Billing Specialist

Die Genauigkeit der Sales-Verträge und ihrer Rechnungen durch die Billing Department ermöglicht es dem Unternehmen, die Umsatzerlöse effizient einzuziehen. Zudem sorgt sie für Vorhersehbarkeit für das Treasury, was einen gesunden Cashflow gewährleistet und finanzielle Risiken reduziert. Der Billing Specialist ist verantwortlich für die Überwachung von Kunden, Sales-Verträgen, der Rechnungsstellung sowie Kredit-/Debit-Transaktionen für ein spezifisches Portfolio, das Europa und den Middle East abdeckt. Diese Rolle umfasst die Erstellung und Pflege von Kundensystemen in Zusammenarbeit mit den Compliance- und Credit Risk Teams, um ein ordnungsgemäßes Setup für automatisierte Kommunikationen sicherzustellen. Diese Position dient als wichtige Unterstützung für das Sales Team, indem sie bei der Eingabe von Verträgen und Promotionen im System assistiert. Zusätzlich identifiziert und validiert sie Anfragen zur Rechnungskorrektur innerhalb der Unternehmensverfahren, eskaliert Fehler, welche die Rechnungsausstellung verhindern, und bearbeitet Ad-hoc-Rechnungsbedarfe. Hauptverantwortlichkeiten • Befolgen des Verfahrens zur Kundenanlage oder -reaktivierung, wobei sicherzustellen ist, dass die Anforderer alle erforderlichen Informationen vollständig ausgefüllt haben. Durchführung notwendiger Kontrollen, Überprüfung der Details mit dem Sales Team und Verifizierung der Rollen der Customer Deal Entity, der Invoicing/Paying Entity sowie der Delivery Entity. Sicherstellung der Genauigkeit der E-Mail-Kontakte für die Rechnungsübermittlung • Aktualisierung der Entity Register Daten und Eskalation jeglicher Probleme im Zusammenhang mit Credit Risk oder Compliance vor der Aktivierung neuer Kunden. Regelmäßige Aktualisierung der Datensätze, um inaktive Kunden jährlich zu deaktivieren. Überprüfung von Fällen mit verschiedenen Invoicing Entities gemeinsam mit Kollegen und dem Billing Manager • Schulung und Unterstützung des Sales Team bei der Eingabe von Deals in das MCS Portal, wobei sichergestellt wird, dass die Preisdetails den Management-Richtlinien entsprechen (genehmigtes Bidding Sheet, Sales Contract oder wöchentliche Spot Pricing pro Regionen und Product Family). Dienen als primärer Ansprechpartner für vertragsbezogene Probleme und Eskalation ungelöster Probleme an den Billing Manager vor der Eskalation an die IT • Überprüfung der Details neuer Bidding Sheets, Sicherstellung der Genauigkeit von Maßeinheiten, Rabattbedingungen, Daten, Lieferadressen, Invoicing To, Edocs, EDI, etc. • Sicherstellung einer zeitnahen Rechnungsverarbeitung nach Abschluss der Sendungen. Überwachung und Berichterstattung von unbestätigten In-Transit-Dispatches, um zu verstehen, was deren Bestätigung zum jeweiligen Monatsabschluss verhindert. Konsistente Kommunikation ungelöster Fehler an den Billing Manager • Überprüfung, Genehmigung oder Eskalation von durch MCS generierten Kredittransaktionen. Überprüfung manueller Kredit- und Debit-Anfragen und Durchführung dieser gemäß den Unternehmensrichtlinien. Eskalation nicht konformer Anfragen mit entsprechender Dokumentation. Abgleich der Sales Support Bedingungen mit den tatsächlichen Verkäufen im Laufe des Jahres, Überprüfung von Rechnungen für Drittanbieter-Sales-Support sowie Dokumentation und Eskalation von Unstimmigkeiten • Zusammenarbeit mit dem Team durch Wissensaustausch und Unterstützung der Kollegen. Dienen als Backup während Abwesenheiten im Team und Mitwirkung an der Prozessverbesserung • Teilnahme an der Aktualisierung von SOPs, Anforderungsformularen und Team-Reporting-Prozessen Anforderungen an Ausbildung und Erfahrung • Hochgradig organisiert und detailorientiert • Proaktive, dynamische und Hands-on-Mentalität • Wirtschaftsorientiert mit starken Teamwork-Fähigkeiten • Analytische Denkweise, um Preisabweichungen zwischen dem System und dem Deal oder dem AP des Kunden zu identifizieren, mit der Fähigkeit, Ergebnisse klar zu kommunizieren • Exzellente Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv in einem multikulturellen und geografisch vielfältigen Umfeld zu arbeiten und kritische Probleme bei Bedarf zu eskalieren • Flexibel und in der Lage, sich an ein sich schnell entwickelndes Arbeitsumfeld und sich ändernde Verfahren anzupassen • Sicherer Umgang mit MS Excel, ERP-Systemen, Master Data Management, Word, PowerPoint, Outlook, etc.) • Sprachkenntnisse: Englisch zwingend erforderlich, jede weitere Sprache wird als Plus gewertet Schlüsseleigenschaften • Starkes Verständnis von Rechnungen und deren Komponenten • Systemorientierte Denkweise – ERP-Logik, Datenintegrität und logisches Denken • Geschäftssinn, Verständnis des Fruits Sales Flow und der damit verbundenen Transaktionen • Fähigkeit, Autonomie mit angemessenem Urteilsvermögen zur Eskalation für Unterstützung in Einklang zu bringen • Geduld und Toleranz bei der Unterstützung von Systemanwendern bei repetitiven Anfragen • Teamplayer, der Unterstützung während Abwesenheiten leistet und zum Wissensaustausch beiträgt Was wir bieten: Wettbewerbsfähiges Vergütungs- und Benefit-Paket Gelegenheit, in einem dynamischen, internationalen Umfeld innerhalb der Lebensmittel-Lieferkette zu arbeiten Eine kollaborative Teamkultur, die sich der Qualität, Nachhaltigkeit und dem Wachstum verpflichtet fühlt Einblick in globale Märkte und internationale Handelsprozesse #LI-Onsite Chiquita ist ein führendes globales Unternehmen mit 20.000 Mitarbeitern in 30 Ländern. Wir sind leidenschaftlich für unsere nahrhaften, hochwertigen, energiereichen und wertsteigernden Bananen. Chiquitas Produkte werden in fast 70 Ländern auf der ganzen Welt verkauft. Chiquita Brands International kultiviert, beschafft, vermarktet und verkauft Bananen und andere frische Früchte unter der Marke Chiquita und anderen Namen.