Réceptionniste & Administrateur de bureau

Viking (NYSE: VIK) est un leader mondial du voyage expérientiel avec une flotte de plus de 100 navires, explorant 21 rivières, cinq océans et les sept continents. Conçue pour les voyageurs curieux s'intéressant à la science, l'histoire, la culture et la cuisine, le président exécutif Torstein Hagen dit souvent que Viking offre des expériences For The Thinking Person™. Viking compte plus de 450 récompenses à son actif, notamment la première place pour les Rivières et la première place pour les Océans cinq années consécutives selon Condé Nast Traveler dans les 2025 Readers’ Choice Awards. Viking est également classée « World’s Best » par Travel + Leisure — aucune autre compagnie de voyage n'a reçu simultanément de tels honneurs de la part de ces deux publications.

Veuillez noter que nous ne pouvons accepter que des candidats éligibles pour travailler en Suisse ou en possession d'un permis de travail valide.

DESCRIPTION DU RÔLE

• Le Réceptionniste & Administrateur de bureau est responsable de veiller à ce que la réception soit gérée de manière fluide et amicale pour la pleine satisfaction de nos visiteurs, clients et partenaires internationaux. De plus, le Réceptionniste & Administrateur de bureau gère toutes les pièces publiques et soutient la Direction Exécutive dans les tâches administratives conformément aux standards de Viking Cruises.
• Le Réceptionniste & Administrateur de bureau partage ses tâches avec un autre collègue et rapporte au Senior Manager Human Resources.

RESPONSABILITÉS CLÉS

• Supervision de toute la zone de la réception
• Accueillir nos visiteurs, clients, candidats et partenaires internationaux à la réception et les diriger vers la personne appropriée
• Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants
• Recevoir, trier et transférer le courrier entrant quotidien, préparer le courrier sortant quotidiennement en conséquence
• Commander les fournitures de bureau et tenir l'inventaire des stocks pour l'ensemble du bureau (gérer les points de service)
• Organisation des salles de réunion
• Soutien pour les commandes de F&B et la mise en place des repas pour les réunions et le service
• Gérer les livraisons et les artisans externes
• Soutien administratif du département RH
• Effectuer d'autres tâches administratives telles que le classement, la photocopie, la transcription, etc. pour la Direction Exécutive
• Veiller à ce que toutes les zones publiques, y compris les cuisines, soient toujours propres et bien entretenues
• Tous les articles F&B et non alimentaires requis pour les salles de pause sont commandés, en stock et bien organisés
• Organiser les voyages et l'hébergement (vols, location de voiture, train, réservations d'hôtel) avec le partenaire privilégié

QUALIFICATIONS CLÉS

• Min. 2 ans d'expérience professionnelle dans un poste identique ou similaire
• L'expérience internationale/l'expérience sur un navire est un atout
• Maîtrise de l'anglais et de l'allemand (écrit et verbal)
• Très bonnes connaissances informatiques (MS Office), expérience administrative
• Capacité à travailler de manière indépendante, orienté service et centré sur le client
• Très bonnes compétences organisationnelles et de communication
• Personnalité positive, organisée, apparence soignée, esprit d'équipe

ÉDUCATION

• Formation diplômante dans l'industrie hôtelière/touristique privilégiée

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

• L'expérience internationale / l'expérience dans le tourisme est un atout

CULTURE & AVANTAGES

• Environnement dynamique et en pleine croissance, un espace de travail moderne, horaires de travail flexibles.

COMMENT POSTULER

Veuillez postuler via notre site web www.vikingcareers.com, en incluant votre CV en anglais et une lettre de motivation d'une page pour vous présenter et exprimer votre intérêt pour le poste.

Les candidatures spontanées de candidats provenant d'agences ne seront pas considérées