Praktikant Corporate Services

Die britische Regierung ist ein inklusiver und diversitätsfreundlicher Arbeitgeber. Wir schätzen Unterschiede, fördern Gleichberechtigung und bekämpfen Diskriminierung, um unsere organisatorische Leistungsfähigkeit zu stärken. Wir begrüßen und fördern Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Behinderung, Rasse, Hautfarbe, ethnischer Herkunft, Geschlechtsidentität, Religion, sexueller Orientierung, Alter, Veteranenstatus oder anderer gesetzlich geschützter Kategorien. Wir fördern familienfreundliche, flexible Arbeitsmöglichkeiten, sofern dies die betrieblichen und sicherheitstechnischen Anforderungen zulassen. Das FCDO setzt auf eine agile Belegschaft, und um dies zu erleichtern, kann es erforderlich sein, dass Sie von Zeit zu Zeit andere Aufgaben übernehmen, wie es vernünftigerweise von uns verlangt werden kann.

Hauptziel der Stelle:

Der Praktikant Corporate Services bei der British Embassy in Berne bietet praktische Unterstützung im Büromanagement und in der Administration für das Corporate Services Team, mit einem besonderen Schwerpunkt auf der Rechnungsverarbeitung, Finanzverwaltungssystemen und allgemeiner Büroverwaltung. Die Rolle ist zentral für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und Zahlungen, die Pflege von ERP- und Finanzsystemen sowie Trackern und die Unterstützung von Procure-to-Pay-Prozessen, HR-Administration, Logistik für Ankünfte und Abflüge sowie der Bestandsverwaltung. Das Praktikum bietet eine praktische Grundlage in der Betriebswirtschaft und im Büromanagement und eignet sich am besten für Kandidaten mit echtem Interesse an Finanzen, Systemen und administrativen Prozessen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• End-to-End-Bearbeitung von Lieferanten- und Auftragsrechnungen, einschließlich der Prüfung der Richtigkeit gegenüber Bestellungen/Verträgen, Erfassung und Verfolgung von Zahlungen in internen Finanzsystemen, Klärung von Anfragen, Sicherstellung der genauen und termingerechten Zahlungen sowie Lösung von Problemen mit Zahlungsprozessen oder Datensätzen.
• Erster Ansprechpartner für Fragen zur Büroverwaltung, HR und Finanzen; Protokollierung und Weiterleitung von Anfragen unter Verwendung interner Tracking-Systeme; Verweis auf Leitfäden und Eskalation bei Bedarf.
• Informationsmanagement für Corporate Services, einschließlich interner Managementsysteme und Online-Leitfäden, Austausch und Pflege von Informationen auf lokalen Sharepoint-Seiten.
• Bestandsverwaltung von IT-/Einrichtungsgegenständen; Unterstützung bei periodischen Bestandsprüfungen und Meldung von Unstimmigkeiten; Bereitstellung von First-Line-IT-Support bei Bedarf.
• Unterstützung der Budgetverwaltung durch Pflege der Finanzsystem-Datensätze und Mithilfe bei der Erstellung routinemäßiger Beiträge für die Rechnungsabstimmung, Belastungsanweisungen sowie die Kassenbuchhaltung und Berichterstattung.
• Unterstützung der Vertrags-/Lieferantenverwaltung und des Beschaffungswesens durch Führung von Registern, Verfolgung von Verlängerungsterminen, Zusammenstellen von Angeboten und Erstellung einfacher Zusammenfassungen.
• Übernahme anderer angemessener Aufgaben wie erforderlich im Einklang mit dem agilen Belegschaftsansatz des FCDO.

Wesentliche Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen * Vollständige professionelle Englischkenntnisse (geschrieben und gesprochen, mindestens C1-Niveau nach GER*);

• Starkes Interesse an Betriebswirtschaft, Büromanagement, Personalwesen oder Finanzwesen sowie Enthusiasmus für die Entwicklung von Fähigkeiten in der Rechnungsverarbeitung und Systemadministration.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail; Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und Fristen einzuhalten.
• Starke IT- und Zahlenkenntnisse (Sharepoint, Outlook, Excel) und die Bereitschaft, neue Systeme schnell zu erlernen.
• Zuversicht im Umgang mit Rechnungen, Zahlen, administrativen/finanziellen Systemen und Lieferantenbeziehungen.
• Professionelle Kommunikationsfähigkeiten mit einem hilfreichen, kundenorientierten Ansatz.
• Problemlösungsorientierung mit der Bereitschaft, die Verantwortung für End-to-End-Prozesse zu übernehmen.
• Fähigkeit, mit Informationen sensibel umzugehen und Vertraulichkeit zu wahren.

Wünschenswerte Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen * Zusätzliche Sprachkenntnisse (Deutsch und/oder Französisch);

• Jegliche Vorerfahrung in der Rechnungsverarbeitung, Buchhaltung, Finanzverwaltung oder im Büromanagement (bezahlt, unbezahlt, akademisch oder im Rahmen eines Praktikums).
• Abschluss oder zertifizierte Qualifikation in Büromanagement, Betriebswirtschaft, Finanzen, HR oder einem verwandten Bereich.

Wöchentliche Arbeitszeit: 40

Monatliche Vergütung: CHF 2,190

Bevorzugtes Startdatum: 14 December 2026

Andere Leistungen und Beschäftigungsbedingungen:

Dies ist ein Vollzeit-Praktikumsvertrag über 6 Monate mit 40 Stunden pro Woche, einschließlich vier obligatorischen 45-minütigen Mittagspausen.

Die Öffnungszeiten der Botschaft sind 0730 – 1830 Uhr (Montag – Donnerstag) und 0730 – 1330 Uhr (Freitag).

Der Urlaubsanspruch beträgt 25 Tage pro Jahr, und die Botschaft genießt zudem 13 Schweizer/UK-Feiertage pro Jahr. Diese werden anteilig berechnet.

Der erfolgreiche Kandidat muss sich vor Vertragsangebot einer professionellen Hintergrund- und Sicherheitsüberprüfung unterziehen.

FCDO setzt sich für kontinuierliches Lernen und Entwicklung ein. Die j4id10442278jm j4it1042jm j4iy26jm