Administrative & Back Office Coordinator (h/f/d) 100%

• 07 septembre 2026
• 60 - 80%
• Unbefristete Dauer
• Spotted, 1005 Lausanne

Stellen Sie den reibungslosen Ablauf der Verwaltung, Finanzen, Personalwesen und des Bürobetriebs sicher – mit einer vielseitigen Rolle, viel Verantwortung und direktem Kontakt zur Geschäftsleitung.

Coordinateur Administratif & Back Office (h/f/d) 100%

Ort: Lausanne | 100% | Vor Ort | Beginn: Ab sofort oder nach Vereinbarung

Für einen unserer Kunden, ein dynamisches Unternehmen im Bereich Biotechnologie / Gesundheit, suchen wir einen zuverlässigen und gut organisierten Administrative & Back Office Coordinator (h/f/d). In dieser vielseitigen Rolle sind Sie eine zentrale Anlaufstelle für administrative, finanzielle und organisatorische Fragen und gewährleisten den reibungslosen Ablauf und die Effizienz des täglichen Betriebs.

Ihre Verantwortlichkeiten ####

• Verwaltung der täglichen Administrations- und Back-Office-Aktivitäten, einschliesslich Unternehmensregistern, Verträgen und interner Dokumentation
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen, Spesen und Zahlungen sowie Vorbereitung der Unterlagen für die Buchhaltung, Treuhanddienstleistungen und die Schweizer Mehrwertsteuererklärung
• Unterstützung der Personaladministration und Koordination des Onboardings und Offboardings von Mitarbeitenden, einschliesslich Zugängen, Material und Dokumentation
• Sicherstellung des reibungslosen Bürobetriebs und Koordination von Lieferanten, Einkäufen, Ausrüstung, Wartung und externen Dienstleistern
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei Meetings, Planung, Reiseorganisation und allgemeiner Koordination
• Aktualisierung von Website-Inhalten, Präsentationen und Unternehmensunterlagen sowie Unterstützung von LinkedIn und anderen Kommunikationskanälen
• Überwachung von Fristen, offenen Aufgaben, Verträgen und laufenden administrativen Themen, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird

Ihr Profil ####

• Sie verfügen über Erfahrung in der Administration, im Back Office, in der Buchhaltung, im Büromanagement oder in einer ähnlichen Rolle
• Sie besitzen gute praktische Kenntnisse in der Rechnungsstellung, bei Spesen, Buchhaltung und Kostenverfolgung
• Sie haben Erfahrung in der Personaladministration und im Onboarding von Mitarbeitenden
• Sie sind sicher im Umgang mit Excel oder Google Sheets und beherrschen digitale Tools
• Sie sind strukturiert, proaktiv, selbstständig und detailorientiert sowie in der Lage, mehrere Themen gleichzeitig zu bearbeiten
• Sie verfügen über solide Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französisch ist sehr erwünscht
• Erfahrung in einem Startup, Biotech, Medtech, Gesundheitswesen oder einem technischen Umfeld ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich

Was wir bieten ####

• Eine vielseitige und abwechslungsreiche Stelle, die Administration, Finanzen, Personalwesen, Büromanagement und Kommunikation umfasst
• Ein hohes Mass an Autonomie und Verantwortung mit der Möglichkeit, Prozesse und Arbeitsabläufe aktiv mitzugestalten
• Eine direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und ein breites Spektrum an internen und externen Ansprechpartnern
• Eine zentrale, übergreifende Rolle, die Einblicke in verschiedene Unternehmensbereiche bietet
• Ein dynamisches und modernes Arbeitsumfeld in Lausanne
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und administrative Prozesse zu verbessern
• Eine Rolle, in der Ihre Organisation, Zuverlässigkeit und Initiative einen direkten Einfluss auf das Unternehmen haben

Sind Sie interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit, Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einer vielseitigen Rolle einzusetzen und direkt zum reibungslosen Funktionieren des Unternehmens unseres Kunden beizutragen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!