Verantwortliche/r für administrative Koordination bei 80 %

Direkt unterstellt der Generalsekretärin Verantwortliche/r für administrative Koordination bei 80 % Direkt unterstellt der Generalsekretärin nehmen Sie eine zentrale Funktion innerhalb der Gemeindeverwaltung ein. Sie stellen die Koordination und die Nachverfolgung von transversalen administrativen Dossiers sicher und sind verantwortlich für die Organisation und das reibungslose Funktionieren des Gemeindepfängers, der aus zwei Mitarbeiterinnen besteht. Verantwortliche/r für administrative Koordination bei 80 % Aufgaben: \- Sicherstellung der Koordination und der administrativen Nachverfolgung von transversalen Dossiers der Gemeindeverwaltung; \- Organisation und Überwachung des Funktionsablaufs des Empfangs, Führung des Teams und Gewährleistung der Kontinuität und Qualität des Empfangs; \- Koordination der Postbearbeitung, der Terminfestlegung und des Informationsflusses innerhalb der Verwaltung; \- Sicherstellung der Verwaltung und der administrativen Nachverfolgung verschiedener kommunaler Leistungen, Bewilligungen und Verfahren; \- Vorbereitung und administrative Nachverfolgung von Sitzungen, Dossiers und Entscheidungen; \- Sicherstellung der ordnungsgemässen Nutzung und Aktualisierung der administrativen Managementtools, Datenbanken und internen Verfahren; \- Aktive Teilnahme an der Zuverlässigkeit, Vereinfachung und kontinuierlichen Verbesserung der administrativen Prozesse; \- Enge Zusammenarbeit mit der Generalsekretärin und den verschiedenen Diensten der Verwaltung. Erfahrung innerhalb einer öffentlichen Verwaltung, idealerweise einer Gemeinde, ist ein Vorteil. Besondere Ausübungsbedingungen: \- Diplom als/als Assistent/in der Geschäftsleitung oder ein als gleichwertig erachteter Universitätsabschluss; \- Nachgewiesene Berufserfahrung in einer administrativen Funktion, die Koordinationsverantwortung und Dossiernachverfolgung umfasst; \- Nachgewiesene Erfahrung oder Eignung in der Führung eines kleinen Teams; \- Exzellente Beherrschung der französischen Sprache, sowohl mündlich als auch schriftlich; \- Sehr gute Beherrschung der IT-Werkzeuge und Versiertheit im Umgang mit digitalen Umgebungen; \- Exzellente Organisationsfähigkeiten, Gewissenhaftigkeit und die Fähigkeit, mehrere Dossiers und Termine gleichzeitig zu verwalten; \- Selbstständigkeit, Eigeninitiative und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen; \- Kommunikationsstärke, Sinn für Zusammenarbeit und öffentlichen Dienst; \- Berufliche Diskretion und strikte Einhaltung der Vertraulichkeit. jpidbd5192djm jpit0834jm jpiy26jm