Assistant de direction 100 % | Passionate Together

À propos de l'entreprise
L'entreprise favorise une culture d'innovation et un engagement partagé pour améliorer la santé et la vie des gens. Avec un effectif mondial et des activités de recherche, de développement et commerciales en Europe, en Amérique du Nord et en Asie, elle se consacre à fournir des médicaments innovants aux patients du monde entier. Le momentum s'accélère rapidement. Le travail avance vite et les priorités évoluent. Les dirigeants fournissent un feedback direct et apprécient les personnes qui prennent des responsabilités et travaillent de manière indépendante. Bien que les attentes soient élevées, il existe un fort esprit d'équipe : les gens se soutiennent les uns les autres, mettent tout leur cœur dans leur travail et partagent l'enthousiasme de voir leurs efforts faire progresser l'entreprise.

À propos du rôle
Votre rôle est de soutenir deux membres de l'EC et leurs équipes afin qu'ils puissent donner le meilleur d'eux-mêmes en filtrant le bruit, en anticipant leurs besoins et en organisant leurs journées de travail chargées du début à la fin. Vous communiquerez avec assurance avec les investisseurs, les parties prenantes externes et les membres du conseil d'administration, en apportant clarté, tact et professionnalisme à chaque interaction. Vous appréciez une charge de travail variée, apportez un esprit de collégialité et tirez une fierté à faciliter la vie des autres. Il y a de quoi vous occuper, et les priorités peuvent changer. Vous trouverez vos marques rapidement si vous restez calme, apprenez vite et adoptez une approche pratique pour accomplir les tâches. Vous assurerez également la couverture et le soutien de l'assistant du CEO si nécessaire. Vous travaillerez en étroite collaboration, partagerez des idées, repérerez ce qui pourrait autrement passer inaperçu et bâtirez un partenariat sur lequel vous pourrez tous deux compter. Créer cette structure de soutien fiable est une partie importante du rôle ; nous recherchons quelqu'un qui apprécie cela et apporte une valeur durable à l'équipe.

Vos responsabilités incluront, sans s'y limiter
Gérer des calendriers complexes, en équilibrant des priorités concurrentes tout en alignant les emplois du temps sur les besoins de l'entreprise. Organiser les voyages et coordonner la logistique des réunions, en anticipant les besoins et en gérant les changements. Préparer des documents d'information, des présentations, des rapports et de la correspondance pour les réunions internes et externes. Organiser les réunions de comité et les séminaires de direction, y compris les ordres du jour, le matériel, les procès-verbaux et les points d'action. Soutenir les projets et initiatives transversaux, suivre les échéances et assurer le suivi des actions en suspens. Agir en tant que liaison entre les dirigeants et les parties prenantes, en garantissant une communication claire et des réponses rapides.
Effectuer des recherches, compiler des données et préparer des résumés concis pour soutenir la prise de décision des dirigeants. Aider aux exigences de gouvernance d'entreprise et gérer les informations sensibles avec discrétion. Tenir les fichiers et dossiers numériques bien organisés, et chercher des moyens pratiques d'améliorer les processus administratifs. Répondre avec flexibilité aux demandes ad hoc et fournir un soutien là où cela est nécessaire.

À propos de vous | Ce que vous apportez au rôle
Une formation professionnelle commerciale, idéalement complétée par une qualification supplémentaire en assistance de direction (Direktionsassistenz), un diplôme d'une école de gestion hôtelière renommée (EHL, SHL) ou une qualification connexe. Au moins six ans d'expérience en tant qu'assistant soutenant la direction (pharma/healthcare, ou life sciences). Maîtrise de l'anglais écrit et parlé ; l'allemand et le français sont considérés comme un plus. Maîtrise complète de Microsoft Office et des outils de collaboration tels que Zoom, Teams et SharePoint. Une approche structurée et organisée et la capacité de communiquer avec assurance avec des personnes de tous niveaux. Le jugement nécessaire pour comprendre ce qu'une mission requiert et la mener à bien avec un minimum de supervision. La capacité de bien lire les personnes et les situations, de répondre avec diplomatie et de bâtir des relations ; vous voyez la situation dans son ensemble et aidez les gens à bien travailler ensemble.

En bref, nous recherchons quelqu'un qui aime être la personne sur laquelle les autres peuvent compter. Un assistant qui accomplit les tâches, apporte une énergie positive et aime aider l'équipe à réussir.

Pourquoi envisager cette étape de votre carrière ?
Votre contribution sera remarquée et appréciée. Vous rejoindrez l'entreprise à une étape passionnante de son développement, en travaillant avec des collègues de disciplines diverses qui valorisent vos idées et votre engagement. Le package comprend un salaire compétitif, des prestations de retraite et un bonus basé sur la performance. Si cela vous correspond, nous aimerions vous entendre. Veuillez envoyer vos documents de candidature complets, fusionnés chronologiquement en un seul PDF, accompagnés d'une brève note d'introduction indiquant vos prétentions salariales et votre date de début, à Veuillez citer la réf. «EA-EC-26».

Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler en Suisse, détenir un permis de travail suisse valide, ou être un citoyen suisse, de l'UE ou de l'AELE. Les candidats sélectionnés seront invités à un premier entretien vidéo, suivi d'une évaluation en ligne.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zurich Switzerland

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