Office Coordinator 40% für Academic Work Lausanne

Bist du von einem rythmischen Alltag motiviert, der nie langweilig ist? Bist du die Person, die man anruft, wenn etwas organisiert, gelöst oder geregelt werden muss? Bist du 40% verfügbar und bereit, im Herzen eines dynamischen Büros zu sein? Dieser Job könnte genau das Richtige für dich sein Office Coordinator 40% für Academic Work Lausanne Über die Rolle Bei Academic Work begleiten wir seit fast 30 Jahren Fachleute in der Frühphase ihrer Karriere. Was uns auszeichnet? Eine starke Unternehmenskultur und das unerschütterliche Engagement unserer Mitarbeiter. Und hier kommst du ins Spiel: Wir suchen einen Office-Coordinator zu 40% zur Unterstützung des täglichen Lebens in unserem Lausanner Büro. In dieser Rolle bist du der zentrale Ansprechpartner des Büros: Du sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft - von der Kaffeemaschine bis hin zu Präsentationen für den Branch-Manager. Du bist gleichzeitig logistischer Chef, Problemlöser des Alltags und Garant für den reibungslosen Ablauf des Büros gegenüber anspruchsvollen Vertriebsteams. Kurz gesagt, die Person, ohne die das Büro nicht so gut funktionieren würde. Aufgaben Diese Rolle kombiniert verschiedene administrative Verantwortungen und eine proaktive Logistik, um den reibungslosen Ablauf des Büros zu gewährleisten: Verwaltung der Büroorganisation: Bestellung von Material, interne Anfragen (Material, IT), Verfolgung von Verbrauchsmaterial, Einrichtung von Arbeitsplätzen Ansprechpartner für externe Dienstleister (Reinigung, Concierge, Lieferungen usw.) Erstellung von wöchentlichen Präsentationen und Unterstützung des Branch-Managers bei der Verbreitung von Informationen Steuerung der Konzeption und Logistik von internen Veranstaltungen mit einer einheitsstiftenden Energie (von wöchentlichen Apéritifs bis hin zur Weihnachtsfeier) Verwaltung der Büroausgaben und Koordination mit dem Finanzteam Verfolgung und Bearbeitung von Anrufen sowie E-Mails von Kontakt/Info Wir suchen Du bist idealerweise: Student, der noch mindestens 12 Monate eingeschrieben ist Mit einem echten Dienstleistungsgefühl ausgestattet, weißt du auch, wie man nein sagt und priorisiert Organisiert, reaktiv und mit einer hervorragenden Stressresistenz, um auch in unvorhersehbaren Situationen und bei Dringlichkeiten einen kühlen Kopf zu bewahren Von positiver Energie und kommunikativ, trägst du natürlich zu einer guten Arbeitsatmosphäre bei Vertraut mit der Google-Office-Suite (Google Sheet, Google Slide usw.) Fließend in Französisch, mit einem sehr guten Englischlevel (C1) 40% verfügbar (4 Schichten pro Woche) mit obligatorischer Anwesenheit am Donnerstagnachmittag sowie zwei zusätzlichen Schichten zur Auswahl zwischen Montag, Dienstag und Donnerstag Bis zu 50% flexibel in bestimmten Zeiträumen (z.B. Ende März) Motiviert, an den wichtigsten Veranstaltungen der Niederlassung (Goal Trip, Sommer, Herbst, Weihnachten) teilzunehmen Unser Bewerbungsprozess Dieser Bewerbungsprozess wird von Academic Work gesteuert. Unser Auswahlprozess ist kontinuierlich, und die Stellenausschreibung kann vorzeitig geschlossen werden, wenn wir bereits zur nächsten Phase übergegangen sind. Der Prozess umfasst zwei Tests: einen Persönlichkeitstest und einen kognitiven Test. Diese Tests sind Werkzeuge, um den richtigen Talent für die richtige Stelle zu finden, um Gleichheit, Vielfalt und einen fairen Prozess zu gewährleisten. jpid2a27331jm jpit0728jm jpiy26jm