Rezeptionist & Administrative Assistenz

Rezeptionist & Administrative Assistenz
Arbeitszeit: 08:00 - 12:00 - 13:00 - 17:00
Ihre Rolle:
Als echte Stütze des Empfangs und des reibungslosen Bürobetriebs gewährleisten Sie eine professionelle, herzliche und effiziente Präsenz, während Sie der gesamten Organisation vielseitige administrative Unterstützung bieten.
Verantwortlichkeiten:
Empfang & Kommunikation
Behandlung von Telefonanrufen und eingehenden E-Mails mit Professionalität.
Empfang von Besuchern mit Höflichkeit und Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner.
Administrative & Logistische Verwaltung
Empfang, Sortierung, Verteilung und Versand von Post, Paketen, etc.
Überwachung von Bürobedarf, Parkkarten, etc.
Koordination der Instandhaltung der Räumlichkeiten und externer Dienstleister.
Organisation von Sitzungen, Raumreservierungen und Koordinierung von Reisen.
Operative & Event-Unterstützung
Unterstützung des Führungsteams bei der Verwaltung vertraulicher Korrespondenz und der Koordination von Veranstaltungen.
Organisation interner Aktivitäten (Konferenzen, Team Building, etc.).
Erstellung von klaren und prägnanten Sitzungsprotokollen.
HR & Juristische Unterstützung
Mitarbeit bei der Integration neuer Mitarbeitender am Hauptsitz.
Vorbereitung einfacher administrativer und juristischer Dokumente.
Sicherstellung der Einhaltung interner Verfahren und regulatorischer Normen.
Schlüsselkompetenzen
Interpersonell: Sinn für Empfang, aktives Zuhören, Diplomatie, Diskretion.
Organisatorisch: Sorgfalt, Pünktlichkeit, Prioritätenmanagement und Umgang mit Unvorhergesehenem.
Sprachlich: Beherrschung von Französisch, Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich). Italienisch ist ein Vorteil.
Technisch: Gute Beherrschung der Büro-Tools (Word, Excel, Outlook).
Leistungskennzahlen
Qualität des Empfangs: Zufriedenheit der Besucher und Ansprechpartner.
Administrative Effizienz: Einhaltung von Fristen und Zuverlässigkeit der Ergebnisse.
Vielseitigkeit: Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig mit Ruhe und Methodik zu bewältigen. jpidd8fa3c7jm jpit0937jm jpiy26jm