelle presentazioni PowerPoint, raggruppi e consolidi informazioni da diverse fonti e, se necessario, assumi un ruolo fondamentale nei progetti - con un reale margine di manovra

Cosa porti per la posizione ###

• Hai una formazione commerciale conclusa o una formazione di base equivalente - ad esempio anche in ambito hospitality (ad es. scuola alberghiera). Un diploma di perfezionamento come Executive Assistant o Direktionsassistenz è un plus, ma non un obbligo
• Sei esperto in tutto il cosmo Microsoft: utilizzi SharePoint, Copilot, Outlook, Word, Excel e PowerPoint in modo esperto ed efficiente - sai come usare davvero questi strumenti, non solo come azionarli
• Comunichi correntemente in tedesco e inglese - sia scritto che orale. Altre lingue sono benvenute e rappresentano un vero plus in un ambiente internazionale
• Sei orientato al servizio in tutto e per tutto: trovi soluzioni pragmatiche, mantieni la calma anche in situazioni turbolente e ti comporti professionalmente sia all'interno che all'esterno - come biglietto da visita della CIO e degli International Markets
• Pensi e pianifichi in anticipo, agisci con iniziativa propria e sei pronto ad acquisire autonomamente know-how tecnico e professionale - la stasi non fa per te
• Sei strutturato, sistematico e affidabile - le persone sanno che le cose che ti vengono affidate vengono svolte. E con la necessaria cura
• Ti piace lavorare con le persone, sei alla mano nel rapporto con gli altri e sai rappresentare l'azienda professionalmente nei confronti di ospiti esterni, partner e mercati - con la giusta combinazione di affidabilità e cordialità