Management Assistant an den Chief People & Culture Officer

• 10. September 2026
• 100%
• Unbefristet
• Geneva

Management Assistant an den Chief People & Culture Officer (Genève - Schweiz)

Die Management Assistant ist in Genève ansässig und berichtet an den Chief People & Culture Officer; diese Rolle geht über die reine traditionelle Unterstützung hinaus. Sie werden als vertrauenswürdige Partnerin des People & Culture Führungsteams agieren, dazu beitragen, den Schwung bei den Kernprioritäten aufrechtzuerhalten, operative Bedürfnisse vorauszusehen und zu einem positiven Mitarbeitererlebnis in einem dynamischen und internationalen Umfeld beizutragen.

Sie werden ein breites Spektrum an Verantwortlichkeiten verwalten, einschließlich der komplexen Koordination von Terminkalendern, der exekutiven Korrespondenz, der Vorbereitung von Sitzungen, der Reiseplanung und der internen Engagement-Events.

Zusätzlich zum Tagesgeschäft bietet diese Rolle echte Entwicklungs- und Wachstumsmöglichkeiten. Sie werden Verantwortung für Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung übernehmen, bereichsübergreifende People & Culture Projekte koordinieren und schrittweise Ihr Tätigkeitsfeld und Ihren Einfluss innerhalb der Organisation erweitern.

AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN:

Exekutive und administrative Unterstützung

• Bereitstellung von hochkarätiger und proaktiver administrativer und operativer Unterstützung für den Chief People & Culture Officer.
• Verwaltung komplexer und wechselnder exekutiver Terminkalender über mehrere internationale Zeitzonen hinweg, wobei Planungskonflikte proaktiv gelöst werden.
• Koordinieren von Sitzungen, Vorbereiten von Tagesordnungen, Zusammenstellen von Informationsunterlagen und Präsentationen, Nachverfolgen von Maßnahmen und Sicherstellen einer konsequenten Nachbereitung.
• Verfassen, Filtern und Verwalten der exekutiven Kommunikation und Korrespondenz, wobei sichergestellt wird, dass kritische Prioritäten gemeldet und Fristen eingehalten werden.
• Organisation von Reisen von A bis Z, einschließlich Routen und Logistik.
• Umgang mit sensiblen und vertraulichen Angelegenheiten im Bereich People & Culture mit dem höchsten Maß an Diskretion und Integrität.

Stakeholder-Management und Beziehungen

• Agieren als primärer und vertrauenswürdiger Ansprechpartner für den Chief People & Culture Officer gegenüber internen und externen Stakeholdern.
• Förderung solider Arbeitsbeziehungen zu Führungskräften, Komiteemitgliedern und dem Personal der weltweiten Büros.
• Sicherstellung einer klaren, diplomatischen und lösungsorientierten Kommunikation, die an verschiedene Zielgruppen angepasst ist.
• Repräsentation der People & Culture Funktion mit Professionalität, Herzlichkeit und einem starken Servicegedanken.

Engagement, Events und Teamkoordination

• Leitung der Planung und Durchführung von People & Culture Events, Leadership-Workshops und internen Initiativen zum Mitarbeiterengagement.
• Überwachung der Event-Logistik von A bis Z, einschließlich der Suche nach Veranstaltungsorten, des Lieferantenmanagements, der Tagesordnungen, der Einladungen und der Teilnehmerverfolgung.
• Bereitstellung flexibler operativer Unterstützung für das erweiterte People & Culture Team in Zeiten hoher Arbeitsbelastung.
• Erleichterung der abteilungsübergreifenden Abstimmung durch Verfolgung wichtiger Meilensteine und Teamziele.

People & Culture Projekte und kontinuierliche Verbesserung

• Unterstützung und Übernahme von Projekten im People & Culture Portfolio, einschließlich DEI-Initiativen, Mitarbeiterengagement, Verbesserung des Arbeitsplatzes und Organisationskultur.
• Definieren von Projektmeilensteinen, Verwalten von Deliverables, Überwachen von Abhängigkeiten und Sicherstellen des Schwungs vom Konzept bis zum Rollout.
• Proaktiver Beitrag zu strategischen Diskussionen, progressiven Abteilungsinitiativen und Change-Management-Programmen.

PROFIL:

• Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Human Resources oder einem verwandten Bereich.
• Mindestens 5 bis 7 Jahre Erfahrung als Management Assistant, Senior Assistant oder HR Project Coordinator in der Unterstützung von Führungskräften, idealerweise in einem internationalen und dynamischen Umfeld.
• Nachgewiesene Erfahrung in der komplexen Kalenderverwaltung, der exekutiven Logistik und der Sitzungsführung.
• Praktische Erfahrung in der Koordination bereichsübergreifender Projekte, interner Events und Arbeitsabläufe mit Stakeholdern.
• Hohe digitale Kompetenz mit MS 365, SharePoint, Teams, PowerPoint und kollaborativen Tools.
• Emotionale Intelligenz, diplomatisches Urteilsvermögen und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen HR-Daten.

Bewerbungsfrist: 16. September 2026

Idealer Starttermin zwischen dem 15. Oktober und dem 1. November 2026

Wenn Sie interessiert sind, reichen Sie Ihre Bewerbung bitte im PDF-Format ein.

Die FIA ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit garantiert und sich dafür einsetzt, eine vielfältige und inklusive Belegschaft aufzubauen. Wir begrüßen und fördern Bewerbungen aller qualifizierten Kandidaten.