Executive Assistant 100 % | Passionate Together

Über das Unternehmen
Das Unternehmen fördert eine Kultur der Innovation und ein gemeinsames Engagement für die Verbesserung der Gesundheit und des Lebens der Menschen. Mit einer globalen Belegschaft sowie Forschungs-, Entwicklungs- und kommerziellen Aktivitäten in Europa, Nordamerika und Asien widmet es sich der Bereitstellung innovativer Medikamente für Patienten weltweit. Das Momentum baut sich rasant auf. Die Arbeit bewegt sich schnell, und Prioritäten entwickeln sich weiter. Die Führungskräfte geben direktes Feedback und schätzen Menschen, die Eigenverantwortung übernehmen und unabhängig arbeiten. Während die Erwartungen hoch sind, gibt es einen starken Teamgeist: Die Menschen unterstützen einander, stecken ihr Herz in ihre Arbeit und teilen die Begeisterung darüber, zu sehen, wie ihre Bemühungen das Unternehmen voranbringen.

Über die Rolle
Ihre Rolle besteht darin, zwei EC-Mitglieder und deren Teams dabei zu unterstützen, ihre Bestleistung zu erbringen, indem Sie Ablenkungen filtern, deren Bedürfnisse antizipieren und deren geschäftigen Arbeitstage von Anfang bis Ende organisiert halten. Sie werden sicher mit Investoren, externen Stakeholdern und Vorstandsmitgliedern kommunizieren und jeder Interaktion Klarheit, Taktgefühl und Professionalität verleihen. Sie genießen eine abwechslungsreiche Arbeitsbelastung, bringen einen kollegialen Geist mit und sind stolz darauf, das Leben anderer zu erleichtern. Es gibt genug, um Sie engagiert zu halten, und Prioritäten können sich verschieben. Sie werden sich schnell zurechtfinden, wenn Sie ruhig bleiben, schnell lernen und einen praktischen Ansatz zur Erledigung von Aufgaben verfolgen. Sie werden auch bei Bedarf die Assistenz des CEO vertreten und unterstützen. Sie werden eng zusammenarbeiten, Ideen austauschen, Dinge erkennen, die sonst vielleicht übersehen würden, und eine Partnerschaft aufbauen, auf die Sie sich beide verlassen können. Die Schaffung dieser verlässlichen Unterstützungsstruktur ist ein wichtiger Teil der Rolle; wir suchen jemanden, der dies genießt und dem Team einen dauerhaften Wert bietet.

Zu Ihren Verantwortlichkeiten gehören, sind aber nicht beschränkt auf
Verwalten komplexer Kalender, wobei konkurrierende Prioritäten ausgeglichen werden, während die Zeitpläne auf die geschäftlichen Bedürfnisse abgestimmt bleiben. Reisearrangements treffen und die Meeting-Logistik koordinieren, Anforderungen antizipieren und Änderungen verwalten. Vorbereitung von Briefing-Materialien, Präsentationen, Berichten und Korrespondenz für interne und externe Meetings. Organisation von Komiteesitzungen und Leadership Off-sites, einschließlich Agenden, Materialien, Protokollen und Aktionspunkten. Unterstützung von cross-funktionalen Projekten und Initiativen, Überwachung von Fristen und Nachverfolgung ausstehender Maßnahmen. Agieren als Bindeglied zwischen Führungskräften und Stakeholdern, um eine klare Kommunikation und zeitnahe Antworten zu gewährleisten.
Durchführung von Recherchen, Zusammenstellung von Daten und Erstellung prägnanter Zusammenfassungen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung der Führungskräfte. Unterstützung bei Corporate-Governance-Anforderungen und diskreter Umgang mit sensiblen Informationen. Organisation digitaler Dateien und Unterlagen und Suche nach praktischen Wegen zur Verbesserung administrativer Prozesse. Flexible Reaktion auf Ad-hoc-Anfragen und Bereitstellung von Unterstützung, wo sie benötigt wird.

Über Sie | Was Sie in die Rolle einbringen
Eine kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich Executive Assistance (Direktionsassistenz), ein Diplom einer renommierten Hotelfachschule (EHL, SHL) oder eine verwandte Qualifikation. Mindestens sechs Jahre Erfahrung als Assistenz zur Unterstützung der Führungsebene (Pharma/Healthcare oder Life Sciences). Fließendes Englisch in Wort und Schrift; Deutsch und Französisch werden als Plus angesehen. Vollständige Kenntnisse in Microsoft Office und Kollaborations-Tools wie Zoom, Teams und SharePoint. Eine strukturierte, organisierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, sicher mit Menschen auf allen Ebenen zu kommunizieren. Das Urteilsvermögen, zu verstehen, was eine Aufgabe erfordert, und diese mit minimaler Aufsicht zu Ende zu führen. Die Fähigkeit, Menschen und Situationen gut einzuschätzen, diplomatisch zu reagieren und Beziehungen aufzubauen; Sie sehen das große Ganze und helfen Menschen, gut zusammenzuarbeiten.

Kurz gesagt suchen wir jemanden, der es liebt, die Person zu sein, auf die andere zählen können. Eine Assistenz, die Dinge erledigt, positive Energie einbringt und Freude daran hat, dem Team zum Erfolg zu verhelfen.

Warum diesen Karriereschritt in Betracht ziehen?
Ihr Beitrag wird bemerkt und geschätzt. Sie treten dem Unternehmen in einer spannenden Phase seiner Entwicklung bei und arbeiten mit Kollegen aus verschiedenen Disziplinen zusammen, die Ihre Ideen und Ihr Engagement schätzen. Das Paket umfasst ein wettbewerbsfähiges Gehalt, Pensionsleistungen und einen leistungsbezogenen Bonus. Wenn dies auf Sie zutrifft, würden wir gerne von Ihnen hören. Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, chronologisch in einem einzigen PDF zusammengefasst, zusammen mit einer kurzen Einleitung, in der Sie Ihre Gehaltsvorstellungen und Ihr Eintrittsdatum angeben, an Bitte geben Sie ref. «EA-EC-26» an.

Bewerber müssen rechtlich zur Arbeit in der Schweiz berechtigt sein, eine gültige Schweizer Arbeitsbewilligung besitzen oder Schweizer, EU- oder EFTA-Bürger sein. Ausgewählte Kandidaten werden zu einem ersten Videointerview eingeladen, gefolgt von einem Online-Assessment.

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