Executive Assistant

Descrizione dell'azienda Informazioni su AbbVie La missione di AbbVie è scoprire e fornire medicinali e soluzioni innovative che risolvano gravi problemi sanitari oggi e affrontino le sfide mediche di domani. Ci sforziamo di avere un impatto straordinario sulla vita delle persone in diverse aree terapeutiche chiave, tra cui immunologia, oncologia e neuroscienze - e prodotti e servizi nel nostro portafoglio Allergan Aesthetics. Per ulteriori informazioni su AbbVie, visitateci su www.abbvie.com. Seguite @abbvie su LinkedIn, Facebook, Instagram, X e YouTube. Descrizione del lavoro AbbVie Switzerland è alla ricerca di un Executive Assistant per fornire supporto amministrativo, organizzativo e di coordinamento di alto livello al General Manager, all'Affiliate Leadership Team (ALT) e al Country Affiliated Team (CAT). Questo ruolo svolge un ruolo chiave nel garantire il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane, nel supportare le comunicazioni interne e le riunioni e nel contribuire a selezionati progetti strategici in tutta l'affiliata. Responsabilità principali Supporto al General Manager • Gestire le attività amministrative, inclusi gli accordi per viaggi e spese • Supervisionare l'amministrazione quotidiana dell'ufficio del General Manager • Pianificare e coordinare riunioni, visite e scambi commerciali • Organizzare town hall per tutti i dipendenti, riunioni virtuali e logistica correlata • Supportare le attività di cultura e comunicazione in collaborazione con External Affairs • Revisionare contratti e documenti di acquisto, e creare ordini di acquisto per supportare le approvazioni • Amministrare documenti e processi legali aziendali, inclusi mandati (Powers of Attorney) e rapporti annuali • Supportare l'amministrazione della gestione delle crisi e interfacciarsi con EMEA Regional Security • Coordinare le riunioni del CAT, inclusa la preparazione dell'agenda e la redazione dei verbali Supporto all'Affiliate Leadership Team • Supportare l'onboarding dei nuovi membri dell'ALT • Pianificare e coordinare le riunioni dell'ALT • Preparare agende e verbali per le riunioni dell'ALT • Fornire supporto amministrativo e organizzativo ai team HR e Finance, nonché a selezionati leader aziendali, tra cui il Market Access Director, l'External Affairs Director e il Compliance Manager • Coordinare le riunioni degli assistenti interni Selezionati Progetti Strategici Assumere la responsabilità di selezionati progetti chiave dell'affiliata, che possono variare a seconda delle esigenze aziendali. Gli esempi includono: • Guidare l'organizzazione della AbbVie Well-being Week • Supportare conferenze aziendali e cycle meetings • Coordinare il processo dei premi aziendali, incluse le nomine in collaborazione con l'ALT Qualifiche • Istruzione commerciale o qualifica professionale equivalente • Minimo 3 anni di esperienza in un ruolo amministrativo senior, preferibilmente nel settore pharma o in un ambiente simile • Forte orientamento al cliente e mentalità orientata al servizio • Eccellenti capacità di gestione del tempo e di prioritizzazione • Capacità di operare bene sotto pressione e gestire lo stress con professionalità • Fluente in ambito commerciale in tedesco, inglese e francese • Una forte comprensione del business e delle operazioni aziendali è un plus Competenze critiche richieste • Eccellenti capacità comunicative • Alto livello di integrità e discrezione • Forti capacità organizzative con la capacità di anticipare i bisogni e pianificare in anticipo • Flessibilità nella gestione di priorità e carichi di lavoro variabili • Capacità di bilanciare efficacemente molteplici priorità • Orientato all'iniziativa, attento ai dettagli e proattivo • Capace di adattarsi a diversi livelli di stakeholder e anzianità • Mentalità orientata alle soluzioni • A proprio agio nel prendere decisioni e agire in situazioni ambigue con informazioni limitate Informazioni aggiuntive AbbVie è un datore di lavoro che offre pari opportunità ed è impegnato a operare con integrità, guidare l'innovazione, trasformare le vite e servire la nostra comunità.- Equal Opportunity Employer/Veterans/Disabled.  Solo per US & Puerto Rico - per saperne di più, visita https://www.abbvie.com/join-us/equal-employment-opportunity-employer.html Candidati US & Puerto Rico che richiedono un accomodamento ragionevole, cliccare qui per saperne di più: https://www.abbvie.com/join-us/reasonable-accommodations.html