Administrativer Mitarbeiter oder Administrative Mitarbeiterin - 80%

Innerhalb Ihrer Abteilung verwalten Sie täglich die Anfragen zur Änderung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden unter Einhaltung der geltenden Arbeitszeitregelungen. In diesem Rahmen ändern Sie die Pläne in Excel, erfassen die Pläne in Vision RH und beantworten die Anfragen des Personals per E-Mail und archivieren diese.

Sie kontrollieren und erfassen die ärztlichen Zeugnisse (Krankheit und Unfall), führen die Aktualisierung der Pläne in Excel und Vision RH durch. Sie scannen diese und fügen sie in die Software VRH ein.

Für jeden neuen Plan bereiten Sie für jedes Team die neue Planmaske in Excel vor, kontrollieren die Teamveränderungen: Wechsel, Mutterschaftsurlaub, Austritte/Eintritte, Beschäftigungsgrad, Formatierung und Formeln, erfassen in E-Pop die Planungswünsche der Mitarbeitenden, kontrollieren die Zuweisungen in Vision RH sowie Ferien, Weiterbildungen und Zeitcodes.

Nach der Ausgabe des neuen Plans erfassen Sie manuell in Vision RH die Einsatzzeiten in Mandaten sowie die nicht durch E-Pop übertragenen Pläne.

Sie übernehmen verschiedene Sekretariatsarbeiten (Protokollführung, Vorbereitung der Maske für die Jahresferienplanung und die Wünsche für die Feiertage am Jahresende, Erfassung der Ferienwünsche, Überprüfung und Korrektur der Feriensaldi, Kontrolle der wöchentlichen Arbeitszeitabrechnungen der Temporärkräfte, Beantragung von Zugriffsrechten, Aktualisierung der E-Mail-Verteiler sowie diverse punktuelle Aufgaben) für die Pflegeverantwortlichen (RES). Sie sind zudem für die Erstellung der Tagesverteilungen der Mitarbeitenden zuständig.

Dank Ihrer ausgeprägten zwischenmenschlichen Fähigkeiten entwickeln Sie eine nahe Beziehung zu Ihren Kollegen und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes, indem Sie die Vertretung während der Abwesenheiten sicherstellen. Und allgemeiner: Ihr Sinn für Dienstleistung macht Sie zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit der Institution zur Verfügung zu stellen, um je nach Bedarf in verschiedenen Abteilungen tätig zu sein.

Sie verfügen über einen EFZ als Kaufmann oder Kauffrau und haben eine erfolgreiche einjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem Krankenhaus.

Sie verfügen über ausgezeichnete Kenntnisse der französischen Sprache, sowohl mündlich als auch schriftlich. Für Nicht-Französischsprachige wird das Niveau C1 vorausgesetzt.

Sie haben sehr gute Kenntnisse der IT-Tools (Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web - ECDL-Zertifizierung auf Basis-Niveau erforderlich) sowie der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, E-Pop, Vision RH).

Bei einem hervorragenden Sinn für Organisation und Prioritäten beweisen Sie Autonomie, Organisation und Effizienz.

Sie sind dynamisch und zeichnen sich durch Gewissenhaftigkeit und Präzision bei den Ihnen übertragenen Aufgaben aus.

Sie verfügen über gute Kommunikations- und Zuhörfähigkeiten und arbeiten gerne im Team.

Sie können simultan mit mehreren RES arbeiten (Prioritätenmanagement, Hierarchisierung von Anfragen, Flexibilität), Sie können Vielseitigkeit und Diskretion an den Tag legen.

Sie verfügen zudem über die Werkzeuge, um unvorhergesehenen Ereignissen zu begegnen und so Stresssituationen problemlos zu bewältigen. Schliesslich beweisen Sie ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit.

• Stellenantritt: ab dem 01.11.2026
• Anzahl Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 80% auf 5 Tagen
• Funktionsklasse: 09
• Vertrag: CDI
• Bewerbungsfrist: 01.10.2026
• Auskunft: Mme L. Brunhoso Morgado, cheffe de secrétariat, tel. 079 553 25 76

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

In dem Bestreben, zum Kampf gegen die Arbeitslosigkeit beizutragen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail werden nicht bearbeitet.

Mit über 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 einzusehen, indem Sie hier klicken (https://www.youtube.com/watch?v=p8kVMJchPR0).

Mit fast 1200 Mitarbeitenden umfasst das Departement für Akutmedizin (https://www.hug.ch/departement-medecine-aigue) (D-MA) die Dienste für Anästhesiologie, klinische Pharmakologie und Toxikologie, Intensivmedizin für Erwachsene und Notaufnahme für Erwachsene. Es erfüllt eine vierfache Mission durch seine Dienste, die ihre Expertise in häufigem Austausch mit dem gesamten Hôpitaux Universitaires de Genève durch eine transversale Plattform einbringen, mit dem Ziel, die bestmögliche Versorgung der Patientinnen und Patienten zu gewährleisten.

Der Notfalldienst ist ein transversaler Dienst der HUG im Herzen der technischen Plattform. Mit seinen verschiedenen Sektoren zielt seine Mission darauf ab, den Komfort und die Sicherheit der Patientinnen und Patienten zu gewährleisten. Der Dienst stellt zudem die prä-, postgraduale und kontinuierliche Ausbildung von Pflegefachpersonen und Ärzten in Facharztausbildung sicher.