Academic & Operations Coordinator

Der Academic & Operations Coordinator fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen akademischen Stakeholdern (Fakultät, Operations, Praktika- & Projektpartner) und operativen Teams (Programmdurchführung, Administration, Logistik und Support-Funktionen). Diese Rolle gewährleistet eine nahtlose Koordination, effektive Kommunikation und effiziente Ausführung akademischer Programme und damit verbundener Abläufe. Fließende Sprachkenntnisse in Arabisch und Englisch sind essenziell, um arabischsprachige Partner und Initiativen zu unterstützen (Französisch ist ein Plus). Hauptverantwortlichkeiten Akademische Koordination Agieren als primäre Kontaktperson zwischen akademischem Personal, Operations, der Praktikumsabteilung und Projektpartnern (mit Projektpartnern sind wir bei Sommet und die KSA-Kunden gemeint, wie z. B. Boutique) Unterstützung bei der Planung, Koordination und Durchführung der akademischen und operativen Logistik sowie der Überwachung/Nachverfolgung des Fortschritts der Kandidaten Koordination von akademischen Kalendern, Zeitplänen, Materialien und Dokumentationen Unterstützung von operativen und akademischen Partnern bei administrativen und operativen Bedürfnissen Kontaktpflege mit arabischsprachigen Kunden und Studierenden Operative Koordination Koordination operativer Prozesse im Zusammenhang mit akademischen Aktivitäten (Logistik, Onboarding, Dokumentation, Berichterstattung) Zusammenarbeit mit Projekt- und Programmteams, um eine reibungslose Durchführung akademischer Initiativen zu gewährleisten Nachverfolgung operativer Meilensteine, Liefergegenstände und Zeitpläne (einschließlich aktiver Unterstützung der Praktikumsabteilung) Pflege genauer Aufzeichnungen, Datenbanken und Berichte, die für akademische und verhaltensbezogene Abläufe relevant sind Identifizierung von Prozessverbesserungen zur Steigerung der Effizienz und Qualität der Durchführung Kommunikation & Stakeholder-Management Erleichterung einer klaren und effektiven Kommunikation zwischen den akademischen & operativen Teams sowie externen Stakeholdern Übersetzung oder Unterstützung der Kommunikation in Arabisch und Englisch nach Bedarf (schriftlich und mündlich) Vorbereitung und/oder Verteilung von Briefings, Berichten, Präsentationen und Besprechungszusammenfassungen Unterstützung des Beziehungsmanagements mit allen beteiligten Stakeholdern Qualität & Compliance Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien, akademischer Standards und schweizerischer regulatorischer Anforderungen, wo anwendbar Unterstützung von Qualitätssicherungsprozessen und Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung Unterstützung bei Audits, Evaluationen oder akkreditierungsbezogenen Aktivitäten, falls erforderlich Erforderliche Qualifikationen & Fähigkeiten Fließende Sprachkenntnisse in Arabisch und Englisch (gesprochen und geschrieben); Französisch ist ebenfalls willkommen Erfahrung in einer Koordinations-, Programmmanagement- oder Operations-Rolle Erfahrung im akademischen, bildungstechnischen oder Praktikumsvermittlungs-Umfeld Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten Exzellente Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten Fähigkeit zur interkulturellen Zusammenarbeit und zum Navigieren in komplexen organisatorischen Umgebungen Fähigkeit zur effizienten, prompten und stets diplomatischen Problemlösung