Commis administratif ou Commise administrative - 80%

All'interno del vostro servizio, gestite quotidianamente la gestione delle richieste di cambiamento d'orario dei collaboratori e delle collaboratrici, nel rispetto delle regole di gestione del tempo vigenti. In questo quadro, modificate i piani in Excel, inserite i piani in Vision RH e rispondete alle richieste del personale via mail, per poi archiviarle.

Controllate e inserite i certificati medici (malattia e infortunio), effettuate l'aggiornamento dei piani in Excel e Vision RH. Li scansionate e li inserite nel software VRH.

Per ogni nuovo piano, preparate il nuovo modello di piano su Excel per ogni team, controllate i movimenti di team: rocades, congedi di maternità, partenze/arrivi, tasso di attività, formattazione e formule, inserite in E-Pop i desideri di pianificazione dei collaboratori e delle collaboratrici, controllate le assegnazioni in Vision RH così come le vacanze, le formazioni, i codici orari.

Dopo l'uscita del nuovo piano, inserite manualmente in Vision RH gli orari in mandato così come i piani non trasferiti da E-Pop.

Assicurate vari lavori di segreteria (presa di verbali, preparazione del modello dei piani delle vacanze annuali e dei desideri per le festività di fine anno, inserimento dei desideri di vacanza, verifica e correzione dei saldi dei giorni festivi, controllo dei conteggi orari settimanali degli interinali, richiesta di diritti di accesso, aggiornamento dei gruppi di messaggistica così come varie mansioni puntuali) per i Responsabili d’Equipes de Soins (RES). Siete inoltre incaricati della redazione delle ripartizioni giornaliere dei collaboratori e delle collaboratrici.

Grazie alla vostra facilità relazionale, sviluppate un legame di prossimità con i vostri colleghi e assicurate una continuità di servizio garantendo la permanenza durante le assenze. E più generalmente, il vostro senso del servizio vi rende una persona agile pronta a mettere la sua polivalenza al servizio dell'istituzione per operare in diversi servizi in funzione dei bisogni.

Siete in possesso di un CFC di impiegato o impiegata del commercio e disponete di un'esperienza riuscita di un anno, in un posto simile, all'interno di un centro ospedaliero.

Avete un'eccellente padronanza della lingua francese, sia orale che scritta. Per i non francofoni è richiesto il livello C1.

Avete molto buone conoscenze degli strumenti informatici (Word, Excel, Powerpoint, Outlook e/o Web - certificazione ECDL livello Base richiesta) così come dei software in vigore agli HUG (DPA, DPI, E-Pop, Vision RH).

Pur avendo un eccellente senso dell'organizzazione e delle priorità, dimostrate autonomia, organizzazione ed efficienza.

Siete dinamici, dimostrando rigore e precisione nei compiti che vi vengono affidati.

In possesso di buone capacità di comunicazione e di ascolto, amate lavorare in team.

Sapete lavorare in modo simultaneo con più RES (gestione delle priorità, gerarchizzazione delle richieste, flessibilità), sapete dimostrare polivalenza e discrezione.

Disponete anche degli strumenti che vi permettono di far fronte agli imprevisti e gestire così agevolmente le situazioni di stress. Infine, dimostrate un acuto senso della riservatezza.

• Entrata in funzione: dal 01.11.2026
• Numero di poste: 1
• Tasso di attività: 80% su 5 giorni
• Classe di funzione: 09
• Contratto: CDI
• Termini di candidatura: 01.10.2026
• Richieste di informazioni: Mme L. Brunhoso Morgado, cheffe de secrétariat, tél. 079 553 25 76

Il vostro dossier di candidatura deve comprendere una lettera che dimostri la vostra motivazione, il vostro curriculum vitae, le copie dei diplomi e delle attestazioni richieste per il posto e gli ultimi 2 certificati di lavoro.

Questo annuncio si rivolge indistintamente a donne e uomini.

Desiderando impegnarsi nella lotta contro la disoccupazione, gli HUG incoraggiano le candidature che provengono dall'Office cantonal de l'emploi.

Solo le candidature presentate tramite la piattaforma di reclutamento saranno prese in considerazione. Le candidature cartacee e via mail non saranno trattate.

Con oltre 13'000 collaboratori e collaboratrici che rappresentano 160 mestieri, gli Hôpitaux Universitaires de Genève sono un istituto di riferimento a livello nazionale e internazionale. Per saperne di più sulla nostra istituzione, prendetevi qualche minuto per consultare la nostra retrospettiva 2025 cliccando qui (https://www.youtube.com/watch?v=p8kVMJchPR0).

Contando quasi 1200 collaboratori e collaboratrici, il Département de médecine aiguë (https://www.hug.ch/departement-medecine-aigue) (D-MA) include i servizi di anestesiologia, di farmacologia e tossicologia cliniche, di cure intensive adulti e di urgenze adulti. Risponde a una quadruplice missione attraverso i suoi servizi che apportano la loro competenza in interazione frequente con l'insieme degli Hôpitaux universitaires de Genève, grazie a un plateau trasversale, con l'obiettivo di assicurare la migliore presa in carico possibile dei pazienti e delle pazienti.

Il Service des urgences è un servizio trasversale degli HUG al cuore del plateau tecnico. Con i suoi diversi settori, la sua missione mira ad assicurare il comfort e la sicurezza dei pazienti e delle pazienti. Il servizio provvede inoltre all'insegnamento pre, post-graduato e continuo degli infermieri, delle infermiere e dei medici in formazione specializzata.