Empfangs- & Büroadministrator/in

Viking (NYSE: VIK) ist ein weltweit führender Anbieter von Erlebnisreisen mit einer Flotte von mehr als 100 Schiffen, die 21 Flüsse, fünf Ozeane und alle sieben Kontinente erkunden. Entwickelt für neugierige Reisende mit Interesse an Wissenschaft, Geschichte, Kultur und Kulinarik, sagt Executive Chairman Torstein Hagen oft, dass Viking Erlebnisse „For The Thinking Person™“ bietet. Viking hat mehr als 450 Auszeichnungen erhalten, darunter die Bewertung als Nr. 1 für Flüsse und Nr. 1 für Ozeane fünf Jahre in Folge durch Condé Nast Traveler bei den 2025 Readers’ Choice Awards. Viking wird zudem von Travel + Leisure als „World’s Best“ bewertet – kein anderes Reiseunternehmen hat gleichzeitig solche Auszeichnungen von beiden Publikationen erhalten.

Bitte beachten Sie, dass wir nur Bewerber akzeptieren können, die in der Schweiz arbeitsberechtigt sind oder im Besitz einer gültigen Arbeitsbewilligung sind.

ROLLENBESCHREIBUNG

• Der/die Empfangs- & Büroadministrator/in ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass das Front Office reibungslos und freundlich zum vollenigen Wohl unserer internationalen Besucher, Gäste und Partner geführt wird. Darüber hinaus verwaltet der/die Empfangs- & Büroadministrator/in alle öffentlichen Räume und unterstützt das Executive Management bei administrativen Aufgaben in Übereinstimmung mit den Viking Cruises Standards.
• Der/die Empfangs- & Büroadministrator/in teilt sich seine/ihre Aufgaben mit einem anderen Kollegen und berichtet an den Senior Manager Human Resources.

HAUPTAUFGABEN

• Überwachung des gesamten Front-Office-Bereichs
• Begrüßung und Empfang unserer internationalen Besucher, Gäste, Kandidaten und Partner am Empfang und Weiterleitung der Besucher an die entsprechende Person
• Entgegennahme, Vorsortierung und Weiterleitung eingehender Telefonanrufe
• Empfang, Sortierung und Weiterleitung der täglichen Post sowie entsprechende Vorbereitung der ausgehenden Post auf täglicher Basis
• Bestellung von Bürobedarf und Inventurhaltung des Lagerbestands für das gesamte Büro (Verwaltung der Servicepunkte)
• Organisation von Besprechungsräumen
• Unterstützung bei F&B-Bestellungen und Mahlzeitenvorbereitung für Meetings und Service
• Verwaltung von Lieferungen und externen Handwerkern
• Administrative Unterstützung der HR-Abteilung
• Durchführung anderer administrativer Tätigkeiten wie Ablage, Fotokopieren, Transkribieren usw. für das Executive Management
• Sicherstellung, dass alle öffentlichen Bereiche, einschließlich der Küchen, stets ordentlich und gut gepflegt sind
• Alle erforderlichen F&B- und Non-Food-Artikel für die Pausenräume werden bestellt, auf Lager gehalten und gut organisiert
• Organisation von Reisen und Unterkünften (Flüge, Mietwagen, Zug, Hotelbuchungen) mit bevorzugten Partnern

KERNQUALIFIKATIONEN

• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in einer gleichen oder ähnlichen Position
• Internationale Erfahrung/Erfahrung auf einem Schiff ist von Vorteil
• Fließendes Englisch und Deutsch (schriftlich und mündlich)
• Sehr gute Computerkenntnisse (MS Office), administrative Erfahrung
• Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit, serviceorientiert und gästefokussiert
• Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Positive Persönlichkeit, organisiert, gepflegtes Erscheinungsbild, Teamplayer

AUSBILDUNG

• Abgeschlossene Ausbildung in der Hotel-/Tourismusbranche bevorzugt

NICE TO HAVE QUALIFIKATIONEN

• Internationale Erfahrung / Erfahrung im Tourismus ist von Vorteil

KULTUR & VORTEILE

• Schnell wachsendes und dynamisches Umfeld, ein moderner Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeiten.

WIE MAN SICH BEWIRBT

Bitte bewerben Sie sich über unsere Website www.vikingcareers.com, einschließlich Ihres Lebenslaufs auf Englisch und eines einseitigen Anschreibens, um sich selbst und Ihr Interesse an der Rolle vorzustellen.

Unaufgeforderte Einreichungen von Kandidaten durch Agenturen werden nicht berücksichtigt