Sekretärin / Sekretär der Chefärztin / des Chefarztes der Gynäkologie - 100%

Ref 2582473 | Datum: 2 Oct 2026 HUG - Hôpitaux Universitaires de Genève Mit mehr als 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 einzusehen, indem Sie [hier](< >) klicken. Die Stelle ist dem [Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent](< >) unterstellt, dessen Mission es ist, eine qualitativ hochwertige und an die Bedürfnisse der Frauen in jeder Lebensphase angepasste Versorgung zu bieten sowie die gesundheitlichen Probleme zu behandeln, mit denen Neugeborene, Kinder und Jugendliche von der Geburt bis zum Alter von 16 Jahren konfrontiert sind. Er arbeitet an der Entwicklung von Spitzenleistungen und spezialisierten Kompetenzzentren. Die Abteilung für Gynäkologie umfasst zahlreiche Spezialisierungen in chirurgischen und medizinischen Bereichen. Die Abteilung beherbergt auch das Centre du sein, in dem ein multidisziplinäres Team Frauen eine personalisierte Betreuung bietet. Die Einheiten für Perineologie, Reproduktionsmedizin und gynäkologische Endokrinologie sowie Konsultationen rund um das Ovar oder Endometriose sind ebenfalls Teil des Bereichs der Gynäkologie. Sekretärin / Sekretär der Chefärztin / des Chefarztes der Gynäkologie - 100% Innerhalb der Abteilung für Gynäkologie unterstützen Sie die Chefärztin / den Chefarzt bei der administrativen Verwaltung und Organisation der Abteilung in klinischen, akademischen und Forschungsbereichen, indem Sie die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Berufsgruppen sicherstellen. Sie organisieren Termine, Sitzungen und Seminare und verwalten die elektronische Agenda der Chefärztin / des Chefarztes. Sie bereiten Dossiers vor, verfassen Sitzungsprotokolle und koordinieren die Nachverfolgung getroffener Entscheidungen. Sie führen die Korrespondenz auf eine Weise, in der Ihre Eigeninitiative es Ihnen ermöglicht, Situationen zu analysieren, um Antwortentwürfe vorzulegen. Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie die mit Ihrer Funktion verbundenen administrativen Tätigkeiten autonom und erfolgreich durch, wie etwa die Dienstplanung (VRH) der leitenden Ärzte, der Oberärztinnen/Oberärzte und der Assistenzärzte, die administrative Verwaltung von privaten oder fakultären Geldern, die Organisation von Kongressen und Kolloquien des medizinischen Körpers sowie die Überwachung des der Abteilung und der Forschung zugewiesenen Budgets. Ihre Proaktivität ermöglicht es Ihnen, logistische Aufgaben aus dem Sekretariatsalltag zu erledigen, wie Bestellungen, Einstellungsgesuche, Spesenabrechnungen und Fortbildungsanträge. Sie beteiligen sich auch an der administrativen Koordination der Konsultationen der Abteilung. In dieser Funktion stellen Sie die Terminverwaltung, die Nachverfolgung der Konsultationspläne, die Vorbereitung der medizinischen Dossiers und die Verbindung zu Patientinnen, Ärzten und verschiedenen Beteiligten sicher, um einen reibungslosen Ablauf der ambulanten Versorgung zu gewährleisten. Sie achten auf die Bearbeitung und Nachverfolgung von Anfragen im Zusammenhang mit der Konsultationstätigkeit. Innerhalb des Teams entwickeln Sie eine enge Verbindung zu Ihren Kolleginnen und Kollegen im medizinischen Sekretariat und stellen die Kontinuität des Dienstes bei Abwesenheiten sicher. Und im Allgemeinen macht Ihr Sinn für Service Sie zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit der Institution zur Verfügung zu stellen, um je nach Bedarf in verschiedenen Abteilungen zu arbeiten. Qualifikationen Sie verfügen über eine kaufmännische oder administrative Ausbildung, Typ Matura, CFC, und eine höhere administrative Ausbildung, Typ eidgenössischer Fachausweis als Assistent/Assistentin der Direktion, oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung. Sie verfügen über eine erfolgreiche 5-jährige Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem Direktionssekretariat, idealerweise im medizinischen Umfeld oder im öffentlichen Gesundheitswesen. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich. Da die Patientenschaft sowohl ansässig als auch international ist, verfügen Sie über perfekte Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift sowie über eine nachgewiesene Schreibfähigkeit. Sie besitzen zudem sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse (C1). Die Kenntnis einer dritten Sprache ist ein zusätzlicher Vorteil. Sie besitzen die ECDL Advanced Zertifizierung für Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web. Die Beherrschung der internen HUG-Software (VRH, DPA, DPI, OPALE, GRECO und Winscribe) ist ein erheblicher Vorteil. Ruhig und belastbar, werden Sie für Ihren Sinn für Organisation und Ihre Präzision bei der Ausführung von Aufgaben anerkannt. Sie wissen, wie man vertrauliche Informationen verwaltet und die administrativen Aktivitäten der Einheit durch Priorisierung akribisch koordiniert. Engagiert und enthusiastisch tragen Sie zu einer positiven Atmosphäre mit den Patientinnen, Ihren Kollegen und Partnern bei. Zusätzliche Informationen * Arbeitsbeginn: * Anzahl der Stellen: 1 * Beschäftigungsgrad: 100% * Funktionsklasse: 13, je nach ECDL-Niveau in Informatik * Vertrag: CDD von 12 Monaten, verlängerbar * Bewerbungsfrist: * Informationsanfragen: Mme , cheffe des secrétariats de la Maternité, [Schreiben Sie eine E-Mail](< >) * Anforderung des Pflichtenhefts: M. C. Clerc, RH adjoint, [Schreiben Sie eine E-Mail](< >) Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten. Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer. Mit dem Ziel, zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit beizutragen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt kommen. Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksich