Office and Finance Assistant mit 50%

• Koordination von HR-Prozessen, Events, Reisen und Stakeholder-Interaktionen • Umfassende administrative und finanzielle Unterstützung Über unseren Kunden ## Unser Kunde ist eine internationale Organisation. Jobbeschreibung ## Finanzielle Unterstützung und Grant-Management • Unterstützung bei der Budgetverfolgung und Überwachung von Projektausgaben • Unterstützung bei finanziellen Reporting-Aktivitäten (einschliesslich Gehälter, Rechnungen und Ausgaben) • Mitwirkung bei Finanzprognosen und der Budgetvorbereitung • Verwaltung von Beschaffungsprozessen und der Nachverfolgung von Ausgaben HR und Personaladministration • Unterstützung bei Rekrutierungsprozessen und der Vorbereitung von Beschäftigungsunterlagen • Koordination von Onboarding- und Offboarding-Aktivitäten für Mitarbeitende und Kollaborateure • Führung von Personalakten und Verfolgung von Abwesenheiten, Verträgen und administrativen Lebenszyklusprozessen • Administrative Unterstützung für Gastwissenschaftler, Praktikanten und temporäre Mitarbeitende Executive und administrative Unterstützung • Verwaltung von Kalendern, Planung von Meetings und Koordination von Terminen für das Senior Management • Allgemeine administrative Unterstützung zur Gewährleistung eines reibungslosen Teamablaufs Event- und Reisekoordination • Organisation von Meetings, Workshops, Seminaren und Konferenzen • Koordination von Reisearrangements, einschliesslich Logistik und Spesenrückerstattungen • Unterstützung bei der Organisation von internen Events und Teamaktivitäten Mobilitäts- und Besuchersupport • Erleichterung der Ankunft und Integration von internationalem Personal und Besuchern • Unterstützung bei Visumanträgen, Unterkünften und Krankenversicherungsarrangements • Verwaltung der Reiselogistik für Gäste und Kollaborateure Koordination und Liaison • Agieren als Ansprechpartner für interne Abteilungen und externe Partner • Koordination mit Förderorganisationen und administrativen Diensten nach Bedarf Das ideale Profil ## • Nachgewiesene Erfahrung in einer administrativen Support-Rolle, idealerweise in einem internationalen, akademischen oder Forschungsumfeld • Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Kompetenz mit Liebe zum Detail • Proaktive, serviceorientierte Einstellung mit der Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten • Fliessend in Französisch und Englisch (Schrift und Sprache) • Exzellente Kenntnisse der Microsoft Office Tools (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) • Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten Was geboten wird ## 50% Stelle mit Sitz in Geneva. Referenznummer angeben JN-062026-7036819 Jobfunktion Office & Management Support Spezialisierung Executive Assistant Branche Not For Profit Ort Geneva Vertragstyp Permanent Job-Referenz JN-062026-7036819