Stellvertreter des Akademischen Dienstes für die Promotion, Weiterbildung und Austausch

EPFL, die Eidgenössische Technische Hochschule Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitätscampus in Europa und gehört zu den Top 20 in vielen akademischen Rankings. Die EPFL hat über 6'500 Mitarbeitende, die die drei Hauptmissionen der Schule leben: Bildung, Forschung und Innovation. Der Campus der EPFL bietet eine herausragende Arbeitsumgebung im Herzen einer Gemeinschaft von über 17'000 Personen, darunter fast 12'500 Studierende und 4'000 Forscher aus über 120 verschiedenen Nationalitäten. Stellvertreter des Akademischen Dienstes für die Promotion, Weiterbildung und Austausch (90%) Mission Die EPFL, die Eidgenössische Technische Hochschule Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitätscampus in Europa und gehört zu den Top 20 in vielen akademischen Rankings. Die EPFL hat über 6'500 Mitarbeitende, die die drei Hauptmissionen der Schule leben: Bildung, Forschung und Innovation. Der Campus der EPFL bietet eine herausragende Arbeitsumgebung im Herzen einer Gemeinschaft von über 18'500 Personen, darunter fast 14'000 Studierende und 4'000 Forscher aus über 120 verschiedenen Nationalitäten. In einem dynamischen und ständig sich ändernden Umfeld sucht der Akademische Dienst der EPFL einen Stellvertreter des Chefs des Akademischen Dienstes für die Promotion, die Weiterbildung und den Austausch von Studierenden. Unter der direkten Verantwortung des Chefs des Dienstes managt der Stellvertreter 3 Bereiche: das Promotionsbüro (5 Personen), das Büro für Weiterbildung (2 Personen) und das Büro für Mobilität (5 Personen). Der Stellvertreter spielt eine Schlüsselrolle in der Führung der Teams, der Aufrechterhaltung der operativen Exzellenz sowie in der Anwendung und Entwicklung des rechtlichen Rahmens. Hauptaufgaben und Verantwortungen Führung und Management Führt und begleitet die 3 Teams, fördert die Zusammenarbeit und die kontinuierliche Verbesserung. Definiert die operativen Ziele und sorgt für ihre Umsetzung. Leitet transversale Projekte, die mehrere Interessengruppen involvieren. Begleitet die Teams bei organisatorischen, regulatorischen und technologischen Entwicklungen. Fördert die Akzeptanz von Veränderungen durch klare Kommunikation und eine partizipative Herangehensweise. Promotionsbüro Überwacht die administrativen Prozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung der Promotionsstudien, insbesondere für Bewerbungen, Immatrikulationen, Verwaltung der Studienpläne und Kursanmeldungen, mündliche Prüfungen und öffentliche Verteidigungen sowie die Ausstellung von Diplomen und Preisen. Arbeitet eng mit der PromotionsSchule und den Promotionsprogrammen zusammen. Stellt sicher, dass die Regeln und Richtlinien für Promotionsstudien ordnungsgemäß angewendet werden. Sorgt für die Verfolgung komplexer Fälle und begleitet die Lösung besonderer Situationen in Zusammenarbeit mit der PromotionsSchule. Büro für Weiterbildung Überwacht die administrativen Prozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung der zertifizierten Weiterbildungsstudien, insbesondere für Bewerbungen, Immatrikulationen, Verwaltung der Studienpläne sowie die Ausstellung von Diplomen. Stellt sicher, dass die Regeln und Richtlinien für zertifizierte Weiterbildungsstudien ordnungsgemäß angewendet werden. Büro für Mobilität Überwacht die administrativen Prozesse im Zusammenhang mit der akademischen Mobilität von Bachelor- und Masterstudierenden, die an internationalen Austauschprogrammen teilnehmen. Überwacht die administrativen Prozesse im Zusammenhang mit der Aufnahme und Betreuung von Gaststudierenden und -forschern, die ein Forschungsprojekt in den Laboratorien der EPFL durchführen. Sorgt für die Umsetzung und Verfolgung der Prozesse, Regeln und Anforderungen des Erasmus+-Programms. Leitet und verfolgt den Budget für Mobilitätsstipendien. Vertritt die EPFL in professionellen Netzwerken und Expertengruppen, die sich mit Fragen der akademischen Mobilität befassen. Digitale Transformation und kontinuierliche Verbesserung Leitet die Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte für Promotions-, Weiterbildungs- und Mobilitätsprozesse. Trägt zur Entwicklung der akademischen Informationssysteme bei, in Zusammenarbeit mit den IT-Diensten und den Interessengruppen. Identifiziert Möglichkeiten für Innovation und Optimierung administrativer Prozesse. Profil Universitätsabschluss auf Master-Niveau. Erfahrung in einem komplexen akademischen oder administrativen Umfeld. Bewährte Führungskompetenz. Erfahrung in der Leitung von IT-Projekten und der Analyse von Anforderungen. Perfekte Beherrschung von Englisch und Französisch (mindestens Niveau C1) und gute Kenntnisse in Deutsch (mindestens B2). Organisationsgeschick, Gründlichkeit und Autonomie. Starkes Bewusstsein für den Service am Publikum. Exzellente Kommunikations- und Interpersonalfähigkeiten. Wir bieten Eine internationale und herausfordernde Arbeitsumgebung auf hohem Niveau Ein dynamisches Team, das eine Schlüsselrolle in der Schule spielt Eine qualitativ hochwertige Weiterbildung Informationen Eintrittsdatum: zu vereinbaren oder zu besprechen Beschäftigungsgrad: 90,00% Vertragsart: Festanstellung Bewerbungsfrist: 2. August 2026 Referenz: 2329 Dossier: Nur vollständige Bewerbungen werden berücksichtigt (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Diplome und Arbeitszeugnisse) Kontakt Weitere Informationen können bei Frau Nathalie Cheseaux per E-Mail erfragt werden