Recruiting Assistant oder Assistant - 100%

Mit mehr als 13'000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich bitte einige Minuten Zeit, um unsere Retrospektive 2025 einzusehen, indem Sie hier klicken. Die Direktion der Human Resources hat als Hauptmission die Sicherstellung der Entwicklung des Humankapitals der Institution im Hinblick auf die organisatorische Entwicklung. Sie strebt ständig danach, ihre Praktiken zu innovieren, herauszufordern und zu verbessern, während sie ihre Strategie auf der positiven Erfahrung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufbaut. Die HR-Politik der HUG basiert auf der Entwicklung von Kompetenzen und beruflichen Laufbahnen im Einklang mit den institutionellen Bedürfnissen und konzentriert sich auf die Berücksichtigung der Person, der Work-Life-Balance sowie der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. Der Service Talents et leadership hat als Team von HR-Spezialisten die Aufgabe, Talente anzuziehen, zu rekrutieren und zu binden und gleichzeitig die Entwicklung von HR-Prozessen und -Richtlinien zu unterstützen. Er bietet innovative Rekrutierungsprozesse, Führungskräfteentwicklungsprogramme, Managementtrainings sowie Karriereplanungsprogramme auf individueller und institutioneller Ebene an. Recruiting Assistant oder Assistant - 100% Innerhalb des Service Talents et leadership und infolge einer internen Entwicklung schließen Sie sich einem Team von 7 Personen an, die für die transversalen Rekrutierungsaktivitäten zuständig sind. In diesem Team im Aufschwung tragen Sie verschiedene Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit Attraktivität und Rekrutierung und tragen zur Entwicklung der Achsen der HR-Roadmap bei. Sie leisten umfassende Unterstützung für die fünf HR-Spezialisten in der Rekrutierung für alle Rekrutierungsaufträge, die in ihrem Verantwortungsbereich liegen. Während der Phase der Vorselektion stellen Sie die qualitative Analyse der eingegangenen Bewerbungen für transversale und volumenintensive Kampagnen sowie für spezifischere Mandate sicher. Sie begleiten die verschiedenen Schritte des Rekrutierungsprozesses, einschließlich der Planung von Vorstellungsgesprächen, dem Management von Fallstudien und der Beantwortung von Rückmeldungen; parallel dazu stellen Sie die Beantwortung aller eingegangenen Spontanbewerbungen in Papierform oder per E-Mail sicher. Zudem verwalten Sie den gesamten Prozess der Sommervertretungen, was während der Sommerperiode mehr als 1'000 Bewerbungen umfasst. In Ihrer Rolle stellen Sie die Ausschreibung der Stelle sicher, bewerten und orientieren die Bewerbungen und übernehmen das vertragliche Management aller rekrutierten Personen bis hin zur Erstellung der Arbeitszeugnisse; gelegentlich führen Sie ein Team von 4 Personen, die diesem Prozess gewidmet sind. Sie nehmen an der Organisation von Rekrutierungsveranstaltungen teil, wie z. B. Rekrutierungskampagnen, Fallstudien und Fachmessen, und tragen regelmäßig zu den Projekten des Dienstes bei. In regelmäßigen Abständen erstellen Sie Kennzahlen zu Ihrer Tätigkeit. Sie sind versiert im routinemäßigen Gebrauch von Excel für Pivot-Tabellen, Tracking-Listen, Serienbriefe etc. Sie weisen einen ausgezeichneten Servicegedanken gegenüber internen Kunden auf und pflegen einen qualitativen Kontakt zu den Bewerberinnen und Bewerbern, den Managern und den HR-Teams, indem Sie Lösungen identifizieren, die den Bedürfnissen entsprechen, während Sie die Einhaltung der institutionellen Rekrutierungspolitik und der Best Practices sicherstellen. Als Unterstützung für Ihre Kollegin Recruiting Assistant sind Sie eine Kontaktperson für die HR-Teams; Sie verwalten die Anfragen für mehr als 1000 Stellenausschreibungen pro Jahr, die von den Abteilungen und Direktionen stammen. Sie garantieren deren Veröffentlichung mit einer redaktionellen Qualität, die die Attraktivität und die Konformität mit den institutionellen Praktiken fördert. Sie beraten auch interne Teams bei der Verfassung von Stellenausschreibungen. Die Verwaltung der verschiedenen bei den HUG genutzten Rekrutierungskanäle (JobBoards, LinkedIn, Fachpresse) gehört im Rahmen der Stellvertretung zu Ihren Verantwortlichkeiten. In dieser Funktion analysieren Sie spezifische Veröffentlichungswünsche und leiten die damit verbundenen Schritte ein. Im Tandem leisten Sie Unterstützung für die Nutzerinnen und Nutzer der ATS SmartRecruiters, Sie können die Einweisung in die Plattform übernehmen und unterstützen die Mitglieder der HR-Abteilungen, indem Sie Probleme lösen, um eine optimale Nutzung des Tools zu gewährleisten. Wir bieten ein kollaboratives und anregendes Umfeld, ein aktives Team und die Teilnahme an ambitionierten HR-Projekten. Qualifikationen Sie verfügen über einen CFC als Kaufmann/Kauffrau, Kundenberater/Kundenberaterin oder einen als gleichwertig erachteten Abschluss. Der Nachweis als Ausbilder/Ausbilderin für Lernende ist ein Vorteil. Sie haben eine mindestens 2-jährige Erfahrung in der Verwaltung von Aktivitäten mit hohem Volumen, die verschiedene administrative Tätigkeiten und einen Kundenkontakt beinhalten. Sie haben in Tätigkeiten im Zusammenhang mit Rekrutierung oder Human Resources gearbeitet und sind es gewohnt, sich in einem schnellen Umfeld mit ausgeprägtem Kundenorientierungssinn zu bewegen. Sie beweisen Reaktionsfähigkeit bei der Bearbeitung der bei Ihnen eingehenden Anfragen und nehmen dabei einen sachlichen Ansatz ein. Sie verfügen zudem über eine ausgezeichnete Organisation und Priorisierung Ihrer Aktivitäten und zeigen Proaktivität, indem Sie Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren, die objektive Rekrutierungspraktiken und eine positive Bewerbererfahrung fördern; Sie achten auf ein hohes Qualitätsniveau mit ausgeprägter Liebe zum Detail. Eine exzellente Kommunikation und eine tadellose Kundenbeziehung sind erforderlich. Sehr gute redaktionelle Fähigkeiten in Französisch sind unerlässlich.