Assistent(in) der Geschäftsleitung / Verwalter(in) in einem Architekturbüro.

• 22. September 2026
• 70 - 100%
• Unbefristete Dauer
• Französisch (Muttersprache)
• Avenue Ritz 36, 1950 Sion
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Sie spielen eine Schlüsselrolle im Herzen des Betriebs unseres Architekturbüros, indem Sie am Start von Projekten und neuen Strukturen teilnehmen.

Wir suchen eine(n) motivierte(n) Assistent(in) der Geschäftsleitung / Verwalter(in), der/die in direkter Verbindung mit der Geschäftsleitung arbeiten und die administrative Nachverfolgung mehrerer Strukturen zentralisieren kann.

Sie werden eine transversale Funktion ausüben und die Verbindungsstelle zwischen der Geschäftsleitung, dem Treuhandbüro, den Anwälten, den Versicherungen, den Banken, den Mitarbeitenden, den Bereichsleitern und den Projektleitern sein.

Wir wünschen uns vor allem eine organisierte, gewissenhafte, reaktionsschnelle und autonome Person, die über Eigeninitiative verfügt, Dringendes identifizieren kann und sicherstellt, dass die verschiedenen Dossiers termingerecht vorankommen.

Ihre Aufgaben

1. Hauptkontaktpunkt für das Treuhandbüro.

• Zentralisieren, klassifizieren und monatlich alle für das Treuhandbüro erforderlichen Elemente übermitteln (MwSt, Steuern, Sozialabgaben, Rechnungen, Belege);
• Spesen kontrollieren und bezahlen;
• Die Nachverfolgung der Büronachfragen und deren korrekte Lösung sicherstellen.

1. Administrativer Bereich

• Leitung des administrativen Bereichs: 1 Mitarbeiterin
• Ausfüllen und Aktualisieren der monatlichen Folgetabelle für Zahlen, Liquidität und Fakturierung;
• Erstellen und Ausstellen von Rechnungen gemäss den validierten Elementen;
• Aufbewahren und Klassifizieren von Verträgen;
• Verwaltung der Dokumentenbasis.

3. Banken und Liquidität

• Ungewöhnliche Bewegungen identifizieren und die Geschäftsleitung sofort alarmieren;
• Entsprechende Belege zu den Transaktionen suchen;
• Überweisungen zur Validierung durch die Geschäftsleitung vorbereiten.

1. Personalwesen

• Administrativer Anlaufpunkt für Mitarbeitende und Verantwortliche sein und Informationsanfragen beantworten;
• Lohnvariablen erfassen: Absenzen, Ferien, Prämien;
• Durchführung der Lohnabrechnungen für die 25 Mitarbeitenden mit Unterstützung des Treuhandbüros;
• Überwachung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, Verwaltung der Überstunden;
• Verfolgung von Eintritt / Austritt der Mitarbeitenden, der Probezeiten, Zentralisierung der für Einstellungen erforderlichen Dokumente;
• Führung der Einzelakten der Mitarbeitenden: Aufbewahrung der Arbeitsverträge und HR-Dokumente;
• Durchführung der Schritte bei der SUVA, der Krankenversicherung und Nachverfolgung der Dossiers.

Das Ziel ist es, jederzeit eine klare Sicht auf die administrative Situation zu haben und mögliche Hindernisse vorauszusehen.

1. Allgemeine Koordination

• Zentralisieren der Informationen von der Geschäftsleitung und den Bereichsleitern;
• Umverteilung der Anfragen an die richtigen Ansprechpartner;
• Erstellen von Zusammenfassungen und Berichten für die Geschäftsleitung: Dokumentationsrecherchen;
• Vorbereiten und Aktualisieren der verschiedenen Folgetabellen;
• Führen eines Kalenders für wichtige Termine;
• Mahnen von Mitarbeitenden, Verantwortlichen, Lieferanten, Banken, Treuhandbüro, Versicherern und Anwälten;
• Vorbereiten der Dossiers und Elemente, die für Termine und verschiedene Sitzungen (Banken, Anwälte, Treuhand, Versicherungen) benötigt werden;
• Nachverfolgung der nach jedem Termin beschlossenen Massnahmen;
• Aufbewahren und Organisieren von vertraulichen Dokumenten und wichtigen Dossiers;
• Identifizieren von Dringlichkeiten und schnelles Weiterleiten an die Geschäftsleitung;
• Regelmässige Berichterstattung an die Geschäftsleitung bezüglich Fristen, Blockaden, Zahlungsrückständen, Rechtsstreitigkeiten und ausstehenden Massnahmen.

Gesuchtes Profil

Wir suchen eine Person, die idealerweise über eine fundierte Erfahrung in einer ähnlichen Position in der Assistenz der Geschäftsleitung, der administrativen Verwaltung, der Buchhaltung oder der KMU-Verwaltung verfügt. (Der Bereich Bauwesen oder Architektur wäre ein Plus)

Mit einer administrativen Ausbildung (eidg. Fachausweis als Assistent/in der Geschäftsleitung oder KMU-Verwalter/in oder eine als gleichwertig erachtete höhere Ausbildung) müssen Sie besonders versiert sein in:

• Der Organisation und Nachverfolgung mehrerer Dossiers gleichzeitig: Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und im Team zu arbeiten;
• Gewissenhaftigkeit, Präzision und Sinn für Organisation;
• Büro-Software (Microsoft Office) und Folgetabellen;
• Exzellente Beherrschung der französischen Sprache, Schreibkompetenz;
• Ein guter Sinn für Kontakt: Austausch mit Verwaltungen, dem Treuhandbüro;
• Freude an kollaborativer Arbeit und Dienstleistungsorientierung;
• Administrative HR-Nachverfolgung;
• Dokumentenverwaltung und -klassifizierung;
• Mahnwesen und Einhaltung von Fristen;
• Deutsch ist ein Plus.

Über die technischen Kompetenzen hinaus wünschen wir uns eine motivierte Person mit Lernbereitschaft, Zuverlässigkeit, Struktur, Autonomie, Reaktionsfähigkeit und extremer Gewissenhaftigkeit.

Sie müssen in der Lage sein, eine Unregelmässigkeit oder eine Dringlichkeit zu erkennen und diese ohne Verzögerung an die Geschäftsleitung zu melden, während Sie gleichzeitig Lösungsvorschläge unterbreiten.

Aufgrund der Art der finanziellen, sozialen, banktechnischen und rechtlichen Informationen, auf die Sie Zugriff haben, ist Vertraulichkeit unerlässlich.

Warum uns beitreten?

• Sie werden in einer menschlichen Struktur arbeiten, in der Ideen, Proaktivität und Initiativen geschätzt werden.
• Sie werden an vielfältigen und anregenden Projekten teilnehmen.
• Sie werden Teil eines dynamischen, freundlichen und leidenschaftlichen Teams.

Interessiert? Senden Sie uns Ihre Bewerbung (Lebenslauf + Motivationsschreiben) – wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!