Executive Assistant

Unternehmensbeschreibung Über AbbVie Die Mission von AbbVie ist es, innovative Medikamente und Lösungen zu entdecken und bereitzustellen, die heutige schwerwiegende Gesundheitsprobleme lösen und die medizinischen Herausforderungen von morgen angehen. Wir streben danach, eine bemerkenswerte Wirkung auf das Leben von Menschen in mehreren wichtigen therapeutischen Bereichen zu haben, darunter Immunologie, Onkologie und Neurowissenschaften – sowie Produkte und Dienstleistungen in unserem Allergan Aesthetics Portfolio. Für weitere Informationen über AbbVie besuchen Sie uns unter www.abbvie.com. Folgen Sie @abbvie auf LinkedIn, Facebook, Instagram, X und YouTube. Jobbeschreibung AbbVie Switzerland sucht einen Executive Assistant, um dem General Manager, dem Affiliate Leadership Team (ALT) und dem Country Affiliated Team (CAT) hochkarätige administrative, organisatorische und koordinative Unterstützung zu bieten. Diese Rolle spielt eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung eines reibungslosen Tagesgeschäfts, der Unterstützung der internen Kommunikation und Meetings sowie der Mitwirkung an ausgewählten strategischen Projekten in der gesamten Niederlassung. Hauptverantwortlichkeiten Unterstützung des General Managers • Verwaltung administrativer Aufgaben, einschließlich Reise- und Spesenarrangements • Überwachung der täglichen Administration des Büros des General Managers • Planung und Koordination von Meetings, Besuchen und Geschäftsaustauschen • Organisation von Town Halls für alle Mitarbeitenden, virtuellen Meetings und damit verbundener Logistik • Unterstützung von Kultur- und Kommunikationsaktivitäten in Zusammenarbeit mit External Affairs • Prüfung von Verträgen und Einkaufsdokumenten sowie Erstellung von Bestellungen zur Unterstützung von Genehmigungen • Verwaltung von unternehmensrechtlichen Dokumenten und Prozessen, einschließlich Vollmachten und Geschäftsberichten • Unterstützung der Krisenmanagement-Administration und Verbindung mit EMEA Regional Security • Koordination von CAT-Meetings, einschließlich Agendavorbereitung und Protokollführung Unterstützung des Affiliate Leadership Team • Unterstützung des Onboardings neuer ALT-Mitglieder • Planung und Koordination von ALT-Meetings • Vorbereitung von Agenden und Protokollen für ALT-Meetings • Bereitstellung administrativer und organisatorischer Unterstützung für die HR- und Finance-Teams sowie ausgewählte Führungskräfte, einschließlich des Market Access Director, External Affairs Director und Compliance Manager • Koordination von internen Assistenten-Meetings Ausgewählte strategische Projekte Übernahme der Verantwortung für ausgewählte wichtige Projekte der Niederlassung, die je nach Geschäftsanforderungen variieren können. Beispiele hierfür sind: • Leitung der Organisation der AbbVie Well-being Week • Unterstützung von unternehmensweiten Konferenzen und Cycle Meetings • Koordination des unternehmensweiten Award-Prozesses, einschließlich Nominierungen in Zusammenarbeit mit dem ALT Qualifikationen • Kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige berufliche Qualifikation • Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer leitenden administrativen Rolle, vorzugsweise in der Pharmabranche oder einem ähnlichen Umfeld • Starke Kundenorientierung und Service-Mentalität • Exzellentes Zeitmanagement und Priorisierungsfähigkeiten • Fähigkeit, unter Druck gut zu arbeiten und Stress mit Professionalität zu bewältigen • Geschäftssicher in Deutsch, Englisch und Französisch • Ein ausgeprägtes Verständnis des Unternehmensgeschäfts und der Betriebsabläufe ist ein Plus Erforderliche kritische Fähigkeiten • Exzellente Kommunikationsfähigkeiten • Hohes Maß an Integrität und Diskretion • Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen und vorausschauend zu planen • Flexibilität bei der Verwaltung sich ändernder Prioritäten und Arbeitsbelastungen • Fähigkeit, mehrere Prioritäten effektiv auszubalancieren • Eigenmotiviert, detailorientiert und proaktiv • Fähigkeit, sich an verschiedene Stakeholder-Ebenen und Hierarchien anzupassen • Lösungsorientierte Denkweise • Bereitschaft, Entscheidungen zu treffen und in mehrdeutigen Situationen mit begrenzten Informationen zu handeln Zusätzliche Informationen AbbVie ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und sich verpflichtet, mit Integrität zu agieren, Innovationen voranzutreiben, Leben zu verändern und unserer Gemeinschaft zu dienen. - Equal Opportunity Employer/Veterans/Disabled.  Nur US & Puerto Rico - um mehr zu erfahren, besuchen Sie https://www.abbvie.com/join-us/equal-employment-opportunity-employer.html Bewerber aus den USA & Puerto Rico, die eine angemessene Unterbringung oder Unterstützung suchen, klicken Sie hier, um mehr zu erfahren: https://www.abbvie.com/join-us/reasonable-accommodations.html