Executive Assistant to MD (12-monatiger befristeter Vertrag)

• Gewährleistung der reibungslosen und effizienten Verwaltung der täglichen Aktivitäten des CEO
• Koordination komplexer Zeitpläne und Erleichterung der Kommunikation

Über unseren Kunden ##

Unser Kunde ist ein KMU mit Sitz im Herzen von Geneva.

Jobbeschreibung ##

Als Executive Assistant des CEO werden Sie eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der reibungslosen und effizienten Verwaltung der täglichen Aktivitäten des CEO spielen. Als vertrauenswürdiger Geschäftspartner werden Sie komplexe Zeitpläne koordinieren, die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern erleichtern und administrative sowie organisatorische Unterstützung auf hohem Niveau bieten.

Diese Position erfordert exzellentes Urteilsvermögen, starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen Umfeld zu verwalten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Verwaltung des komplexen Kalenders des CEO, Terminplanung von Besprechungen und Koordination von Prioritäten.
• Organisation von in- und ausländischen Reisearrangements, einschließlich Reiserouten, Unterkünften, Visa und Logistik.
• Vorbereitung von Besprechungsmaterialien, Präsentationen, Berichten und Korrespondenz im Namen des CEO.
• Agieren als zentrale Kontaktperson zwischen dem CEO und internen sowie externen Stakeholdern.
• Koordination von Führungssitzungen, Exekutivkomitees und vorstandsbegleitenden Aktivitäten.
• Entwurf, Korrekturlesen und Verwaltung der professionellen Kommunikation auf Englisch und Französisch.
• Nachverfolgung von Aktionspunkten und Sicherstellung der fristgerechten Ausführung vereinbarter Ergebnisse.
• Umgang mit vertraulichen Informationen mit dem höchsten Maß an Diskretion und Professionalität.
• Unterstützung der Projektkoordination und Mitwirkung an speziellen Geschäftsinitiativen nach Bedarf.
• Unterstützung beim Büromanagement und bei administrativen Angelegenheiten bei Bedarf.

Der ideale Bewerber ##

Profil

• Vorherige Erfahrung als Executive Assistant zur Unterstützung eines CEO, Managing Director oder einer leitenden Führungskraft.
• Erfahrung in einem KMU, einem unternehmerischen oder schnelllebigen Umfeld ist sehr wünschenswert.
• Exzellente Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten mit ausgeprägter Detailgenauigkeit.
• Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen, Probleme proaktiv zu lösen und selbstständig zu arbeiten.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Äußerst vertrauenswürdig und sicher im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen.
• Fundierte Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, PowerPoint, Word, Excel, Teams).
• Fließendes Englisch und Französisch sind erforderlich; weitere Sprachen sind ein Vorteil.

Qualifikationen

• Bachelor-Abschluss, kaufmännisches Diplom oder eine gleichwertige Qualifikation.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer ähnlichen leitenden administrativen Rolle.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von C-Level-Führungskräften.

Was geboten wird ##

• Die Möglichkeit, eng mit einem erfahrenen CEO zusammenzuarbeiten und breite Einblicke in das Geschäft zu gewinnen.
• Eine vielseitige und sichtbare Rolle in einem internationalen KMU-Umfeld.
• Zentral gelegene Büros in Geneva.
• Eine kooperative und professionelle Arbeitsatmosphäre.
• Befristeter Vertrag von 12 Monaten mit wettbewerbsfähiger Vergütung und Sozialleistungen.

Job-Referenz angeben

JN-092026-7096508

Jobfunktion

Office & Management Support

Spezialisierung

Executive Assistant

Branche

Retail

Wo

Geneva

Vertragstyp

Interim

Job-Referenz

JN-092026-7096508