Business Assistant

Wir suchen eine hochorganisierte, agile und geschäftsorientierte Business Assistant (16-Month Assignment) Wir suchen eine hochorganisierte, agile und geschäftsorientierte Fachkraft, um eine Senior Leadership in einem dynamischen und schnelllebigen Umfeld zu unterstützen. Dies ist keine traditionelle Rolle als administrative Assistenz. Die erfolgreiche Person wird als vertrauenswürdige Partnerin oder vertrauenswürdiger Partner für Senior Leaders agieren und zu Geschäftsabläufen, der Koordination der Führungsebene, strategischen Projekten, dem Stakeholder-Engagement und der Teameffektivität beitragen. Business Assistant (16-Month Assignment) Unser Kunde ist eine internationale Organisation. Diese Rolle bietet eine außergewöhnliche Gelegenheit für ambitionierte Fachkräfte, die Einblicke in die Senior Leadership, komplexe Projektumgebungen und das internationale Stakeholder-Management gewinnen möchten, während sie ein starkes Fundament für zukünftiges Karrierewachstum aufbauen. Missionen Zweck der Rolle Die Business Assistant wird eine Kombination aus Executive Support, Geschäftskoordination, Projektmanagement und operativer Unterstützung für Senior Leader und deren Teams leisten. Die Rolle erfordert eine proaktive Person, die Bedürfnisse voraussehen, mehrere Prioritäten gleichzeitig managen und sicher mit Stakeholdern auf verschiedenen Ebenen einer Organisation interagieren kann. Hauptverantwortlichkeiten Executive & Business Support Agieren als vertrauenswürdige Partnerin oder vertrauenswürdiger Partner für Senior Leader, um deren Effektivität und Effizienz zu maximieren. Verwaltung komplexer Kalender, Priorisierung von Terminen und Koordination von Meetings. Erstellung von Briefing-Unterlagen, Präsentationen, Berichten und Executive Communications. Unterstützung bei der Nachverfolgung von wichtigen Entscheidungen und Aktionspunkten. Koordination von Führungssitzungen und Sicherstellung der termingerechten Ausführung vereinbarter Ergebnisse. Projekt- & Strategische Koordination Unterstützung bei der Planung und Umsetzung strategischer Initiativen und spezieller Projekte. Verfolgung von Meilensteinen, Risiken, Ergebnissen und Aktionsplänen über mehrere Arbeitsströme hinweg. Koordination von Inputs aus verschiedenen Teams und Stakeholdern. Durchführung von Recherchen und Erstellung prägnanter Analysen, Zusammenfassungen und Empfehlungen. Beitrag zur Vorbereitung von Materialien für Diskussionen und Entscheidungsfindungen der Führungsebene. Stakeholder- & Beziehungsmanagement Koordination der Interaktion mit internen und externen Stakeholdern. Erstellung von Briefing-Paketen vor Meetings und Veranstaltungen. Unterstützung bei der Organisation von Workshops, Führungssitzungen und strategischen Veranstaltungen. Sicherstellung der termingerechten Nachverfolgung von Zusagen und Stakeholder-Anfragen. Business Operations Unterstützung bei der Budgetverfolgung, Überwachung und Berichterstattung. Unterstützung bei Planungszyklen, Forecasting-Übungen und operativen Überprüfungen. Überwachung wichtiger administrativer und operativer Prozesse. Beitrag zu Prozessverbesserungen mit dem Ziel, die Effizienz und Effektivität des Teams zu steigern. Reisen & Logistik Koordination von inländischen und internationalen Reisevorbereitungen. Erstellung von Missions-Briefings und Reisedokumentationen. Unterstützung der Logistik für Konferenzen, Workshops und Engagement der Führungsebene. Kontinuierliche Verbesserung & Sonderaufgaben Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsweise und der operativen Prozesse. Übernahme von Ad-hoc-Projekten und Aufgaben. Beitrag zum Aufbau einer positiven, kollaborativen und leistungsstarken Teamkultur. Profil du candidat Ausbildung Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Erfahrung in Betriebswirtschaft, International Relations, Economics, Communications, Management oder einem verwandten Bereich. Absolventen mit starker relevanter Erfahrung sind ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt. Erfahrung Min 2 Jahre Erfahrung in Business Support, Executive Assistance, Consulting, Projektkoordination, Operations oder einer ähnlichen Rolle. Erfahrung in der Unterstützung von Senior Stakeholdern in einem internationalen oder korporativen Umfeld ist ein Vorteil. Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen Umfeld zu managen. Erfahrung in Projektmanagement, Budgetierung oder Business Operations ist wünschenswert. Was wir suchen Mehr als ein traditionelles Assistentenprofil suchen wir jemanden, der: Intelligent, neugierig und lernwillig ist. Proaktiv und lösungsorientiert ist. Sicher im Umgang mit einem hohen Maß an Autonomie ist. In der Lage ist, Zusammenhänge zu erkennen und Bedürfnisse vorauszusehen. Sicher in der Interaktion mit Senior Stakeholdern ist. Hochorganisiert ist, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren. Interessiert daran ist, im Laufe der Zeit in breitere Geschäfts-, Projekt- oder operative Verantwortungsbereiche hineinzuwachsen. Fähigkeiten & Kompetenzen Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch. Starke analytische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz. Exzellente Organisations- und Projektkoordinationsfähigkeiten. Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kompetenz im Stakeholder-Management. Fähigkeit, fundierte Urteile zu fällen und Vertraulichkeit zu wahren. Beherrschung der Microsoft Office Suite und digitaler Kollaborationswerkzeuge. Hohe Detailgenauigkeit kombiniert mit einer pragmatischen und ausführungsorientierten Denkweise. Conditions et Avantages Dieser 16-monatige Einsatz bietet eine einzigartige Gelegenheit, direkten Kontakt zur Senior Leadership zu erhalten, zu bedeutenden strategischen Initiativen beizutragen und ein breites Spektrum an Geschäfts-, Betriebs- und Projektmanagement-Fähigkeiten in einem internationalen Umfeld aufzubauen. Er eignet sich besonders für Kandidaten, die einen Sprungbrett für zukünftige Rollen in den Bereichen Business Operations, Projektmanagement, Strategie, K