Billing Specialist

L'accuratezza dei contratti di vendita e delle relative fatture da parte del Billing Department consente all'azienda di riscuotere in modo efficiente i ricavi dalle vendite. Inoltre, fornisce prevedibilità per la Treasury, garantendo un flusso di cassa sano e riducendo i rischi finanziari. Il Billing Specialist è responsabile della supervisione dei clienti, dei contratti di vendita, della fatturazione e delle transazioni di accredito/addebito per un portafoglio specifico che copre l'Europa e il Medio Oriente. Questo ruolo include la creazione e la manutenzione del sistema clienti in collaborazione con i team Compliance e Credit Risk, garantendo la corretta configurazione per le comunicazioni automatizzate. Questa posizione funge da supporto chiave per il Sales Team assistendo con l'inserimento di contratti e promozioni nel sistema. Inoltre, identifica e valida le richieste di correzione delle fatture secondo le procedure aziendali, segnala gli errori che impediscono l'emissione della fattura e gestisce le necessità di fatturazione ad hoc. Responsabilità Principali • Seguire la procedura di creazione o riattivazione del cliente, assicurandosi che i richiedenti abbiano completato tutte le informazioni richieste. Eseguire i controlli necessari, rivedere i dettagli con il Sales Team e verificare i ruoli dell'entità contrattuale del cliente, dell'entità di fatturazione/pagamento, nonché dell'entità di consegna. Garantire l'accuratezza dei contatti email per la trasmissione delle fatture • Aggiornare i dati del registro delle entità e segnalare eventuali problemi relativi al rischio di credito o alla compliance prima di attivare nuovi clienti. Aggiornare regolarmente i record per disattivare i clienti inattivi su base annuale. Esaminare i casi che coinvolgono diverse entità di fatturazione con i colleghi e il Billing Manager • Formare e supportare il Sales Team nell'inserimento degli affari nel portale MCS, assicurando che i dettagli dei prezzi siano conformi alle linee guida del management (bidding sheet approvata, contratto di vendita o prezzi spot settimanali per regioni e famiglia di prodotti). Fungere da principale punto di contatto per questioni relative ai contratti e segnalare i problemi non risolti al Billing Manager prima di procedere con l'escalation all'IT • Revisionare i dettagli dei nuovi Bidding sheets, garantendo l'accuratezza delle unità di misura, delle condizioni di sconto, delle date, degli indirizzi di consegna, della fatturazione a, Edocs, EDI, ecc. • Garantire l'elaborazione tempestiva della fatturazione una volta completate le spedizioni. Monitorare e segnalare le spedizioni in transito non confermate per comprendere cosa impedisca la loro conferma alla chiusura di ogni mese. Comunicare costantemente al Billing manager gli errori non risolti • Revisionare, approvare o segnalare le transazioni di credito generate da MCS. Revisionare le richieste manuali di credito e debito ed eseguirle secondo le regole della policy aziendale. Segnalare le richieste non conformi con la documentazione adeguata. Verificare le condizioni di supporto alle vendite rispetto alle vendite effettive durante tutto l'anno, revisionare le fatture di supporto alle vendite di terze parti, documentare e segnalare le discrepanze • Collaborare con il team condividendo la conoscenza e fornendo guida ai colleghi. Fungere da backup durante le assenze del team e contribuire al miglioramento dei processi • Partecipare all'aggiornamento di SOP, moduli di richiesta e processi di reporting del team Requisiti di Istruzione ed Esperienza • Altamente organizzato e orientato ai dettagli • Approccio proattivo, dinamico e operativo • Orientamento al business con forti capacità di lavoro di squadra • Mentalità analitica per identificare discrepanze di prezzo tra il sistema e l'accordo o l'AP del cliente, con la capacità di comunicare chiaramente i risultati • Eccellenti capacità comunicative, con la capacità di lavorare efficacemente in un ambiente multiculturale e geograficamente diversificato e segnalare i problemi critici quando necessario • Flessibile e capace di adattarsi a un ambiente di lavoro in rapida evoluzione e a procedure in evoluzione • Competente in MS Excel, sistemi ERP, gestione Master Data, Word, PowerPoint, Outlook, ecc.) • Competenze linguistiche: inglese obbligatorio, qualsiasi altra lingua sarà considerata un plus Attributi chiave • Forte comprensione delle fatture e dei loro componenti • Mentalità orientata al sistema – logica ERP, integrità dei dati e ragionamento logico • Acume commerciale, comprensione del flusso di vendita della frutta e delle relative transazioni • Capacità di bilanciare l'autonomia con un giudizio appropriato per richiedere supporto • Pazienza e tolleranza nell'assistere gli utenti del sistema con query ripetitive • Team player, fornendo supporto durante le assenze e contribuendo alla condivisione della conoscenza Cosa Offriamo: Pacchetto retributivo e benefit competitivi Opportunità di lavorare in un ambiente dinamico e internazionale all'interno della catena di approvvigionamento alimentare Una cultura di team collaborativa impegnata nella qualità, sostenibilità e crescita Esposizione ai mercati globali e ai processi commerciali internazionali #LI-Onsite Chiquita è un'azienda leader mondiale con 20.000 dipendenti in 30 paesi. Siamo appassionati delle nostre banane nutrienti, di alta qualità, ricche di energia e ad alto valore aggiunto. I prodotti Chiquita sono venduti in quasi 70 paesi in tutto il mondo. Chiquita Brands International coltiva, acquista, commercializza e vende banane e altri frutti freschi sotto il marchio Chiquita e altri nomi.